Sattelfeste Qualität: Warum jeder ein QM-System etablieren sollte

Qualitätsmanagementsysteme kennen die meisten Menschen vor allem aus der Arztpraxis. Hier ist QM Pflicht, anderswo eher Kür? Warum auch andere Branchen von der Einführung eines QM-Systems profitieren können und wie Unternehmen ein solches QM-System etablieren, lesen Sie im nachfolgenden Artikel.

Die Pflicht zur Qualität

Wenn Sie heute eine Arztpraxis oder ein Krankenhaus betreten, wird Ihnen irgendwo an der Wand ein offiziell anmutendes Papier auffallen. Die sogenannte Zertifizierung, die dem Haus offiziell bestätigt, dass ein Qualitätsmanagementsystem eingeführt und von offizieller Stelle überprüft wurde. Was macht das mit Ihnen? Vermutlich schafft es ein solides Grundvertrauen in die Fähigkeit der behandelnden Mediziner. Ein Gefühl der Sicherheit, dass die Organisation in diesem Haus Hand und Fuß hat und alles ordnungsgemäß zugeht. Genau das ist ein großer, wenn auch längst nicht der einzige, Vorteil eines Qualitätsmanagement-Systems und für Arztpraxen seit vielen Jahren Pflicht. Doch auch andere Branchen könnten von solchen Systemen profitieren. Jenseits der Pflicht und trotzdem deutlich mehr als ein Nice-to-have.

QM-Systeme für Nicht-Mediziner?

Grundsätzlich eignet sich der Ansatz eines Qualitätsmanagements für jede Branche. Denn die Grundlagen wie strukturierte Prozesse, stetiges Verbesserungsmanagement, transparente Handlungsabläufe, nachvollziehbare Dokumentationen etc. dürften überall wünschenswert sein. Es lohnt sich also für Unternehmen durchaus, auf freiwilliger Basis ein QM-System etablieren und überprüfen zu lassen. In der Praxis geschieht dies bereits sehr erfolgreich, wie das Beispiel einer Kölner Filmproduktionsfirma zeigt. Aus der Diskussion um das Halten eigener Ansprüche und Qualitätsstandards entstand hier bereits im Jahr 2003 die Idee eines eigenen Qualitätsmanagementsystems. Fragen wie die, wie Zuständigkeiten verteilt sind, wie man Prozesse optimieren kann und welche automatisierten Abläufe es im Unternehmen gibt, brachte die Wende hin zur organisierten Qualität. Genau das beschreibt den Kern eines QM-Systems gut. Qualität wird strukturiert und effizient. Kurzum: Sie können als Unternehmen auch gut sein, ohne ein QM-System etabliert zu haben. Folgen Sie aber den offiziellen Vorgaben der EN ISO 9001:2008 bzw. der laufenden Revision der Vorgaben EN ISO 9001:2015, machen Sie Ihre Qualität sattelfest. Je nachdem in welcher Branche Sie sich bewegen, gibt es branchenspezifische Normen, die zur grundlegenden QM-Norm ergänzend hinzutreten. Immer ist der Effekt gleich: Unvorhergesehene Dinge heben die Unternehmensstruktur schlichtweg nicht mehr so schnell aus dem Sattel. Wiederkehrende Abläufe laufen effizienter ab. Beides dürfte für nahezu jede Branche interessant sein.

