Als Projektmanagerin oder Projektmanager benötigst du eine gute Methodenkompetenz im klassischen und heute zunehmend auch im agilen Projektmanagement. Wie die neue Form des hybriden Projektmanagements Werkzeuge aus beiden Ansätzen kombiniert und warum du und deine Projekte dadurch deutlich effizienter werden können, erfährst du in diesem Beitrag.  

Was ist hybrides Projektmanagement? 

Hybrides Projektmanagement verbindet, was für Projektverantwortliche oft unvereinbar scheint: klassisches und agiles Projektmanagement. Denn auch wenn es auf den ersten Blick so aussieht, als müssten sich Projektleitung und Team zu Beginn die Frage klassisches vs. agiles Projektmanagement stellen, gibt es Möglichkeiten, die Vorteile beider Ansätze gleichzeitig zu nutzen. Genau dies geschieht beim hybriden Projektmanagement. 

Dabei werden agile Vorgehensweisen und klassische Projektmanagementmethoden ganz oder teilweise miteinander kombiniert. Eine attraktive Kombination, denn so kannst du als projektverantwortliche Person Synergien schaffen, die dein Projekt schneller, kostengünstiger und effizienter machen können. 

Wie funktionieren hybride Projekte? 

Grundsätzlich stehen den Projektteams eine Vielzahl möglicher Projektmanagementmethoden zur Verfügung, aus denen zu Beginn eine Auswahl getroffen wird. Diese können sein: 

Klassische Methoden: 

Agile Methoden: 

Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile. So sind Projekte nach klassischen Methoden sehr klar und gut planbar, agile Projekte hingegen flexibel und dynamisch. Diese große Diskrepanz zwischen der Struktur eines klassischen und eines agilen Projekts macht die Entscheidung nicht einfach. Das hybride Projektmanagement versucht, diese Lücke zu schließen und einen leistungsfähigen Kompromiss zwischen den beiden methodischen Polen zu schaffen. 

Vorteile des hybriden Projektmanagements 

Wenn du dich für ein hybrides Projektmanagement entscheidest, ist das so, als würdest du dir die Rosinen herauspicken. Denn du entscheidest dich dafür, die Vorteile beider Ansätze miteinander zu verbinden. Eine äußerst vielversprechende Entscheidung, denn durch die Kombination der verlässlichen Planbarkeit klassischer Methoden mit der ressourcenschonenden Flexibilität agiler Vorgehensweisen bleibst du handlungsfähig, wenn sich im Projektverlauf etwas ändert. Trotzdem behältst du einen roten Faden, an dem du dich im Projektteam sehr gut orientieren kannst. Für sehr individuelle und komplexe Projekte kann diese Kombination genau das Richtige sein. 

Die wichtigsten Vorteile des hybriden Projektmanagements auf einen Blick: 

Flexibilität und Struktur: Hybrides Projektmanagement ermöglicht es, die Struktur und Vorhersehbarkeit traditioneller Methoden mit der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit agiler Methoden zu kombinieren.  

Anpassung an Projektanforderungen: Nicht jedes Projekt passt perfekt in das agile oder das traditionelle Schema. Ein hybrider Ansatz ermöglicht es, Elemente aus beiden zu wählen, die am besten zu den spezifischen Anforderungen des Projekts passen. 

Verbesserter Umgang mit Unsicherheiten: Agile Methoden sind effektiv im Umgang mit Unsicherheit und Veränderung, während traditionelle Ansätze gut für klar definierte Projekte geeignet sind. Die Kombination beider kann dazu beitragen, ein breiteres Spektrum an Unsicherheiten und Risiken zu bewältigen. 

Verbesserte Kommunikation mit Stakeholdern: Traditionelle Methoden legen oft einen stärkeren Schwerpunkt auf Dokumentation und formale Meilensteine, was für einige Stakeholder wichtig sein kann. Gleichzeitig fördert der agile Ansatz kontinuierliches Feedback, was die Kommunikation mit anderen Stakeholdern verbessern kann. 

Lernen und Anpassung: Ein hybrider Ansatz ermöglicht Lernen und Anpassung von beiden Managementstilen, was zu kontinuierlicher Verbesserung und Innovation führen kann. 

Ressourceneffizienz: Durch die Kombination beider Ansätze kann ein ausgewogenerer Einsatz von Ressourcen erreicht werden, z. B. durch mehr Planung in bestimmten Projektphasen und mehr Flexibilität in anderen Phasen. 

Herausforderungen und Erfolgsfaktoren beim hybriden Projektmanagement 

Die Vorteile verschiedener Methoden zu kombinieren und dadurch noch effizientere und transparentere Prozesse zu schaffen, hat viele Vorteile. Hybrides Projektmanagement stellt aber auch hohe Anforderungen an die Projektverantwortlichen und die Teammitglieder. 

Methodenkompetenz 

Alle Beteiligten sollten sowohl mit den Methoden des klassischen als auch des agilen Projektmanagements vertraut sein und die Kombination der einzelnen Ansätze logisch nachvollziehen können. Fundierte Kenntnisse in zwei bis drei ausgewählten Methoden sind hilfreich, wenn nicht sogar erforderlich. Vor allem die projektverantwortliche Person benötigt eine gute Methodenkompetenz, um diese oft sehr komplexen Verknüpfungen zweier unterschiedlicher Modelle überblicken zu können. 

Kompetenzorientierung 

Die Projektleitung sollte ebenso die Kompetenzen der Projektmitarbeitenden und ihre eigenen sehr genau kennen, damit die Projektrollen entsprechend den benötigten Kompetenzen besetzt werden können. Gerade im hybriden Projektmanagement ist dies erfolgskritisch, da in solchen Projekten sehr unterschiedliche Kompetenzen benötigt werden. Die kompetenzorientierte Perspektive lässt sich hierbei etwa durch das Projektmanagement nach IPMA® einbringen. 

Anpassung der Führungskultur 

Auch die Führungskultur ist in hybriden Projekten eine andere. Die Verantwortlichen müssen sehr transparent kommunizieren und informieren, um eine ausreichende Akzeptanz bei den Projektbeteiligten zu erreichen. Gerade in Kombination mit agilen Frameworks gibt die Projektleitung in der Entwicklungs- und Umsetzungsphase viel Verantwortung an die Projektmitarbeitenden ab. 

So wirst du Profi für hybrides Projektmanagement 

Die erfolgreiche Umsetzung eines hybriden Projektmanagements setzt ein gutes Verständnis beider Ansätze voraus und erfordert, dass der spezifische Mix aus agilen und klassischen Elementen sorgfältig auf das jeweilige Projekt und die Organisationskultur abgestimmt wird.  

Bei karriere tutor® hast du deshalb die Möglichkeit, aus einer Vielzahl von Weiterbildungen zu wählen, die klassische und agile Projektmanagementmethoden miteinander verbinden. Zum Beispiel kannst du dich zum Agilen PRINCE2®️ Projektmanager für Lean-Prozesse (m/w/d) oder im Bereich Agiles PRINCE2®️ Foundation im IT-Projektmanagement weiterbilden. Wenn du bereits viel Erfahrung im klassischen oder agilen Projektmanagement hast, kannst du dich bei uns auch nur im jeweils anderen Bereich weiterbilden. Lass dich dazu gerne beraten, indem du Kontakt mit uns aufnimmst oder rufe uns direkt an unter der 06174 9513017. 

In der dynamischen und sich ständig verändernden Arbeitswelt von heute spielt effektives Projektmanagement eine zentrale Rolle für den Erfolg von Unternehmen. Die Art und Weise, wie Projekte geplant, durchgeführt und gesteuert werden, wirkt sich unmittelbar auf Produktivität, Innovation und letztlich auch auf den Unternehmenserfolg aus. In diesem Zusammenhang gewinnen zwei Ansätze zunehmend an Bedeutung: das klassische und das agile Projektmanagement.  

Die Wahl zwischen diesen beiden Methoden kann entscheidend sein, um den spezifischen Anforderungen unterschiedlicher Projekte gerecht zu werden. Worin die wesentlichen Unterschiede dieser beiden Ansätze liegen, welche Methoden es gibt und wie du im Projektmanagement beruflich durchstarten kannst, erfährst du in diesem Beitrag.  

Was ist ein Projekt? 

Was ist ein Projekt? 
„Ein Projekt ist eine zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert.“ 
Quelle: Gabler Wirtschaftslexikon 

Klassisches vs. agiles Projektmanagement – die wesentlichen Unterschiede 

Die Unterscheidung zwischen klassischem und agilem Projektmanagement ist entscheidend für den Erfolg von Projekten. Beim klassischen Ansatz sind Ziele und Anforderungen klar definiert, während das agile Management flexibler auf Veränderungen reagiert und den Schwerpunkt auf iterative Schritte legt. Schauen wir uns die beiden Ansätze einmal genauer an. 

Klassisches Projektmanagement: Das klassische Projektmanagement ist sehr klar strukturiert. Zu Beginn der Projektphase werden Ziele formuliert, der Ablauf wird in einzelne Phasen mit Zwischenschritten gegliedert. Die Anforderungen und die Umsetzung der gesetzten Ziele werden frühzeitig sehr klar definiert und festgehalten. Diese Methode eignet sich besonders für Projekte, bei denen die Anforderungen stabil sind, wenige Änderungen zu erwarten sind und eine detaillierte Planung von Vorteil ist. Das klassische Projektmanagement bietet somit eine bewährte Grundlage für die Steuerung von Projekten in klar definierten Umfeldern. 

