Vorträge und Lehrveranstaltungen müssen längst nicht mehr zwingend physisch stattfinden. Wie du virtuelle Klassenräume für Meetings und Webinare nutzen kannst und welches Tool sich am besten für dein Vorhaben eignet, zeigen wir im Tool-Vergleich in diesem Artikel.

Was ist ein virtueller Klassenraum

Nicht erst seit die Corona-Pandemie die ganze Welt und damit auch das Arbeitsleben durcheinandergewirbelt hat, gibt es virtuelle Klassenräume. Aber spätestens seitdem im Frühjahr 2020 viele Berufstätige übergangsweise ins Home-Office wechseln mussten, ist das Interesse an diesen rapide angestiegen. Doch worum handelt es sich dabei überhaupt?

In einem virtuellen Klassenraum kannst du Veranstaltungen wie Vortragsreihen oder Seminare ganz einfach online abhalten. Dies lohnt sich nicht nur für Fernhochschulen und berufliche Online-Weiterbildungen, wie wir bei karriere tutor® sie anbieten. Auch in anderen Unternehmen profitierst du von einer solchen Software. Ob Marketer, Selbstständiger oder Mitarbeiter in einem generell dezentral organisierten Unternehmen: Eine Software für ein virtuelles Klassenzimmer hat zahlreiche Vorteile. So kannst du diese beispielsweise nutzen:

Organisatoren und Teilnehmer benötigen lediglich einen Internetzugang und ein entsprechendes Endgerät mit Lautsprecher und Mikrofon sowie die entsprechende Software bzw. einen Webbrowser. Ist dies gegeben, können sie sich ganz einfach ortsunabhängig online miteinander treffen und austauschen, gemeinsam lernen oder Projektabläufe besprechen.

Welche Tools für virtuelle Klassenräume gibt es?

Werfen wir nun einen genaueren Blick auf die bekanntesten Tools, ihre Funktionen sowie Vor- und Nachteile.

Adobe Connect

Das virtuelle Klassenzimmer von Adobe Connect wird von Firmen jeder Größe genutzt. Diese Webkonferenzsoftware ermöglicht eine Teilnahme von mehreren Hundert Personen in einem einzigen virtuellen Raum und läuft dabei vergleichsweise stabil. Der Vorteil dieses Tools ist vor allem sein einfacher Zugang. Lediglich der Organisator der Online-Veranstaltung braucht Adobe Connect als Software. Die Teilnehmer selbst können über den Adobe Flash Player, der bei den meisten PCs bereits vorinstalliert ist, beitreten. Nachteil dieses Tools ist die komplexe Oberfläche, die zwar viele Funktionen beinhaltet, aber nicht sehr intuitiv bedienbar ist.

Fazit: Wenn du größere Online-Veranstaltungen planst und das virtuelle Klassenzimmer regelmäßig nutzt, lohnt sich die umfangreiche Einarbeitung. Für Einzelselbstständige und kleine Teams ist Adobe Connect eher überdimensioniert.

BigBlueButton

BigBlueButton ist eine Open-Source-Software und deshalb kostenlos nutzbar. Allerdings benötigst du einen Linux-Server, wenn du mit diesem Tool einen virtuellen Klassenraum einrichten möchtest. Genutzt wird die Software vor allem von Schulen, Universitäten und privaten Weiterbildungsakademien. Der Vorteil von BigBlueButton ist vor allem die Tatsache, dass es als datenschutzkonforme Lösung gilt. Allerdings ist die Teilnehmerzahl begrenzt – maximal 100 Menschen können an einem Meeting teilnehmen. Für die Einrichtung des virtuellen Klassenzimmers benötigst du als Organisator einen Server, der in Deutschland oder in der EU steht.

Fazit: Für langfristige, kostenlose Nutzung durchaus geeignet; für dynamische Veranstaltungen, bei denen viel Screen-Sharing benötigt wird, oftmals zu instabil.

Edudip

Das virtuelle Klassenzimmer von Edudip wird für Videokonferenzen und als Trainingstool für Mitarbeiter genutzt. Da es sich um eine browserbasierte Lösung handelt, brauchst du keine zusätzliche Installation einer Software auf dem Rechner. Hier liegt auch der große Vorteil von Edudip, denn sowohl Moderatoren als auch Teilnehmer betreten und verlassen die Veranstaltung direkt über ihren Browser. Als in Deutschland entwickeltes und gehostetes Programm erfüllt es außerdem alle Anforderungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung.

Die Funktionen sind solide. So gibt es die Möglichkeit, ein Whiteboard zu nutzen und die Teilnehmer per Handzeichen via Klick auf verschiedene Symbole abstimmen zu lassen. Trotzdem sind die Funktionen erweiterungsbedürftig und Edudip zählt derzeit nicht zu den flexibelsten Tools.

Fazit: Ein Tool mit den wichtigsten Funktionen, das sich für Selbstständige wie auch größere Unternehmen gut eignet, aber in der Flexibilität kleine Abstriche macht.

