Verfasst durch karriere tutor® 
Wir hören und lesen es immer wieder: In vielen Unternehmen wird erstaunlich ineffizient gearbeitet. Dafür sorgen allein schon die Zeiten, in denen wir etwas suchen. Oder sinnlos in Meetings herumsitzen, die am Ende ohne Resultat bleiben und deren To-dos dann doch keiner umsetzt. Von überflüssigen E-Mails ganz zu schweigen.
Und doch gelten mehrere Überstunden im Monat als normal. Wieso eigentlich? Gute Frage. Jedenfalls nicht, um die Effizienz zu steigern. Du kennst das? Und bist total unzufrieden deswegen? Kein Wunder – der Mangel an Effizienz führt zu dem Gefühl, in einer Tretmühle gefangen zu sein. Wir holen dich da raus – mit unseren Tipps für effizienteres Arbeiten!
Alltagstrott bringt Dauerfrust
Dein Tag fängt ja schon gut an: Der Bildschirm bleibt schwarz. Okay, du zapfst dir also erst mal einen Kaffee, bis die Techniker das Problem behoben haben. Während du am Automaten stehst, beobachtest du die Kollegin im Nachbarbüro. Sie kämpft mit dem Drucker. Dann klingelt das Telefon, und sie muss einen empörten Kunden beschwichtigen. Währenddessen balanciert sie Aktenstapel von A nach B.
Auf deinem Rückweg zum Büro überholst du den Kollegen vom Empfang, der gleich die Post bearbeiten wird – wie jeden Morgen. Bestimmt verbringt er damit mal wieder den halben Tag. Du hoffst, dass dein Monitor endlich funktioniert. Es kann noch dauern, meint der Techniker. Du nippst an deinem Kaffee und merkst, dass du eigentlich schon wieder reif für den Feierabend bist. Dabei ist es gerade mal Viertel nach acht …
Effizienter arbeiten: ein echter Motivationsbooster
Wenn ineffizientes Arbeiten nur frustriert, was heißt das dann im Umkehrschluss? Tatsächlich bedeutet es, dass es dir echte Erfolgserlebnisse verschafft, wenn du der Tretmühle entkommst. Je effizienter du arbeitest, desto motivierter bist du.
Statt Eintönigkeit und Langeweile wirst du Spaß bei der Arbeit haben, und statt den Sekundenzeiger zu beobachten, wirst du staunen, wie die Zeit verfliegt. Deine Effizienz wird übrigens auch deinen Vorgesetzten auffallen. Und deine Karriere voranbringen.
Effizienz – was bedeutet das eigentlich?
Oft wird Effizienz mit Effektivität verwechselt:
• Effektiv zu arbeiten heißt, das gewünschte Resultat zu erreichen.
• Effizient zu arbeiten heißt, dieses Ergebnis auf sinnvolle und wirtschaftliche Weise zu erzielen!
Man kann also auch effektiv arbeiten, ohne effizient zu sein. Und dabei jede Menge Zeit und Kapazitäten sinnlos vertrödeln. Schuld sind oft komplizierte Abläufe, suboptimaler Personaleinsatz und schlechte Kommunikation.
Mit dem Telefonhörer in der Hand gleichzeitig in fünf Akten zu suchen, um dem aufgebrachten Anrufer eine zufriedenstellende Antwort geben zu können, ist nicht effizient (das ist Multitasking übrigens sowieso selten).
Effizienz bedeutet in so einem Fall, dass du genau weißt, wo die gesuchte Information liegt. So kannst du dem Anrufer kurz und freundlich Auskunft geben. Wenn diese Information dann noch digital vorhanden wäre: Bäääm!
Effizienz kannst du lernen!
Dein Arbeitsalltag ist leider alles andere als produktiv? Keine Sorge, das lässt sich ändern. Denn effizienter arbeiten kann jeder Mensch lernen. Das schaffst auch du – mit diesen Tipps für effizientes Arbeiten:
Tipp 1: funktionierende Technik
Ein Arbeitstag, der mit einem technischen Problem startet, kann nur noch besser werden? Falsch, er bleibt vermutlich frustrierend. Denn wenn du gleich zu Beginn auf die Bremse treten musst, kommst du danach kaum noch richtig in Schwung.