Agiles Projektmanagement: Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement zeichnet sich das agile Projektmanagement durch Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und kontinuierliche Zusammenarbeit im Projektteam aus – es ist also wesentlich dynamischer. Ansätze wie Scrum® gehen davon aus, dass gerade IT-Projekte so komplex und schnell veränderlich sind, dass sie nicht bereits am Tag des Projektstarts vollständig linear erfasst werden können. Immer neue Anforderungen, die sich oft erst während des Projektverlaufs ergeben, erfordern dynamisches Handeln und kurzfristige Planungskorrekturen. Hier werden wesentlich kleinere Schritte stückweise erarbeitet und abgearbeitet. 

Welche klassischen und agilen Projektmanagement-Methoden gibt es? 

Die Welt des Projektmanagements ist reich an verschiedenen Methoden, die den jeweiligen Ansätzen, sei es klassisch oder agil, gerecht werden. Fassen wir ergänzend noch einmal die Grundpfeiler des klassischen und agilen Projektmanagements zusammen: 

Zwischen klassischem und agilem Projektmanagement gibt es keine trennscharfe und immerwährend gültige Entscheidung, sondern stets ein Abwägen. Das Projekt bestimmt die Projektmanagement-Methode, nicht umgekehrt. Bekannte klassische und agile Projektmanagement-Methoden sind zum Beispiel:  

Klassische Projektmanagement-Methoden 

Wasserfallmethode: ein sequenzieller Ansatz, bei dem jede Projektphase abgeschlossen sein muss, bevor die nächste Phase beginnt 

V-Modell: basiert auf dem Wasserfallmodell, betont aber die Verifikations- und Validierungsschritte in jeder Entwicklungsphase 

PRINCE2®: prozessorientierte und flexible Projektmanagementmethode, die durch klare Strukturen, definierte Rollen, Fokus auf Produktorientierung und Betonung des Business Case eine geordnete und kontrollierte Umgebung für Projekte schafft 

Agile Projektmanagement-Methoden 

Scrum®: betont kurze, iterative Entwicklungszyklen (Sprints), tägliche Stand-up-Meetings und enge Zusammenarbeit im Team 

Kanban: ein visuelles Management-Tool, das kontinuierliche Lieferungen und Flexibilität fördert, indem die Anzahl der gleichzeitig zu bearbeitenden Aufgaben begrenzt wird 

Design Thinking: eine kreative und lösungsorientierte Methode, die die Bedürfnisse der Nutzenden in den Mittelpunkt stellt, iterative Prozesse betont und multidisziplinäre Teams dazu inspiriert, innovative Problemlösungen zu entwickeln 

Häufig werden auch hybride Ansätze verwendet, die Elemente beider Methoden kombinieren. Letztendlich muss die Projektmanagement-Methode an die spezifischen Anforderungen und die Ausgangslage des Projekts angepasst werden. 

Projektmanagement: Weiterbildung und Zertifizierung 

Eine Weiterbildung im Projektmanagement ist sehr sinnvoll. Durch die Erweiterung deiner Kenntnisse und Fähigkeiten im Projektmanagement steigerst du nicht nur deine Effizienz, sondern eignest dir auch innovative Methoden an, um Projekte erfolgreich zu initiieren, durchzuführen und zu überwachen. Dies trägt nicht nur zur Verbesserung der Qualität der Projektergebnisse bei, sondern fördert auch nachhaltig deine berufliche Entwicklung und deinen beruflichen Erfolg. 

Bei karriere tutor® hast du die Möglichkeit, dich entweder im klassischen Projektmanagement, wie beispielsweise zum PRINCE2®️ Projektmanager (m/w/d) inklusive PRINCE2®️-Prüfungen und Zertifizierungen bei PeopleCert, oder mit dem Fokus auf agiles Projektmanagement, wie zum Beispiel zum Scrum®️ Product Owner PSPO I mit Zusatzqualifikation im Lean Management, weiterzubilden. Diese Weiterbildung schließt mit offiziellen Zertifizierungen bei scrum.org.  

Wenn Unternehmen heute ein Projektmanagement suchen, dürften jedoch diejenigen die Nase vorn haben, die über Kompetenzen in beiden Bereichen verfügen. Denn das ist nicht nur für die Entscheidung von Vorteil, ob klassisches oder agiles Projektmanagement in der jeweiligen Situation sinnvoller ist, viele Projekte profitieren nämlich auch von einer Kombination beider Methoden. Aus diesem Grund kannst du bei uns auch aus einer Vielzahl von Weiterbildungen wählen, die klassische und agile Projektmanagement-Methoden miteinander verbinden. Zum Beispiel mit einer Weiterbildung zum Agile Chief Technical Officer (m/w/d) oder im Bereich Agiles PRINCE2®️ Foundation im IT-Projektmanagement.  

Du bist neugierig geworden und möchtest mehr erfahren? Nimm doch gerne online Kontakt mit uns auf oder rufe uns an unter der 06174 9513017. 

Besonders am Arbeitsmarkt gefragt: IT-Projektmanager  

Keine IT mehr ohne Projektmanagement. Ob Server-Migration, Aufbau eines neuen Webportals oder Weiterentwicklung der IT-Strategie: Keine IT ohne Projekte und kein Projekt ohne spezialisierten IT-Projektmanager. Wer über diese Qualifikation verfügt, ist und bleibt auf dem Markt gefragt. 

Bei karriere tutor® hast du die Möglichkeit, dich gezielt für IT-Projekte sowohl im klassischen als auch im agilen Projektmanagement weiterzubilden. Entweder als IT-Projektleitung im klassischen Projektmanagement mit IPMA®️-Prüfung und Zertifizierung bei PM-ZERT, PRINCE2®️-Prüfungen und Zertifizierungen bei PeopleCert oder als Projektleitung in der IT für agile Digitalisierungsprojekte mit Scrum®️-Prüfungen und Zertifizierungen bei scrum.org.  

Trello ist ein beliebtes und kostengünstiges Online-Tool, um Projekte zu organisieren oder die Arbeit im Team zu erleichtern. Auch ein Online-Kanban-Board lässt sich mithilfe von Trello erstellen, was häufig von agilen Teams verwendet wird. Wie Trello genau funktioniert, wie Sie schnell mit dem Tool arbeiten können und für wen und wann es sich lohnt, lesen Sie in diesem Artikel. 

Was ist Trello? 

Trello ist eine webbasierte Projektmanagement-Lösung, mit der Sie allein oder im Team Aufgaben verwalten, priorisieren und steuern können. Das Tool wurde vom Unternehmen Atlassian 2011 erstmals veröffentlicht und wird heute von Millionen Nutzern verwendet. Die Basis für alle Aktivitäten ist das Board, auf dem Sie mit Listen und Karten arbeiten können. Die Nutzung ist in der Basisversion kostenlos. Benötigen Sie Zusatzfunktionen, beispielsweise eine zusätzliche Kalenderfunktion, wird Trello kostenpflichtig und ist ab ca. 10 $ pro Monat und Benutzer erhältlich. 

Wie ist das Board in Trello aufgebaut? 

Das Prinzip von Trello gleicht dem eines Kanban-Boards, ist jedoch rein online umgesetzt. Auch bei Trello spielt die Visualisierung, wie bei Kanban, eine entscheidende Rolle. Die Karten eines Boards visualisieren je eine Aufgabe und sorgen dafür, dass der gesamte Workflow eines Projektes im Detail jederzeit für alle Teammitglieder ersichtlich ist.  

Daher können alle Teammitglieder ortsunabhängig voneinander gemeinsam dasselbe Board in Trello nutzen und schnell und effizient Projektfortschritte erzielen. So funktioniert Trello. 

Bevor Sie allerdings mit Trello starten, sollten Sie sich zunächst mit den einzelnen Bestandteilen der Plattform vertraut machen. Das System teilt sich auf in: 

  • Ideen 
  • To-dos (zu erledigende Aufgaben) 
  • Doing (Aufgaben in Arbeit) 
  • Done (erledigte Aufgaben) 

Projekte mit Trello in fünf Schritten organisieren 

Wie organisieren Sie mit Trello nun konkret Ihre Projekte? Wenn Ihr Team diesen Online-Dienst das erste Mal nutzt, gehen Sie am besten in fünf Schritten vor.   