QM-System etablieren: Ihr Einstieg

Wenn Sie sich dazu entschließen in Ihrem Unternehmen ein QM-System etablieren zu wollen, ist dies ein längerer Prozess. Denn die Richtlinien sind sehr ausführlich. Was auf den ersten Blick möglicherweise abschreckend wirkt, birgt im Kern aber die Vorzüge eines QM-Systems in sich. Von der Rolle der Führungskraft bei der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems über die richtigen Maßnahmen, das Festlegen von Qualitätszielen, der richtigen Dokumentation und Kommunikation bis hin zur fortlaufenden Verbesserung listet die DIN ISO 9001:2008 bzw. DIN ISO 9001:2015, die seit 2015 überarbeitete Fassung, zahlreiche Vorgaben auf, die beachtet werden müssen. Möchten Sie Ihr QM-System neu einführen, können Sie sich an eine akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft wenden, die Sie auf diesem Weg begleitet und die Zertifizierung schließlich durchführt und regelmäßig überprüft und bestätigt. Intern lohnt es sich in jedem Fall, wenn einzelne QM-Mitarbeiter ausgebildet werden, die die Einführung des Systems begleiten und anschließend kontrollieren, ob getroffene Maßnahmen weiterhin eingehalten werden. Um Mitarbeiter fit in Sachen Qualitätsmanagement zu machen, gibt es verschiedene Wege. Zum Beispiel entsprechende Weiterbildungen im Qualitätsmanagement oder das Erlernen von Methoden wie Six Sigma

Vorteile Ihres eigenen QM-Systems

Sie können nicht nur, Sie belegen auch, dass Sie können. Das hat für Ihr Unternehmen nach innen und außen enorme Vorteile. Ein QM-System etablieren ist:

• nachhaltig: Ein Qualitätsmanagement sichert die Güte Ihrer Dienstleistung und auch das im Unternehmen vorhandene Wissen. Es hilft dabei, wichtiges Know-how zu bündeln und im Unternehmen zu halten. Und das übergreifend und nahezu unabhängig von einzelnen Personen.
• wirtschaftlich: Wenn Sie Prozesse optimieren und effizienter gestalten, agieren Sie überaus wirtschaftlich. Ein einfaches Beispiel sind klare und dadurch verkürzte Bearbeitungswege. Gibt es in Ihrem Unternehmen feste Abläufe, die sich wiederholen, können Sie mittels eines standardisierten Formulars den Ablauf nachvollziehbar festhalten und bestimmte Qualitätsvorgaben fixieren. So sind alle Mitarbeiter, ob neu eingestellt oder nur selten in Berührung mit dem Thema, in der Lage schnell und effizient zu arbeiten. Das spart am Ende Zeit und zwangsläufig auch Geld.
• attraktiv: Ein QM-System etablieren ist gewissermaßen auch eine Maßnahme des Employer Brandings. Denn wenn Sie nach außen hin zeigen, dass Sie sich nicht vor offiziellen und recht umfangreichen Vorgaben scheuen und Ihre Qualität ein stabiles Fundament hat, macht dies Ihr Unternehmen attraktiv. Für Kunden, die Ihnen leichter ihr Vertrauen schenken aber auch für qualifizierte Bewerber, die in ihrem Unternehmen einen starken Arbeitgeber sehen.
• sicher: Sollten Sie als Unternehmen häufig mit Garantieansprüchen oder Haftungsforderungen konfrontiert werden, kann sich ein QM-System als äußerst sinnvoll für Sie erweisen. Denn es minimiert, dank optimierter Prozesse, die Risiken, dass es überhaupt zum Schadensfall kommt.
• motivierend: Ein QM-System etablieren bringt immer auch für die Belegschaft selbst Vorteile. Denn nachvollziehbare Prozesse, klare Zuständigkeiten und feste Abläufe sind genauso wie eine gute Mitarbeiterkommunikation echte Triebfedern für die Mitarbeitermotivation. Letztlich gibt ein QM-System nicht nur Kunden Sicherheit, sondern auch den eigenen Mitarbeitern, weil schlichtweg feste und belastbare Regeln bestehen.

Ihr Weg zum internen Qualitätsmanagement

Sie brauchen nicht viel, um Ihr QM- System etablieren zu können. Eine akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft und vor allem ein motiviertes Team, das an einem Strang zieht, um die eigene Qualität langfristig zu sichern. Passende Weiterbildungen finden Sie direkt online bei. Erkennen Sie Ihre eigenen Kräfte und machen Sie Ihre Qualität sattelfest.