Doch eigentlich soll Technik ja den Workflow verbessern, nicht lähmen. Deshalb lautet dieser erste Tipp: Stelle sicher, dass rund um deinen Arbeitsplatz alles funktioniert!
Tipp 2: abwechslungsreiche Aufgaben
Wer Tag für Tag dieselben Aufgaben zu erledigen hat, kann auf Dauer unmöglich motiviert bleiben. Denke nur an den Senior aus unserem Beispiel und seine immer gleiche Tätigkeit bei der Postbearbeitung. Abläufe nach Schema F langweilen und frustrieren. So zu arbeiten, ist definitiv nicht effizient.
Ist auch dein Aufgabenbereich zu eintönig? Dann sprich am besten mit deinen Vorgesetzten. Gemeinsam könnt ihr herausfinden, was du alternativ oder zusätzlich übernehmen könntest. Noch besser: Du bildest dich fort und kannst damit dein Spektrum erweitern! Siehe Tipp 3 😊
Tipp 3: größere Expertise
Ein wichtiger Faktor für effizientes Arbeiten ist dein Know-how. Wenn du das immer auf dem neuesten Stand hältst oder sogar regelmäßig erweiterst, hat der Alltagstrott im Job kaum eine Chance.
Übrigens: Du hast sogar Anspruch auf Weiterbildung! Sprich am besten mit deinen Vorgesetzten über dein Interesse daran. Kann dein Unternehmen dir keine interne betriebliche Weiterbildung anbieten, kommt vielleicht eine geförderte Weiterbildung nach WeGebAU infrage. Davon haben übrigens alle was: du und das Unternehmen!
Tipp 4: keine Zeitverschwendung
Das ist leichter gesagt als getan, denkst du? Eigentlich nicht. Ein einfacher Weg zu mehr Effizienz ist beispielsweise das Monotasking. Nur die wenigsten Menschen sind echte Multitasker – alle anderen denken nur, sie könnten mehrere Sachen gleichzeitig erledigen und dabei effizient sein. Eins nach dem anderen ist meist sinnvoller.
Ein weiterer Zeitfresser sind Kompetenzlücken. Wenn du etwas tun sollst, was du nicht richtig kannst, brauchst du dafür natürlich wesentlich länger. Deine Kenntnisse zu erweitern, kostet vergleichsweise viel weniger Zeit. Digitale Weiterbildungen wie die zum Scrum® Master sind ideal für Berufstätige geeignet – mit dem Einsatz von wenigen Stunden pro Woche kannst du die Arbeitseffizienz deines gesamten Teams enorm steigern!
Tipp 5: positive Einstellung
Liebst du, was du tust? Das ist großartig! Denn nur dann kannst du im Job wirklich erfolgreich und glücklich werden. Siehst du in deiner Arbeit dagegen keinen rechten Sinn? Dann helfen auch alle anderen Tipps zum effizienteren Arbeiten wenig. In dem Fall solltest du über eine Veränderung nachdenken.
Effizienter arbeiten – für deine Work-Life-Balance
Wenn du in dem Bereich arbeitest, den du liebst, und beste Voraussetzungen dafür schaffst, wirst du automatisch effizienter arbeiten. Also auch erfolgreicher sein! Und bist du beruflich erfolgreich, dann macht dich das auch zufriedener – wie die Glücksforschung seit Langem weiß.
Hast du mit diesen Tipps fürs effiziente Arbeiten Lust auf eine Veränderung bekommen? Dann lass uns doch gemeinsam darüber reden, wo dein Weg hinführen soll. Nimm einfach Kontakt zu uns auf – wir beraten dich gerne ganz individuell.
Effizienter arbeiten – FAQ
Was bedeutet effizientes Arbeiten?
Effizientes Arbeiten bedeutet, dass du das, was zu erledigen ist, auf wirtschaftliche Art und Weise tust. Das heißt, ohne Zeit oder andere Ressourcen zu verschwenden.
Wie kann ich effizienter arbeiten?
Du arbeitest effizient, wenn
• deine Technik funktioniert,
• der Workflow sinnvoll organisiert ist,
• du das nötige Wissen hast,
• ich motiviert fühlst und
• deinen Job gerne machst.
Was stört beim effizienten Arbeiten?
Komplizierte Abläufe, fehlende Kompetenzen, eintönige Aufgaben, schlechte Kommunikation und allgemeine Frustration stört das effiziente Arbeiten.