  1. Board erstellen: Erstellen Sie ein Trello-Board für das aktuelle Projekt. 
  2. Listen hinzufügen: Teilen Sie Ihr Projekt in sinnvolle Projektschritte auf und legen Sie für diese jeweils eine Liste an. Nutzen Sie Trello zum Beispiel für das Content Marketing, könnten die Listen „Ideen“, „In Arbeit“, „In Korrektur“ und „Veröffentlicht“ heißen. So stellen Sie mithilfe der Listen dar, welchen Produktionsstatus der zu erstellende Content gerade aufweist. 
  3. Karten hinzufügen: Was muss innerhalb einer Liste alles erledigt werden? Brechen Sie auf einzelne To-dos herunter und legen Sie für diese Karten an. Auf der Liste „In Arbeit“ könnten sich beispielsweise folgende Karten finden: „Recherche“, „Textaufbau erstellen“, „Text schreiben“, „Feinschliff“ und „Bilder ergänzen“. 
  4. Team erstellen: Fügen Sie schließlich Ihre Teammitglieder hinzu. Jeder sollte sich daraufhin seine Aufgaben zuweisen. So können Sie die Zuständigkeiten im Anschluss auf den jeweiligen Karten sehen. Jeder weiß dann tagesaktuell, wer gerade woran arbeitet. 
  5. Karten verschieben: Ihre eigentliche Arbeit mit Trello beginnt mit dem Verschieben der Karten von einer Liste zur anderen. Wenn Sie ein To-do erledigt haben, verschieben Sie dieses in die „Done“-Liste. Durch das Verschieben der Karten bekommen Sie täglich aufgezeigt, was Sie alles abgearbeitet haben und wie weit Ihr Projekt fortgeschritten ist. 

Vorteile und Nachteile eines Trello-Boards

Falls Sie unsicher sind, ob sich der Einsatz eines Trello-Boards für Sie lohnt, wägen Sie für sich die folgenden Vor- und Nachteile im Detail ab: 

Vorteile von Trello: 

Nachteile von Trello: 

Trello: Funktioniert das auch für Sie? 

Insgesamt ist Trello ein durchdachtes Collaboration-Tool, mit dem Sie viele Projektabläufe anschaulich visualisieren können. Ähnlich wie beim Kanban-Board können Sie Ihren Kollegen auf einen Blick live am Board in Trello zeigen, welche Aufgaben Sie gerade erledigt haben und was als Nächstes ansteht. Das verschafft Ihnen eine große Transparenz und Effizienz in der Teamarbeit. Denn Informationen, die sonst nur im persönlichen E-Mail-Postfach oder auf dem eigenen PC liegen, werden mithilfe von Trello für alle im Team sichtbar gemacht. 

Ob es für Sie funktioniert, hängt vor allem von Ihren konkreten Vorhaben ab. Je komplexer das Projekt, umso eher stößt Trello an seine Grenzen. Für kleine bis mittelgroße Projekte kann es aber ein solider kostenloser bis kostengünstiger Einstieg ins agile Projektmanagement sein. 

Die Corona-Krise verlangt nicht nur jedem Einzelnen, sondern auch Unternehmen derzeit viel ab. Mit der Verlagerung der Arbeitsplätze ins Home-Office ist es nicht unbedingt getan. Einige Firmen müssen ihre Geschäftsprozesse und Arbeitsweisen neu denken, damit der Betrieb am Laufen gehalten werden kann. Aber gerade die Krise bietet nun die Chance, ein agileres, schnelleres Arbeiten zu implementieren und dadurch handlungsfähig zu bleiben. Agile Arbeitsweisen gibt es jedoch einige. Ob Scrum®, Kanban, Design Thinking oder andere – Sie haben die Qual der Wahl. Doch wann nutze ich welche agile Methode? Finden Sie es in diesem Beitrag heraus!

Was sind agile Arbeitsweisen?

Der lateinische Begriff „agilis“ bedeutet „beweglich“. Agiles Arbeiten bezeichnet demnach eine bewegliche, sprich dynamische und schnelle Handlungsfähigkeit innerhalb von Prozessen. Im Unternehmen können dabei verschiedene Dinge gemeint sein:

Ziel der agilen Methoden und Arbeitsweisen ist es, auf die steigende Komplexität von Prozessen im Unternehmen zu reagieren und trotz dieser Komplexität handlungsfähig zu bleiben. Dafür werden große Projektpläne aufgebrochen und in kleine Sprints unterteilt (Scrum®), Produktionsschritte transparenter dargestellt (Kanban), ressourcenschonende Alternativen innerhalb der Wertschöpfungskette gesucht (Lean Management) oder wechselseitige Feedback-Ströme zwischen Kunden und Entwicklern bereits während der Produktion aufgebaut (DevOps). Auch der Ansatz des Design Thinkings taucht immer wieder auf, wenn es um agiles Arbeiten geht. Hier geht es darum, schnell kreative Lösungen für komplexe Probleme zu finden. Allesamt Methoden, die Unternehmen das Arbeiten in der Digitalisierung erleichtern und es gerade in einschneidenden Zeiten – wie der aktuellen Corona-Krise – erlauben, handlungsfähig zu bleiben.

Agile Methoden im Überblick

Für welche Zwecke eignen sich Scrum®, Kanban, Design Thinking & Co? Wann setzen Unternehmen welche Methode bzw. Arbeitsweise ein? Und wo liegen die Unterschiede zwischen den verschiedenen Ansätzen? Werfen wir einen Blick darauf.

Scrum®: Rahmenwerk für agiles Arbeiten

Der Scrum® Master gehört zu den Top 5 der Berufe mit Zukunft 2020. Als Teil eines agilen Teams, das neben dem Scrum® Master aus dem Product Owner und dem Development-Team besteht, trägt er Verantwortung für den gesamten Scrum®-Prozess. In diesem Prozess werden die Rollen, die in der agilen Zusammenarbeit wichtig sind, zu Beginn zwischen diesen Personen bzw. Personengruppen verteilt. Innerhalb eines sogenannten „Sprints“ soll ein fertiges „Increment“ – ein Produktteil – von höchstmöglichem Wert entstehen. Das Scrum®-Team organisiert sich dabei selbst und arbeitet sehr iterativ – in kleinen Arbeitsschlaufen und festgelegten Zyklen. Dazu stimmt sich das Development-Team im „Daily“ täglich neu ab und bespricht den Fortschritt vom Sprint-Start bis zum Sprint-Ziel.

Das Development-Team arbeitet eigenverantwortlich und entscheidet selbst, wie viele Aufgaben es in den nächsten 24 Stunden, bis zum nächsten Daily, bearbeiten kann. Das Prinzip des Scrum®-Frameworks beruht darauf, dass die Entwicklungsschlaufen hin zu einem fertigen Produkt so kurz wie möglich und so lang wie nötig gehalten werden. Anstelle eines starren Projektplans bildet die Arbeitsgrundlage des Scrum®-Teams das „Product Backlog“. Dieses ist sehr dynamisch und unterliegt ständigen Anpassungen an veränderte Rahmenbedingungen und Kundenbedürfnisse. Stakeholder werden in die Produktentwicklung über das „Sprint Review“-Meeting konsequent mit eingebunden.

Vorteile von Scrum®

Es braucht wenig starre Regeln und die Umsetzung ist sehr zügig und flexibel möglich.

Jeder am Prozess Beteiligte weiß durch die täglichen Meetings, wie der Stand der Dinge ist und auf welche möglicherweise kurzfristig auftretenden Probleme zu reagieren ist.

Scrum® erlaubt als Framework sehr eigenverantwortliches Arbeiten und erhöht dadurch auch die Motivation vieler Beteiligter, weil es keine starren Vorgaben eines bestimmten Pensums gibt, was abzuarbeiten ist. Was bei Scrum® zählt, ist der Teamerfolg, nicht die Ergebnisse jedes Einzelnen.

Durch die kurzen Produktentwicklungszyklen werden Risiken im Vergleich zum gängigen Projektmanagement minimiert und Kosten gesenkt.

Nachteile von Scrum®:

Kanban: Starke Teamarbeit im Projektmanagement

Agiles Arbeiten mit Scrum, Kanban, Design Thinking

Kanban und Scrum® haben viele Gemeinsamkeiten, dienen sie doch beide dem Zweck, komplexe Geschäftsprozesse in kleine, einfach umsetzbare Teilbereiche aufzubrechen. Doch Kanban wird meist eher als Projektmanagementmethode verstanden, die vor allem der Stärkung der Teamarbeit dient. Ein wesentlicher Unterschied liegt darin, dass bei Kanban keine festen Rollen vorgeschrieben sind, wie es bei Scrum® der Fall ist. Bei Kanban wird ein sogenanntes Kanban-Board, auf dem alle zu erledigenden Prozessschritte aufgelistet werden, kontinuierlich gepflegt und befüllt. Es ist vielmehr workflowbezogen. Wenn bei Scrum® ein Sprint erledigt ist, wird ein Scrum®-Board gelöscht und ein neues begonnen.

Wann aber lohnt sich nun Scrum® und wann eher Kanban? Grob zusammengefasst eignet sich bei komplexeren Aufgaben meist Scrum® besser, da es einen stabileren Rahmen aus Regeln vorgibt. Von der Klarheit eines Kanban-Boards profitieren vor allem flexible Teams im Supportbereich, da sie einander schnell und ohne lange Einarbeitung in den Prozess unterstützen können.

Vorteile von Kanban: Freie Kapazitäten im Team können unmittelbar genutzt werden, da im Kanban-Board sofort ersichtlich wird, wo Ressourcen benötigt werden und wo gerade welche nutzbar sind.

Nachteile von Kanban: Es eignet sich weniger für größere Teams, da die Zuständigkeiten dann nur schwer zu überblicken sind.

