Online-Bewerbungsguide: So funktionieren Bewerbungen heute

Die Zeiten der klassischen Bewerbungsmappe sind vorbei. Selbst mittelständische und kleine Unternehmen setzen zunehmend auf Online-Bewerbungen, wenn sie eine neue Stelle besetzen wollen. Doch dieser neue Standard im Bewerbungsprozess hat so seine Herausforderungen und Tücken. Lies hier, was du unbedingt wissen solltest, um mit deiner Online-Bewerbung einen guten Eindruck zu hinterlassen. 

Online-Bewerbung als neuer Standard

Bereits im Jahr 2017 veröffentlichte die Otto-Friedrich-Universität Bamberg Recruiting-Trends, die ganz klar zeigten: Der Online-Bewerbung gehört die Zukunft. Schon damals setzten immer weniger Unternehmen auf die papierbasierte Bewerbung und gaben an, die Unterlagen ihrer Bewerber lieber online zu bekommen. Die Vorteile dafür liegen auf der Hand: Online geht wesentlich schneller, spart Ressourcen und den umständlichen Postweg und erleichtert den Unternehmen zudem die platzsparende Ablage der Unterlagen.

Eine weitere Studie von BPM und StepStone aus dem Jahr 2020 beweist einmal mehr, dass das digitale Recruiting vor der Coronapandemie zwar schon die von Unternehmen bevorzugte Variante war, mit Beginn der Coronakrise aber noch einmal stark an Bedeutung gewonnen hat.

Wenn du auf der Suche nach einem neuen Job bist und von Beginn an einen professionellen Eindruck machen möchtest, solltest du dich also mit Online-Bewerbungen beschäftigen. Sie sind im Jahr 2021 längst zur Norm geworden.

Wie hat die Pandemie Bewerbungen beeinflusst?

Insbesondere im Frühjahr 2020 gestaltete sich die Jobsuche in vielen Fällen schwieriger als zuvor. Durch die neuen Pandemiebedingungen reduzierten viele Unternehmen die Zahl ihrer Mitarbeiter, führten Kurzarbeit ein und stellten demnach vorerst weniger neue Mitarbeiter ein. Zudem wurde die Arbeit, wenn möglich, mehr und mehr in das Home-Office verlagert. Die Einarbeitung neuer Beschäftigter wurde dadurch erschwert. Für Bewerber hieß dies: mehr Konkurrenz bei weniger Stellenangeboten.

Unternehmen und Bewerber mussten sich schnell an diese erschwerten Bedingungen anpassen. Zu den zuvor schon bevorzugten Online-Bewerbungen kommen nun oft auch Online-Vorstellungsgespräche hinzu sowie die Einarbeitung und die Arbeit im Home-Office.

Häufige Fehler bei Online-Bewerbungen

In den Anfängen der Online-Bewerbungen war vor allem die Bewerbung per E-Mail beliebt. Aber auch da war es nicht damit getan, die klassische Papierbewerbung einzuscannen und per E-Mail zu verschicken. Online-Bewerbungen stellen als eigenes Format auch eigene Anforderungen. Damit du von Beginn an überzeugst, solltest du vor allem folgende Fehler vermeiden:

• Du verschickst Einzeldokumente in mehreren E-Mails: Versende möglichst nicht mehrere einzelne Mails mit jeweils einem Dokument, also z. B. eine Mail mit dem Anschreiben und eine separate mit deinem Lebenslauf. Fasse lieber alles in einer E-Mail und, wenn vom Unternehmen so gewünscht, alle Anlagen in einem gemeinsamen Dokument zusammen. Als Format hat sich bei den meisten Unternehmen das PDF etabliert. Das wirkt deutlich professioneller als eine Word-Datei und du kannst dir sicher sein, dass es keine Darstellungsprobleme wegen unterschiedlicher Softwareversionen gibt.

• Du gibst deinen Dokumenten keine sinnvolle Bezeichnung: Unternehmen bekommen nicht selten mehrere Hundert Bewerbungen auf eine freie Stelle. Wenn du deine Dokumente sinnvoll benennst, wirkt das nicht nur deutlich professioneller, du machst es dem Personaler auch leichter, deine Bewerbungsunterlagen sauber abzulegen. Eine häufig genutzte Möglichkeit lautet z. B. „Bewerbung_Position_Vorname_Nachname“.