Lean Management: Ganzheitlich schlanke Prozesse

Lean Management steht als Oberbegriff für verschiedene Möglichkeiten, Prozesse zu verschlanken. Ziel dabei ist es, das Projektmanagement oder die Produktionskette effizienter und kostengünstiger zu machen und dabei keine Ressourcen zu verschwenden. Kanban ist eine Methode, die Teil eines „leanen“ Prozesses sein kann, denn Lean Management bezeichnet nicht nur eine einzelne Veränderung, sondern eine komplette Umstellung entlang der Wertschöpfungskette eines Unternehmens.

Vorteile von Lean Management: Ein konsequent eingeführtes Lean-Management-System erleichtert die Planung von Prozessen und trägt zu einer höheren Kundenzufriedenheit bei. Dank der optimal aufeinander abgestimmten Prozesse profitieren Kunden zum Beispiel von einer kürzeren Wartezeit für das gewünschte Produkt.

Nachteile von Lean Management: Die im Lean Management geforderte Null-Fehler-Toleranz kann als sehr schwer realisierbare Anforderung angesehen werden. Lean Management verlangt dadurch noch mehr die Bereitschaft des Teams, als es einfacher zu implementierende Methoden wie beispielsweise Kanban tun.

DevOps: Mehr Kundennähe dank Direktaustausch

Der agile Ansatz DevOps gilt längst als unverzichtbar, wenn ein Unternehmen in der IT-Anwendungsentwicklung zukunftsfähig aufgestellt sein möchte. Es ist eine Methode, die den Kunden in den Mittelpunkt rückt und dadurch schnelle und zielgerichtete Umsetzung der realen Kundenbedürfnisse ermöglichen soll. In kurzen Zyklen werden Entwicklungen an den Nutzer gegeben und mithilfe des erfolgenden Feedbacks optimiert.

Vorteile von DevOps: Der Entwicklungszyklus von Software wird durch DevOps agil und schlank. Das reduziert Kosten und erlaubt eine zeitnahe Produktion eines von den Nutzern gut angenommenen Produktes.

Nachteile von DevOps: Der Grundgedanke von DevOps verlangt von Entwicklern im Team die Bereitschaft, die eigene Arbeit kontinuierlich bewerten zu lassen, auch wenn sie noch nicht komplett fertiggestellt ist. Auch Kunden müssen sehr aktiv eingebunden werden, um konstruktives Feedback geben zu können. Ein Vorgehen, das für die meisten IT-Abteilungen eine große Umstellung bedeutet.

Design Thinking: Kreative Lösungen für komplexe Probleme

Wie auch DevOps rückt Design Thinking den Kunden in den Mittelpunkt des Geschehens. Es ist ein Ansatz, der Kompetenzen ganz unterschiedlicher Teams bündelt, um so schneller zu einer kreativen und guten Lösung für ein Design zu kommen. Die beteiligten Teammitglieder, die sowohl aus Designern als auch bewusst aus Mitarbeitern ganz anderer Unternehmensbereiche bestehen, befassen sich dabei vor allem mit der Frage, welche Herausforderungen die eigenen Kunden haben, und suchen anschließend nach möglichst vielen Lösungsansätzen für dieses Kernproblem. Anschließend werden die Ansätze in Form von Prototypen auf ihre Praxistauglichkeit überprüft und entweder weiterverfolgt, oder es wird ein Schritt weiter vorne angesetzt und nach weiteren Ideen gesucht.

Vorteile von Design Thinking: Der Ansatz ist schnell erlern- und umsetzbar, es braucht keine komplexen Regeln und keine spezifischen Rollen innerhalb des Teams.

Nachteile von Design Thinking: Der sehr experimentelle Ansatz kommt nicht jedem entgegen und birgt die Gefahr, dass vorschnelle Lösungen umgesetzt werden, bevor eine gute Idee im Prozess entstehen konnte. Auch braucht es eine große Bereitschaft seitens der Designer, Ideen aus einem so stark gemischten Team anzunehmen und umzusetzen.

Die Zukunft vieler Unternehmen ist agil

Welche Methode auch immer die Ihre sein wird, eines steht fest: Die Zukunft ist in vielen Unternehmen ganz oder zum Teil agil. Natürlich kann nicht jeder Bereich auf agiles Arbeiten umgestellt werden, aber bei manchen Prozessen, beispielsweise in den meisten Marketing-Abteilungen, ist es durchaus sinnvoll. Es lohnt sich deshalb sehr, sich mit der einen oder anderen Methode näher zu beschäftigen und in die Kompetenzen der Mitarbeiter im Bereich agile Methoden zu investieren, um Ihr Unternehmen krisen- und zukunftsfest zu machen.

Das Kanban-Board ist ein Hilfsmittel, um die Arbeit im Team zu veranschaulichen und Arbeitsabläufe in Echtzeit sichtbar zu machen. Teams, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten, hilft es, auf einen Blick den Projektfortschritt zu sehen und den Überblick darüber zu behalten, wer gerade welche Aufgaben erledigt und welche Aufgaben noch bearbeitet werden müssen. So können Aufstauungen, Doppelarbeiten oder Leerläufe vermieden werden und die Teamarbeit wird um ein Vielfaches effizienter.

Ursprung und Verwendung des Kanban-Boards

„Kanban“ ist japanisch und steht für „Signalkarte“. Die Methode wurde in den Vierziger Jahren von dem japanischen Automobilhersteller Toyota entwickelt, um die komplexen Prozesse der Autoproduktion im Sinne eines Lean Managements effizient zu gestalten.

Seinen Ursprung fand die Methode also im technischen Umfeld. Aber heute wird Kanban als agile Arbeitsweise in vielen Branchen und Geschäftsbereichen – gerade auch im kreativen Bereich wie dem Marketing – eingesetzt.  Manche Unternehmen nutzen dieses Projektmanagement-Tool auch für komplexere Projekte in Kombination mit agilen Projektmanagementmethoden wie Scrum.

Das Kanban-Tool ist überall dort hilfreich, wo es darum geht, Wertschöpfungsketten und andere wichtige Abläufe zu steuern, anzupassen und zu optimieren. Denn durch die Visualisierung der Aufgaben in Echtzeit entsteht eine hohe Transparenz. Das wirkt sich positiv auf die Kommunikation, die Produktion und schließlich auf die Motivation im Team aus, was wiederum die Produktqualität steigert und letztlich den Kunden zufriedener macht.

Aufbau eines Kanban-Boards

Das Kanban-Board ist so aufgebaut, dass es nicht nur alle in einem Projekt zu erledigenden Aufgaben für alle transparent anzeigt, sondern auch den Arbeitsfortschritt jeder einzelnen Aufgabe. Dafür werden zunächst Spalten angelegt. Diese stehen für die einzelnen Arbeitsschritte, die eine Aufgabe durchläuft. In diesen Spalten werden Karten platziert, auf die jeweils eine zu erledigende Aufgabe geschrieben wird. Im Verlauf des Arbeitsprozesses werden die Karten von der ersten bis zur letzten Spalte verschoben, bis die Aufgabe erledigt ist. Dank dieser sehr reduzierten Darstellung kann jeder sofort den Status quo des Projekts oder einer einzelnen Aufgabe erkennen.

Folgendes Beispiel eines Basis-Kanban-Boards für eine Event-Organisation verdeutlicht den Aufbau und die Funktion eines Kanban-Boards:

Kanban-Board


Vorteile und Nachteile eines Kanban-Boards

Ein Kanban-Board bietet also einen guten Überblick. Ob sich der Einsatz eines Kanban-Boards im eigenen Projekt lohnt, zeigt ein Blick auf die Vor- und Nachteile:

Vorteile Kanban

Hohe Transparenz

Durch die Visualisierung der Aufgaben am Kanban-Board ist leicht zu erkennen, wer gerade welche Aufgabe bearbeitet.

Förderung des Teamworks

Das Team kann sich besser abstimmen und gegenseitig unterstützen, weil auch der Auslastungsgrad jedes Einzelnen sichtbar wird.

Förderung der eigenständigen Arbeit

Jeder zieht sich seine Aufgaben aus dem Kanban-Board selbst und kann selbst bestimmten, wie viele Aufgaben er erledigt und wann. Dadurch lassen sich die Aufgaben optimal ins eigene Zeitmanagement integrieren (siehe Prinzip „Begrenzung“).

Zeitersparnis

Reine Status-quo-Meetings fallen weg. Schließlich kann jeder Mitarbeiter jederzeit die für ihn wichtigen Informationen über den Projektfortschritt dem Kanban

Board entnehmen.

Besseres Arbeitsergebnis

Das Arbeitsergebnis wird durch flüssigere Abläufe, permanente Anpassungen und Optimierungen nachhaltig verbessert.

Sehr flexibel einsetzbar

Man kann das Kanban-Board verwenden, auch wenn man ansonsten nicht agil arbeitet. Ferner ist das Werkzeug auch kombinierbar mit anderen agilen Konzepten.

Höhere Zufriedenheit und Motivation bei größeren Projekten

Am Online-Kanban-Board sieht man sehr gut, was man schon alles geschafft hat und wie man Schritt für Schritt vorangekommen ist. Sichtbare Teilerfolge helfen dabei, bis zum Projektende motiviert zu bleiben.

Nachteile Kanban

Welche Nachteile Kanban haben kann, hängt stark von den individuellen Umständen im Team ab. Vorstellbar ist unter anderem, dass durch die hohe Transparenz, die das Kanban-Board schafft, eben auch „Low Performer“ eher zutage treten. Dies kann dazu führen, dass die betroffenen Mitarbeiter Kanban ablehnen.

So führen Sie in vier Schritten Ihr erstes Kanban-Board ein

Sie möchten mit Ihrem Team in das agile Arbeiten einsteigen oder ein Kanban-Board dafür nutzen, um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern? Dann können Sie mit diesen vier einfachen Schritten ein Kanban-Board einführen und nutzen:

1. Schritt: Physisch versus virtuell? Auswahl des richtigen Kanban-Boards

Wenn Sie ein Kanban-Board verwenden möchten, muss zunächst geklärt werden, ob eine physische Tafel ins Büro gestellt werden soll oder ob ein Online-Tool für das Projekt mehr Sinn macht.

Das physische Kanban-Board

Das-physische-Kanban-Board

Im Ursprung war das Kanban-Board eine simple Tafel mit jeder Menge kleiner Notizzettel. Die gute alte Pinnwand hat den Vorteil, dass sie im Büro hängt und dadurch stets präsent und sichtbar ist. Alle Projektmitglieder müssen jederzeit Zugang zum Kanban-Board haben. Dies ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass es tatsächlich stringent von den Projektmitgliedern genutzt wird. Das „In-die-Hand-nehmen“ der Karten aktiviert die haptischen Sinne und involviert den Nutzer dadurch automatisch stärker. Das physische Board ist jedoch nur bei kleinen Teams bzw. Projekten anwendbar. Sonst leidet aufgrund des begrenzten Platzes auf dem Board die Übersichtlichkeit.

Das Online-Kanban-Board

Es gibt jede Menge unterschiedlicher Online-Kanban-Boards – kostenfreie und kostenpflichtige. Virtuelle Kanban-Boards haben zum einen den Vorteil, dass auch Teams, die nicht zusammen in einem Büro oder Gebäude sitzen, mit der Kanban-Methode arbeiten können. Zum anderen kann die Zeit erfasst und gemessen werden, die für die einzelnen Aufgaben benötigt wird. So können schneller Anpassungen und Verbesserungen im Arbeitsprozess vorgenommen werden.

Tipps für die Nutzung von virtuellen Kanban-Boards

Egal für welche Anwendung Sie sich entscheiden: Wenn Sie in Ihrem Team mit einem virtuellen Kanban-Board arbeiten wollen, sollten Sie darauf achten, dass das Tool von Anfang an eine starke Präsenz erhält – ähnlich wie das physische Board im Büroraum. Sonst besteht die Gefahr, dass es im Arbeitsalltag untergeht und nicht live gepflegt wird. Dann verliert es seine Wirkung.

Tipp 1

Legen Sie sich das Kanban-Board als Standardfenster beim Öffnen Ihres Browsers an. So ist gewährleistet, dass es die erste Anwendung ist, die Sie sehen, wenn Sie Ihren Arbeitstag starten. Damit hat es die Chance, sich als Dreh- und Angelpunkt Ihrer täglichen Arbeit zu etablieren.

Tipp 2

Nutzen Sie das Kanban-Board als Agenda für Ihre Teammeetings. Wenn im Jour fixe Abstimmungen zu aktuellen Aufgaben oder Projekten stattfinden, sollte das Kanban-Board für alle Teammitglieder sichtbar sein und live bearbeitet werden.

Hat sich das Team für die ein oder andere Variante entschieden, geht es im nächsten Schritt darum, die Kanban-Tafel aufzubauen und zu strukturieren.

2. Schritt: Erstellen Sie Ihr erstes Kanban-Board

Zum Einstieg in das Arbeiten mit Kanban-Boards empfiehlt es sich, die Ursprungsvariante zu verwenden. So fällt Ihnen der Aufbau und die Einführung in den Arbeitsalltag leichter. Denn oft besteht die größte Herausforderung für das Team darin, die alte Vorgehensweise abzulegen und sich auf diese neue Form der Zusammenarbeit einzulassen. Wenn es dann gleich am Anfang zu kompliziert wird, kann es schnell zur Ablehnung innerhalb des Teams kommen. Oder das frisch eingeführte Tool wird einfach ignoriert und liegt brach.

Bevor das Team nun beginnt, mit dem Kanban-Board zu arbeiten, sollten sich alle Teammitglieder über die Kanban-Prinzipien bewusst und einig sein.

3. Schritt: Die Kanban-Prinzipien befolgen

Visualisierung

Das Kanban-Board fasst alle für das Projekt relevanten Aufgaben zusammen und stellt diese übersichtlich dar. Der Prozessfortschritt wird durch das Wandern der Karten von links nach rechts visualisiert.

Begrenzung der Aufgaben pro Spalte

Jede Station (Spalte) sollte auf eine bestimmte Anzahl von Aufgaben begrenzt werden. Somit vermeidet das Team ein Aufstauen von Aufgaben an einer bestimmten Station (Flaschenhals-Problem). Der Wertschöpfungsprozess bleibt im Fluss. Dahinter steht zudem die Überzeugung, dass es bei Multitasking letztendlich mehr Zeit kostet, die einzelnen Aufgaben zu erledigen, als bei einer Bearbeitung nacheinander. Das heißt, das Team legt vorab fest, wie viele Aufgaben in jeder Spalte des Kanban-Boards maximal liegen dürfen. Diese Zahl darf dann nicht überschritten werden. Wenn beispielsweise gerade die Aufgaben mit dem Status „in Bearbeitung“ ihren Maximalwert erreicht haben, darf man sich kein weiteres Ticket aus der vorgelagerten Spalte „To Do“ ziehen, sondern muss erst eine Aufgabe erledigen. Diese erhält dann den Status „Done“ und es entsteht in der Spalte „Doing“ wieder Platz für eine neue Aufgabe.

Inkrementelles Vorgehen

Inkrementelles Vorgehen meint das sukzessive Abarbeiten der Aufgaben gekoppelt mit dem Verschieben der Karten von Spalte zu Spalte. Dadurch wird die Arbeit effizienter, das Team erzielt schneller Resultate, und Probleme oder Fehler können frühzeitig erkannt und behoben werden.

Qualitätsmanagement (Kontrolle, Anpassung, Verbesserung)

Mit Hilfe des Kanban-Boards lässt sich sehr gut kontrollieren, an welchen Stellen im Prozess oder Projekt es stockt oder wo es Leerlauf gibt. Ebenso kann man messen, wie lang die Bearbeitungszeiten bestimmter Aufgaben oder innerhalb einer Station sind. So lassen sich Prozesse besser steuern und es können schnell Anpassungen vorgenommen werden:

Die Möglichkeit, Blockaden im Arbeitsprozess sofort erkennen zu können, führt zu einer schnellen Reaktionsfähigkeit – was wiederum zu einer Verbesserung der Arbeitsqualität und des Arbeitsergebnisses beitragen kann.

4. Schritt: Loslegen!

So, nun kennen Sie die grundlegenden Eigenschaften eines Kanban-Boards, seinen Nutzen sowie seine Vor- und Nachteile. Sie wissen, wie Sie es erstmalig ohne allzu großen Aufwand und ohne Kosten ausprobieren und anwenden können. Viele gute Gründe, um jetzt loszulegen! Viel Spaß dabei!

In unserem ersten Artikel des zweiteiligen Guides zu Agilität im Unternehmen haben wir die wichtigsten sechs Schritte angesprochen, die du brauchst, um agiler zu arbeiten. Erfahre in diesem Artikel von Dozent Jörg Doebler nun, wie es nach Schritt 6 weitergeht und warum du das Agile Manifest unbedingt kennen solltest, bevor du loslegst.

7. Schritt für agiles Arbeiten: Schaffe ein Kunde-Dienstleister-Team

Beispiele für agiles Arbeiten sind sehr vielseitig und individuell. Doch eines ist immer gleich: Agilität verändert nicht nur die Zusammenarbeit im Kreis der Mitarbeiter, sondern definiert auch das Verhältnis von Kunden zu Dienstleistern neu. Hier ist es nicht mehr so, dass ein Kunde lediglich einen Auftrag gibt und auf ein Ergebnis wartet. Erfolgreiche agile Projekte benötigen eine regelmäßige Kommunikation auf Augenhöhe zwischen Kunden und Unternehmen. Diese Zusammenarbeit beeinflusst das komplette Projektergebnis positiv, denn während die Dienstleister in der Regel Expertenfür Strategie, User Experience, Design und technische Umsetzung sind, kann der Kunde seine internen Prozesse und Anforderungen sowie die Zielgruppe besonders gut einschätzen. Nur wenn dieses Wissen zusammenkommt, können nutzerzentrierte Produkte entstehen, die alle Stakeholder zufriedenstellen.

Hilfreich ist es, auf Kundenseite feste Ansprechpartner zu definieren, die für kurzfristige Fragen und Entscheidungsprozesse ansprechbar sind. Der große Vorteil für den Kunden ist das exzellent auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmte Produkt-oder Dienstleistungsergebnis.