• Du schickst die Bewerbung an den falschen Ansprechpartner: Eine E-Mail ist schnell verschickt. So schnell, dass die Versuchung oft groß ist, sie gleich an mehrere E-Mail-Adressen und mehrere Ansprechpartner zu senden. Das Problem dabei: Wenn du deine Online-Bewerbung an mehrere Personen schickst, gibt es möglicherweise Missverständnisse, wer deine Mail nun bearbeiten soll. Außerdem wirkt es sehr unpersönlich, wenn du dich an mehrere Personen gleichzeitig wendest. Finde also heraus, an wen die Bewerbung konkret gerichtet sein soll. Sollte es nicht bereits in der Stellenausschreibung stehen, kannst du es mithilfe eines kurzen Anrufs vor der Bewerbung erfragen.

• Deine Bewerbung hat Rechtschreib- oder Formatierungsfehler: Auch wenn eine Online-Bewerbung schneller auf den Weg gebracht ist als die Papiervariante, solltest du dir Zeit nehmen, um mögliche Rechtschreibfehler zu korrigieren. Es wirkt unprofessionell und auch nicht sonderlich engagiert, wenn in deinem PDF-Dokument oder deinem Bewerbungsformular Fehler auftauchen. Nimm dir deshalb immer noch Zeit, um gründlich Korrektur zu lesen.

• Du missachtest die in der Stellenausschreibung genannten Anforderungen: Wenn das Unternehmen in der Stellenausschreibung Bewerber ausdrücklich um ihre Gehaltsvorstellung bittet, solltest du dieser Bitte nachkommen und nicht etwas schreiben wie „darauf würde ich gerne im persönlichen Gespräch eingehen“. Das Gleiche gilt auch für Anforderungen an das Format oder die Art der geforderten Dokumente. Du minderst deine Chancen auf eine Einladung massiv, wenn du die Wünsche des Unternehmens missachtest.

Sechs Möglichkeiten der Online-Bewerbung

Wie läuft nun die Bewerbung online konkret ab? Solltest du eine Mail schreiben oder gar eine eigene Bewerber-Website anlegen? Wir sehen uns die sechs bekanntesten und beliebtesten Möglichkeiten der Online-Bewerbung an.

1. Bewerbung per E-Mail

Der Klassiker unter den Online-Bewerbungen ist die E-Mail. Hierbei sind folgende Dinge wichtig:

• Empfänger: Achte auf den richtigen Ansprechpartner und sende deine Mail nicht wahllos an mehrere E-Mail-Adressen. Sprich diese Person in der Anrede namentlich an.

• Format: Speichere die Daten im geforderten Format (meist PDF) ab und achte darauf, dass dieses Format die angegebene maximale Dateigröße nicht überschreitet. Schau in der Stellenanzeige nach, welche Wünsche das Unternehmen in Bezug auf die Dateien hat, ob also alles in ein gemeinsames Dokument gepackt werden soll oder verschiedene Dokumente gewünscht sind, und richte dich danach.

• Betreff: Hier sollte auf den ersten Blick klar werden, dass es sich um eine Bewerbung handelt und auf welche Stelle du dich bewirbst, z. B. „Bewerbung Online Marketing Manager“.

• Mailtext: Setze den Text deines Bewerbungsanschreibens nicht direkt in die E-Mail, denn sonst geht dieser Teil möglicherweise bei der Weiterleitung verloren. In die E-Mail selbst gehört ein kurzer Hinweis auf die Bewerbung mit Bezug zur ausgeschriebenen Stelle. Zum Beispiel: „Sehr geehrte Frau Müller, anbei erhalten Sie meine Bewerbungsunterlagen für die ausgeschriebene Stelle als Softwareentwickler. Über eine positive Rückmeldung freue ich mich sehr.“ Anschreiben und Co. gehören in den Anhang.

2. One-Click-Bewerbungen

Bei der One-Click-Bewerbung kannst du dich tatsächlich mit einem Klick bei einem Unternehmen bewerben. Sofern ein Unternehmen dies in der eigenen Stellenausschreibung anbietet, übermittelst du mit einem Klick auf den entsprechenden Link dein Profil aus einem Netzwerk wie XING oder LinkedIn an das Unternehmen. Dabei solltest du Folgendes beachten:

• Profil: Halte deinen Werdegang, deine Qualifikationen und persönlichen Angaben in den entsprechenden Netzwerken aktuell und achte darauf, dass ein professionelles Foto hinterlegt ist. Denn ein lückenhafter Lebenslauf und ein unpassendes Foto können die Chance auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch verringern.