8. Schritt für agiles Arbeiten: Verändere Raumkonzepte

Agiles Arbeiten ist enorm kommunikativ. Diese Kommunikation funktioniert nur dann optimal, wenn es räumliche Rahmenbedingungen gibt, die sie fördern und unterstützen. Für agile Projektteams können das separate Besprechungsbereiche sein oder generell ein gemeinsames Projektbüro statt der Verteilung in verschiedene Abteilungen. Letzteresist klassisch der Normalfall, doch agiles Arbeiten wird vor allem dann erfolgreich, wenn nicht Entwickler bei Entwicklern und Sachbearbeiterbei Sachbearbeitern sitzen, sondern das Team zusammenkommt. Diese Möglichkeiten der Kommunikation auf kurzem Wege nennt man Advantageous environmental Conditions. Wenn du förderliche Raumsituationen schaffen möchtest, kannst du dich beispielsweise am Agilometer aus dem PRINCE2 Agile® Framework orientieren. Das Tool beleuchtet sechs verschiede Bereiche eines Projektes und zeigt auf einer Skala von 1 (schlecht) bis 5 (sehr gut) an, wie stark die Agilität in verschiedenen Bereichen vom Level der Zusammenarbeit bis zu den Umgebungsbedingungen ausgeprägt ist. Dies gibt Orientierung für mögliche Veränderungen und zeigt nicht nur auf, wann der Change hin zu mehr Agilität im Unternehmen Sinn macht, sondern auch wie agiles Arbeiten ganz konkret umgesetzt werden kann.

9. Schritt für agiles Arbeiten: Berücksichtige alle Projektbereiche

Wenn über agile Projekte gesprochen wird, sehen viele nur die technische Umsetzung. Doch auch die Kreation gehört untrennbar zum Projekt hinzu und sollte deshalb von Anfang an berücksichtigt werden. Angenommen, das agile Team besteht nur aus Entwicklern, das Produkt für den Kunden wurde bereits fertig konzipiert und designt und mitten in der Entwicklung fällt auf, dass wichtige Komponenten nicht definiert wurden. Nun ist aber kein Designer greifbar. In diesem Fall stockt das ganze Projekt. Sinnvoller ist es daher, von Beginn an auf Crossfunctional Teams zu setzen, die eben nicht nur aus Entwicklern, sondern aus Vertretern aller benötigten Bereiche bestehen.

10. Schritt für agiles Arbeiten: Implementiere Feedback-Phasen

10. Schritt für agiles Arbeiten: Implementiere Feedback-Phasen

Ohne regelmäßiges Feedback funktioniert agiles Arbeiten nicht. Denn je besser die Feedback-Phasen genutzt werden, umso effizienter werden die Abläufe und umso besser das Endprodukt. Eine der zentralen Rahmenbedingungen beim agilen Arbeiten bedeutet vereinfacht ausgedrückt deshalb: Jeder reviewt in jeder Projektphase alles.

11. Schritt für agiles Arbeiten: Nutze Fehler zur Verbesserung

Agile Workflows erfordern Umdenken, auch in Sachen Fehlertoleranz. Denn zwangsläufig ist es im dynamischen Prozess so, dass ein hohes Fehlerrisiko besteht. Gerade im Change und zu Beginn neuer Arten der Projektarbeit kann es zu Fehlern kommen. Doch jeder einzelne Fehler bietet die Chance auf eine weitere Verbesserung. Und jede Verbesserung sorgt für höhere Zufriedenheit auf Kunden- wie auch auf Unternehmensseite.

12. Schritt für agiles Arbeiten: Kenne das Agile Manifest

Im Agilen Manifest, das 2001 von einer Gruppe aus namhaften Softwareentwicklern.. den Begründern des Scrum®-Frameworks, definiert wurde, werden Verhaltensregeln und Werte definiert. Diese sollen agilen Teams bei der Umsetzung ihrer Projekte helfen. Die Original-Prinzipien des Agilen Manifestes findest du hier. Du kannst diese für dich und dein Team nutzen oder eigene Regeln definieren. Wichtig ist, dass es Regeln gibt, an denen sich alle Beteiligten orientieren können, denn sie schaffen die Grundlage einer erfolgreichen agilen Zusammenarbeit.

So beginnst du mit agilen Arbeitsweisen

Agiles Arbeiten ist ein Prozess. Eingespielte Prozesse, die seit vielen Jahren nach festen Strukturen ablaufen, können und sollten nicht plötzlich umgeworfen werden. Der Wandel hin zum agilen Arbeiten ist also ein stetig fortschreitender und sich auch stetig wandelnder. Essenziell sind der Wandel der Unternehmenskultur und die Schaffung von gemeinsamen agilen Wertvorstellungen und Prinzipien auf allen Hierarchieebenen, von der Führungsriege bis hin zum Mitarbeiter 4.0.

Hilfreich ist es, nicht alles auf einmal zu verändern, sondern eine Maßnahme nach der anderen umzusetzen. Dabei lernt man, was funktioniert und was nicht,und kann darauf aufbauen. Die Regeln des Agilen Manifestes können hier eine erste Orientierung geben. Insgesamt lohnt es sich nachhaltig, agiles Denken und Handeln Schritt für Schritt zu erlernen und zu etablieren. Ausgebildete Experten wie Scrum® Master helfen bei der Umsetzung und sorgen dafür, dass die Transformation hin zum agilen Arbeiten möglichst effizient gelingt.

Agiles Arbeiten – in den letzten Jahren war dieser Begriff in mehr und mehr Unternehmen zu hören und ist dabei fast zum aufgebauschten Buzzword mutiert. Kaum ein Unternehmen behauptet heute nicht, dass es agil arbeitet. Doch was bedeutet agiles Arbeiten konkret und wie setzt du dieses um? Unser Dozent Jörg Doebler beantwortet es dir in unserem zweiteiligen Guide.

Warum reden alle vom agilen Arbeiten?

Warum überhaupt ist agiles Arbeiten zum Trend geworden und warum sprechen so viele Unternehmen davon? Fakt ist, dass klassische Arbeitsweisen in der Digitalisierung von vielen Firmen immer häufiger hinterfragt werden und der Wunsch nach einer Weiterentwicklung zur agilen Arbeitsweise immer drängender wird. Dennoch ist es nicht möglich, mal eben auf agiles Arbeiten umzustellen, denn das ist immer ein Prozess. Die Entwicklung hin zu agilem Arbeiten braucht Erfahrung und Zeit. Nur dann gelingt die Transformation gut. Doch diese Veränderung lohnt sich, denn agil zu arbeiten ist kein Trend, sondern die Zukunft erfolgreicher Unternehmen in der digitalen Transformation.

Was ist agiles Arbeiten?

Wann aber spricht man überhaupt von agilem Arbeiten? Wann macht agiles Arbeiten Sinn? Welche Methoden gibt es? Und ist die Arbeit bereits agil, wenn sie in Sprints abläuft? Die einfache Antwort auf die letzte Frage ist: nein!

Rahmenbedingungen sind nie identisch, sondern von Projekt zu Projekt unterschiedlich,und deshalb lassen sich auch Arbeitsweisen nicht nach einem starren Muster umstellen. Übergreifend kann eine Definition von agilem Arbeiten lauten: Agiles Arbeiten ermöglicht eine schnelle Reaktionsfähigkeit, einen effizienten Umgang mit Ressourcen und flexible Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Agiles Arbeiten macht deshalb so viel Sinn, weil es statt behäbiger und starrer Prozesse auf dynamische Abläufe setzt. Immer dann also, wenn sich Dinge im Projektverlauf ändern können, und das ist in der Digitalisierung die Regel, lohnt es sich, agil zu arbeiten. Doch damit das gelingt, müssen verschiedene Rahmenbedingungen geschaffen werden.

Erfolgsfaktoren für agiles Arbeiten

Wir haben zwölf Schritte auf dem Weg zum agilen Arbeiten definiert. Diese Schritte sind dabei keine Patentlösung für jedes Projekt in jedem Unternehmen, aber eine von uns erprobte und bewährte Strategie, die du für dich nutzen und anpassen kannst. In diesem Artikel erklären wir dir die ersten sechs.

1. Schritt für agiles Arbeiten: (Er)kläre die Begrifflichkeiten

Wenn ein Unternehmen agiles Arbeiten einführen möchte, ist es wichtig, dass jeder in der Firma dasselbe Verständnis davon hat, was der Begriff „agil“ bedeutet. Ist das nicht der Fall, können sich daraus negative Folgen ergeben: Wir haben bereits Kollegen erlebt, die unter agilem Arbeiten verstanden, auf jegliche Konzeption, Planung und Regeltermine in einem Projekt zu verzichten und stattdessen einfach drauflos zu arbeiten und zu sehen, was passiert. Dass diese Vorgehensweise alles andere als entspannt lief, kannst du dir sicherlich vorstellen. Und auch, dass das Vertrauen in agiles Arbeiten dadurch nicht gerade wächst.

Manch einer hat von einer Methode des agilen Arbeitens, beispielsweise Scrum®,schon einmal gehört, denkt aber, es handle sich um eine Methode, die nur den Entwicklern vorbehalten sei. Auch diese Vermischung der Begrifflichkeiten erschwert den Übergang zu agilem Arbeiten. Scrum® und agiles Arbeiten sind nicht gleichzusetzen.