• Rechtschreibung: One-Click-Bewerbungen werden oft direkt vom Smartphone aus getätigt. Achte deshalb bei allen Angaben verstärkt auf die korrekte Rechtschreibung und vor allem darauf, dass die Autokorrektur des Smartphones nicht aus Versehen einen unangenehmen Fehler produziert.

3. Bewerbungsportale

Manche Unternehmen arbeiten mit eigenen Bewerbungsportalen. Hierbei kannst du dein Anschreiben und die gewünschten Angaben in vorgegebene Felder einfügen und ergänzende Dokumente direkt im Portal hochladen. Wichtig dabei:

• Vorgaben: Mache möglichst alle geforderten Angaben und überspringe keine Felder. Wird z. B. die Gehaltsvorstellung verlangt, gib zumindest eine Spanne an. Bewerber, die zu viele Felder nicht ausfüllen, werden häufig gar nicht erst zum Gespräch eingeladen.

• Dateien: Achte darauf, die Dokumente im richtigen Format und in der richtigen Größe hochzuladen, damit das Unternehmen deine Bewerbung bestmöglich weiterverarbeiten kann. Denk auch hier an eine sinnvolle Benennung der Dateien.

4. Social Media

Auch wenn viele Unternehmen eigene Social-Media-Auftritte pflegen, ist eine Bewerbung über diese Kanäle eher die Ausnahme als die Regel. Beachte dazu folgende Dinge:

• Bewerbungsweg: Bewirb dich nur über Social Media, wenn das Unternehmen dies ausdrücklich wünscht. Falls du unsicher bist, frage per Direktnachricht höflich nach und erkundige dich.

• Online-Positionierung: Achte außerdem darauf, wie dein eigenes Social-Media-Profil wirkt und wie du online positioniert bist. Gerade beim Kontakt über Social Media checken Unternehmen auch dein Profil, lesen, was du dort schreibst und sehen sich dein(e) Foto(s) an. Natürlich ist es in Ordnung, ein eher lockeres Privatfoto auf Social Media zu nutzen und kein professionelles Bewerbungsfoto. Achte aber darauf, dass du gut zu erkennen bist, und wähle nicht das Foto deines Haustiers oder deines letzten Mittagessens als Profilbild.

5. Eigene Bewerber-Website

Eine eigene Bewerber-Website ist eine gute Möglichkeit, die du ergänzend zu den anderen Optionen nutzen kannst. Erwähne in deiner Bewerbung per Mail, Social Media oder über ein unternehmensinternes Bewerberportal gerne den Link zu deiner eigenen Seite. Achte dabei auf Folgendes:

• Fokussierung: Beginne deine Bewerber-Website mit einem klaren Elevator Pitch für Bewerber, in dem du sagst, wer du bist und welche Qualifikationen du hast.

• Konsistenz: Achte darauf, dass deine Website und die Bewerbung, die du eingereicht hast, zusammenpassen. Wähle möglichst das gleiche Foto, das du auch in deinem Lebenslauf verwendest, für die Website aus und mache übereinstimmende Angaben zu deinem Werdegang und deiner Motivation.

6. Bewerbungsvideos

Das Thema Bewerbungsvideo kam in der Vergangenheit immer mal wieder auf, konnte aber auf dem deutschen Arbeitsmarkt nie so richtig Fuß fassen. Dabei kann eine Bewerbung im Videoformat die Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch enorm erhöhen. Bewerber können sich selbst, die eigene Motivation und auch die Persönlichkeit so viel einfacher darstellen. Wie du selbst ein authentisches Bewerbungsvideo drehst und so beim Personaler punktest, erfährst du in diesem Beitrag.

Online erfolgreich bewerben

Auch wenn die Uhren online schneller ticken als bei klassischen Bewerbungen: Du solltest nichts überstürzen. Im Endeffekt ist es wichtiger, dass deine Bewerbung fehlerfrei ankommt, als dass du dich innerhalb der ersten Stunden nach Veröffentlichung der Stellenausschreibung bewirbst. Natürlich zählt auch das Bewerbungsschreiben selbst, das möglichst überzeugend formuliert sein sollte, damit du im Anschluss zum Vorstellungsgespräch, möglicherweise gar zum Online-Vorstellungsgespräch, eingeladen wirst. Passen all diese Dinge zusammen, kann eigentlich nichts mehr schiefgehen.