Scrum® ist also nur ein mögliches Framework für agiles Arbeiten. Man kann auch agil arbeiten, ohne Scrum® einzusetzen. Umkehrt bedeutet allein die Tatsache, dass man das Regelwerk von Scrum® befolgt, noch lange nicht, dass man wirklich agil arbeitet.

3. Schritt für agiles Arbeiten: Etabliere das Pull-Prinzip

2. Schritt für agiles Arbeiten: Schaffe agile Rollen

Wenn du agil arbeiten möchtest, solltest du dich von klassischen Rollen eines Projektmanagers verabschieden und dich für agile Rollen öffnen. In Scrum® sind z. B. folgende Rollen definiert:

Dazu kommen weitere Stakeholder wie z. B. die Endnutzer oder Beteiligte auf Kundenseite. Weitere Rollen gibt es nicht, weil diese nicht benötigt werden.

Wo also ist der klassische Projektmanager? In Scrum® fällt diese Rolle schlichtweg weg. Die Verantwortung für den Projekterfolg liegt nicht mehr bei einer Person, sondern bei einem Team aus mehreren Rolleninhabern. Dies dient auch der Kommunikation zwischen Projektteam und Kunden, denn je weniger Rollen zwischengeschaltet werden, desto effizienter wird die Kundenkommunikation.

Es ist wichtig, dass jede Rolle für sich steht und keine die Verantwortung eines Projektmanagers aufgebürdet bekommt, weil dadurch zwangsläufig Aspekte einer Rolle vernachlässigt werden müssten. Außerdem haben verschiedene Rollen zuweilen gegensätzliche Interessen: Während der Product Owner daran interessiert ist, dass das richtige Produkt bestmöglich abgeliefert wird und im stetigen Austausch mit allen Stakeholdern steht, muss der Scrum® Master unter anderem sicherstellen, dass das Team nicht überlastet oder bei der Arbeit behindert wird. Der Scrum® Master hat demnach inhaltlich nichts mit dem Produkt zu tun.

Bei größeren Projekten oder Unternehmen, die doch etwas mehr Kontrolle im Sinne eines klassischen Projektmanagements benötigen, gibt es mittlerweile auch agile Projektframeworks wie z. B. PRINCE2 Agile®, die die klassische Welt mit der agilen Welt verbinden und auch die Rollen dementsprechend verbinden.

3. Schritt für agiles Arbeiten: Etabliere das Pull-Prinzip

In einem Unternehmen werden häufig mehrere Projekte für mehrere Kunden gleichzeitig bearbeitet. Dabei entsteht die Herausforderung, die anfallende Arbeit möglichst effektiv auf alle Mitarbeiter zu verteilen. Der klassische Ansatz ist dabei die Ressourcenplanung, das sogenannte Push-Prinzip: Projektmanager erstellen Pläne für mehrere Tage oder Wochen und teilen Mitarbeitern Projekte bzw. Aufgaben zu. Dabei muss viel Zeit in die Planung und Abstimmung investiert werden. Solche Planungen haben ein hohes Risiko, denn sie funktionieren nur, wenn alle Zeitschätzungen wie angenommen zutreffen. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass solche Pläne in der Realität nur selten ganz aufgehen:

All das führt dazu, dass ein Plan nicht wie geschätzt eingehalten werden kann. Es kommt zu erhöhter oder ungleicher Arbeitsbelastung, Stress und Verzögerungen. Wer agil arbeiten möchte, sollte sich von diesem Push-Prinzip verabschieden und stattdessen das Pull-Prinzip anwenden.

Was ist das Pull-Prinzip?

Im Gegensatz zum direkten Zuteilen einer Aufgabe an einen bestimmten Mitarbeiter legen Mitarbeiter beim Pull-Prinzip eigenständig fest, wann sie welche Aufgabe bearbeiten. Dies sichert eine gleichmäßige Auslastung der Mitarbeiter und eine möglichst selbstbestimmte Arbeitsweise zu. Doch damit ein Projekt gelingt, brauchen Mitarbeiter stets eine klare Information darüber, wie der aktuelle Stand des Projektes ist. Diesen Projektstand kannst du beispielsweise mithilfe eines Kanban-Boards visualisieren, auf dem für alle anfallenden Aufgaben der aktuelle Bearbeitungsstand ersichtlich ist. Außerdem gibt es folgende Voraussetzungen, damit das Pull-Prinzip gelingt:

4. Schritt für agiles Arbeiten: Bilde konstante Teams

Agile Teams sollten vor allem konstante Teams sein, die sich im besten Fall selbst gefunden haben. Denn nur feste Teams können sich optimal entwickeln und ihre Geschwindigkeit halten oder sogar steigern, indem sie voneinander lernen, ihre Prozesse und Kommunikation aufeinander abstimmen, durch Retrospektiven Probleme identifizieren und sie lösen.

Um diese effektiven Teams von Kollegen, die gut miteinander arbeiten können, nicht wieder zu zerreißen und damit jegliche Lern- und Routineeffekte zu eliminieren, sollten demnach für anstehende Projekte nicht einzelne Personen, sondern konstante Teams eingeplant werden. Es ist allerdings illusorisch, ein komplettes Unternehmen kurzfristig über alle Projekte in konstante Teams aufzuteilen, die gleich gut ausgelastet sind. Möglicherweise möchte auch nicht jeder dauerhaft mit denselben Kollegen in einem Team zusammenarbeiten. Hier gilt es,eine Balance zu finden, die für alle Beteiligten funktioniert.

5. Schritt für agiles Arbeiten: Erstelle agile Angebote

5. Schritt für agiles Arbeiten: Erstelle agile Angebote

In der Regel sieht die Angebotsphase zwischen Kunden und Unternehmen so aus: Der Kunde möchte ein Produkt haben, berichtet, welche Anforderungen er an das Produkt stellt,und bittet um ein Angebot für die Produktentwicklung. Beide Parteien investieren Zeit- und Arbeitsaufwand, um möglichst detaillierte Angaben zu machen und Missverständnissen vorzubeugen. Doch oft ist es so, dass diese Vorab-Absprachen nicht in Stein gemeißelt sind, weil sich der Markt bis zum Projektende ändert oder sich die Kundenanforderungen wandeln.

Im Projektmanagement spricht man dann davon, dass ein Projekt „out of scope“ist, also nicht mehr innerhalb des vorher abgesteckten Zieles liegt. Die Gründe dafür können sehr vielfältig sein:

oder keinen Sinn ergibt.

Je klarer das Angebot zu Beginn definiert wird, umso schwieriger wird es, im Projektverlauf zu reagieren und Änderungen zu realisieren. Sinnvoller ist es daher, im Angebot keine genauen Liefergegenstände festzulegen, sondern geleistete Arbeitsaufwände abzurechnen (sog. Time-and-Material-Verträge). Erst dadurch wird ermöglicht, ein Projekt wirklich agil durchzuführen. Wie viel und was der Kunde für sein Geld bekommt, bestimmt er im Projektverlauf maßgeblich selbst mit, indem er die Liste seiner Anforderungen zusammen mit dem Team aktuell hält und regelmäßig neu priorisiert. Diese eher iterative statt klassisch lineare Vorgehensweise erfordert natürlich auch die Bereitschaft des Kunden, agil zusammenzuarbeiten. Eine zumindest grobe Zeitschätzung, die vorab kommuniziert wird, erleichtert es diesem, diese Bereitschaft aufzubringen.

Auch hier zeigt sich wieder die Rolle des Teams. Je länger ein Team bereits besteht, umso präziser werden die Schätzungen der eigenen Geschwindigkeit (Velocity) und umso geringer die Unsicherheiten auf Kundenseite.

6. Schritt für agiles Arbeiten: Binde Stakeholder frühzeitig ein

Oft sind Angebotsphase und Projektumsetzung voneinander isoliert. So kümmert sich z. B. ein New-Business-Team um neue Projekte und das Projektteam wird das erste Mal mit den Details konfrontiert, wenn die Umsetzung beginnen soll. Dadurch sind Konflikte in der Umsetzung vorprogrammiert. Deshalb ist es beim agilen Arbeiten unerlässlich, Stakeholder so früh wie möglich zu involvieren. Ein agiles Team sollte also von Beginn an alle Stakeholder und deren Anforderungen kennen, um z. B. die Anzahl der benötigten Sprints zu planen. Jeder am Projekt Beteiligte braucht absolute Klarheit, damit das Projekt erfolgreich verlaufen kann.

Die ersten sechs wichtigen Erfolgsfaktoren für agiles Arbeiten kennst du nun bereits. Im zweiten Teil des Artikels  erklären wir dir, wie du ein perfektes agiles Team aus Kunden und Projektteam bildest und was es mit dem bereits kurz erwähnten Agilen Manifest auf sich hat. Lies ihn dir unbedingt durch, wenn du selbst agil arbeiten möchtest.

Die Methode PRINCE2® zählt zu den führenden Ansätzen im Projektmanagement. Was ist PRINCE2® konkret, wie unterscheidet es sich von anderen Ansätzen und was hat beinhalten die vier Bausteine von PRINCE2® im Kern? Wir geben einen kompakten Überblick.

PRINCE2®: Strenge Regeln, klarer Nutzen

PRINCE2®, die Methode aus dem Joint Venture AXELOS, gehört zu den klassisch orientierten Projektmanagementmethoden. Im Gegensatz zu den immer stärker zunehmenden agilen Ansätzen wie Scrum® setzt das Projects in Controlled Environments darauf, Projekte zu Beginn in einzelne Arbeitspakete aufzuteilen und das Projekt in einen sehr kontrollierten Rahmen zu fassen. Es ist eine Methode, die Projekte in feste Phasen aufteilt, konkret in eine Vorbereitungsphase, eine Initiierungsphase, die nachfolgende Phase und die abschließende letzte Phase und alle Teilbereiche eines Projektes unter ein Dach bringt.

Unter den klassischen Projektmanagementmethoden ist es die mit den wohl strengsten Regeln und Vorgaben. Der Projektmanager trägt nur in einem eng vorgegebenen und klar abgesteckten Bereich Verantwortung für das Projekt, weitere Verantwortliche werden eng mit eingebunden. Trotzdem ist es vor allem aber auch ein praktisch anwendbarer Ansatz, der gut steuerbar ist und sich mit der wesentlichen Frage beschäftigt: Wie gehen wir ein Projekt an? Dazu werden Interessen aller Beteiligter, dem Unternehmen, dem Benutzer und dem Lieferanten in Relation zueinander gesetzt und tragen am Ende zum Projekterfolg bei.

PRINCE2® goes agile

Zu starr, zu unflexibel und zu eng sei das Korsett klassischer Projektmanagementmethoden, monieren Projektverantwortliche immer wieder. Oft liegen sie damit gerade im Fall zunehmend digitaler Projekte auch richtig, doch der PRINCE2®-Ansatz ist deutlich flexibler, als es die strikten Vorgaben zunächst vermuten lassen. Spätestens seit der Entwicklung der Methodenerweiterung PRINCE2® Agile, die die Vorteile des klassischen Projektmanagements mit solchen der agilen Methoden verknüpft, hat sie sich für moderne, schnelle und auch wankelmütige Projekte geöffnet. Gerade diese Kombination verspricht ein schlagkräftiges Projektmanagement, das auf bewährten Ansätzen des klassischen PRINCE2®-Prinzips basiert und dieses um agile Ansätze ergänzt.

Agile ist hier also kein eigenes Framework, sondern eine reine Methodenergänzung des bewährten Prinzips. Gerade auf dieses bewährte Prinzip setzen zahlreiche Unternehmen nach wie vor – die Kenntnis beider Ansätze in Kombination dürfte daher zu den wohl vielversprechendsten Qualifizierungen für Projektmanager gehören. Wer noch keinerlei Vorkenntnisse in der Methode hat, ist mit einer grundlegenden PRINCE2®-Zertifizierung zunächst besser beraten und kann den agilen Ansatz gegebenenfalls ergänzen.

PRINCE2® goes agile

Vier Bausteine von PRINCE2®

Strenge Vorgaben ermöglichen zuverlässige Planungen – so der Ansatz der Methode. Das Framework basiert auf vier Elementen, die sogenannten vier Bausteine von PRINCE2®, die ineinandergreifen. Konkret handelt es sich um:

Erfahrung ist hier Trumpf

Bei einem so komplexen aber auch enorm praxistauglichen Ansatz wie PRINCE2® ist Erfahrung immer von großem Vorteil. Daher definiert AXELOS auch drei verschiedene Grade innerhalb der möglichen Zertifizierungen. Inhaber der Foundation Zertifizierung sind in der Lage in Projekten mitzuwirken, Practitioner erhalten einen bewusst praxisnahen Fokus, den sie auf ihr eigenes Projektumfeld übertragen können. Und Absolventen des PRINCE2® Agile Lehrgangs profitieren von der modernen Erweiterung um heute wichtige agile Ansätze.

Möchten Sie mehr über die einzelnen Kurse erfahren, informieren Sie sich gerne über unsere Weiterbildungen.

Alle sprechen nur noch von agilen Projekten und loben die Vorteile der Agilität. Kein Mensch scheint heute noch klassisches Projektmanagement zu betreiben. Warum ist das eigentlich so, welche Vorteile hat agiles Handeln und wie können Sie umsteigen? Wir geben einen Überblick!

Agil, agiler, erfolgreich

Nicht nur in der IT sind agile Projekte zum Maß aller Dinge geworden. Hier zweifelsohne in besonderem Maße, aber auch in anderen Branchen ist das Prinzip der Agilität auf dem Vormarsch. Grund dafür ist ihr einfaches Grundprinzip. Denn dass Projekte, gleichwohl aus welchem Bereich sie konkret stammen, flexibel und auch kurzfristig umgesetzt werden können, zählt zu einem der größten Vorteile der Agilität. Agil Handeln bedeutet im besten Sinne also schneller erfolgreich zu sein. Kein langes Aufstellen der Rahmenbedingungen, kein schrittweises Vorgehen nach einem festgelegten Plan, sondern schlichtes Work In Progress (WIP). Nicht alles muss am Anfang stehen, vieles kann auch erst wachsen und sich entwickeln. Ein Grundprinzip, das vor allem eines erfordert: Umdenken! Dann aber erwarten Sie große Vorteile. Denn agile Methoden sind in der Regel deutlich:

Agilität verlangt Mut

Das klassische Projektmanagement nach dem Phasenmodell haben viele Projektleiter quasi mit der Muttermilch aufgesogen. Und es entspricht auch nur allzu gut der deutschen Mentalität, erst handfeste Fakten zu schaffen, bevor der erste Schritt gegangen wird. Ein Haus ohne solides Fundament ist schließlich auch dazu verdammt, als absturzgefährdete Baracke zu enden, oder nicht? Nicht unbedingt, denn die Vorteile der Agilität können ein ebenso sattelfestes Projekt herausbilden, wenn das selbige richtig angegangen wird. Agiler werden, erfordert ein Umdenken und zwar ein massives, aber das tut unsere zunehmend digitalisierte Arbeitswelt ohnehin. Agile Methoden stehen in völligem Gegensatz zu den altbewährten klassischen Projektphasen, die wir jahrzehntelang auf einen Sockel gestellt haben. Immer seltener lohnt es sich, im Vergleich klassisches vs. agiles Projektmanagement noch zu Gunsten der älteren Vorgehensweise zu entscheiden. Und einen Mittelweg gibt es praktisch nicht. Wer agil werden will, sollte keine halben Sachen machen. Ein bisschen agil ist wie ein bisschen Wärmeschutz am Bau – das bringt nicht viel. Wenn Sie im Unternehmen die großen Vorteile der Agilität ernten möchten, ist ihre erste Investition Mut, sich in unbekannte Gefilde zu begeben. Und auch ein wenig Pioniergeist schadet nicht.

Wechsel von klassisch zu agil als Gemeinschaftsprojekt

Ihr Mut ist da und nicht so leicht zu erschüttern? Dann können Sie die Umstellung angehen. Wichtig ist hier vor allem, sich nicht zögerlich auf neues Parkett zu begeben, sondern einen ganzheitlichen Begeisterungssturm in der Belegschaft zu entzünden. Erst wenn die Funken sprühen – wenn wirklich auch der letzte Mitarbeiter von den Vorteilen der Agilität und den unglaublichen Potenzialen agiler Methoden überzeugt ist – können Sie gemeinsam brennen und den Umstieg schaffen. Und gerade das ist häufig die größte Hürde. Wie in einer empirischen Untersuchung von Hays Recruiting experts worldwide herauskam, verhindert vor allem das Silodenken der einzelnen Abteilungen in rund 72 % der Unternehmen einen gelungenen Umstieg. Die Skepsis ist also groß. Sie können diese Hürde aber überwinden, indem Sie sich einen gewissen Vertrauensvorschuss erarbeiten. Hier kommt wieder die IT-Abteilung ins Spiel, denn sie eignet sich hervorragend für den Beginn einer agilen Unternehmenskultur. Fangen Sie hier an und zeigen Sie anderen Abteilungen, dass es funktioniert.

Damit es funktioniert, kommt auch das agile Projektmanagement aber nicht völlig planlos daher. Gerade zu Beginn, wenn Sie ihre ersten agilen Projekte aus der Taufe heben möchten, brauchen Sie ein grobes Konstrukt, an dem Sie sich entlanghangeln können. Stellen Sie sich folgende Fragen:

Ihre Erfolgsstrategie für den agilen Start

Gerade der Punkt „Wer kann uns coachen?“ ist ein enorm wichtiger. Wenn in Unternehmen noch keinerlei Erfahrung zum Thema vorhanden ist, lohnt sich das Engagement eines externen Coachs. Alternativ können Sie in den eigenen Reihen Experten ausbilden. Eine Qualifizierung als Scrum® Master ist hier die derzeit wohl gefragteste und vielversprechendste Option. Sind nun folgende Dinge geklärt:

kann er beginnen, Ihr Umstieg auf agile Methoden. Und damit auch das Ernten der eingangs erwähnten Vorteile der Agilität. Ernten Sie diese lieber früher, denn völlig um sie herum, kommen Sie in Zeiten von Arbeit 4.0 aller Voraussicht nach nicht.