OpenMeetings

Wie BigBlueButton ist auch OpenMeetings eine frei verfügbare Open-Source-Software. Die gängigen Funktionen wie Desktop-Sharing, Chat und Aufzeichnung der Veranstaltung sind auch hier gegeben. Vorteil der Software ist ihr guter Funktionsumfang und die kostenlose Nutzung.

Außerdem können geteilte Daten direkt heruntergeladen werden, was beim Konkurrenten BigBlueButton nicht möglich ist. Die Bedienung ist allerdings nicht sehr intuitiv und bei der Nutzung mancher Funktion etwas erschwert. Wenn du mit OpenMeetings beispielsweise gerade die Desktopansicht eines Teilnehmers betrachtest, verschwindet die Funktion, das Bild zu minimieren, in deiner Ansicht. Details, die das Nutzererlebnis etwas trüben.

Fazit: OpenMeetings ist eine gute Einstiegssoftware für Menschen, die nicht in ein solches Tool investieren möchten oder es nur gelegentlich nutzen.

Skype

Eines der bekanntesten Tools für virtuelle Klassenräume ist Skype. Aber auch eines, das vergleichsweise wenige Funktionen besitzt. Das in der Basisversion kostenlose Tool wird von Privat- und Geschäftsleuten überwiegend zur reinen Videotelefonie genutzt. Vorteilhaft bei Skype ist seine große Bekanntheit. Viele Meetingteilnehmer, Kunden und Geschäftspartner werden die Software bereits kennen und nutzen; die Einstiegshürden sind dadurch gering. Allerdings stößt Skype in Bezug auf die Anzahl der Teilnehmer und die Funktionen schnell an seine Grenzen. Sind mehr als eine Handvoll Teilnehmer anwesend, kommt es rasch zu Verbindungsproblemen, „Tonwacklern“ etc.

Fazit: Skype ist ein gutes Tool für den Austausch in kleinen Teams, die mit den wichtigsten Grundfunktionen auskommen, aber nur bedingt für größere Online-Meetings geeignet.

Zoom

Das Unternehmen hinter der Videosoftware Zoom verzeichnete 2020 ein enormes Wachstum. In der Basisversion ist Zoom kostenlos. Bei Gruppenkonferenzen ist die Gesprächsdauer pro Sitzung dann allerdings auf 40 Minuten begrenzt. Zwei Personen können beliebig lange miteinander sprechen. Die Bezahlversion ermöglicht Gruppenmeetings ohne zeitliche Beschränkungen oder auch Webinare; es gibt die Möglichkeit, den Screen zu teilen, Teilnehmer in sogenannten Breakout-Rooms in Kleingruppen zusammenzubringen und die Meetings aufzuzeichnen. Zooms Vorteile liegen in der intuitiven Bedienbarkeit und dem guten Funktionsumfang. Jedoch gab es immer wieder kontroverse Diskussionen darüber, wie datenschutzkonform die Nutzung eines virtuellen Klassenraums von Zoom ist.

Fazit: Zoom ist der Allrounder für virtuelle Klassenräume, der für die virtuelle Arbeit in Teams gut geeignet ist. Leider ist das Thema Datenschutz bis heute ein umstrittenes und nicht einwandfrei geklärtes.

Virtuelle Klassenräume richtig nutzen

Du kennst nun sechs der bekanntesten und leistungsfähigsten Tools für virtuelle Klassenräume, um deine Veranstaltungen oder Meetings online organisieren zu können.

Mindestens genauso wichtig wie die Auswahl der richtigen Software oder webbasierten Lösung ist aber deine Vorbereitung als Moderator einer solchen Veranstaltung. Lies gerne in unserem weiterführenden Artikel zur Präsentationsvorbereitung, wie du dich schnell und effizient auf einen Vortrag vorbereiten kannst – damit deine Veranstaltung sowohl technisch als auch inhaltlich ein voller Erfolg wird.

In den 2020ern tritt nach und nach die Generation Z in den Arbeitsmarkt ein. Weil ihre Vertreter tendenziell andere Vorstellungen und Prioritäten in Bezug auf Beruf und Karriere mitbringen als die vorherigen Generationen X und Y (Millennials), müssen Arbeitgeber auch ihre Art der Mitarbeitergewinnung und -bindung anpassen. Was das für unser Verständnis von New Work bedeutet und worauf Personaler achten sollten, greifen wir in diesem Beitrag auf.

Verschmelzung oder Trennung von Arbeit und Privatleben?

Als die ersten Millennials, gemeint ist die zwischen 1981 und 1997 geborene Generation Y, ins Berufsleben starteten, begann nach und nach ein Umdenken in einigen Unternehmen. Auch die Diskussion darüber, wie unsere Arbeitswelt zukünftig aussehen soll, nahm unter dem Schlagwort „New Work“ Fahrt auf. Denn die Bedürfnisse dieser jungen Leute waren ganz anders als die der Generation X und Babyboomer, die bis dato den Arbeitsmarkt prägten.

Generation Y für Work-Life-Blending

Viele Berufstätige der Generation Y wünschten sich eher ein Work-Life-Blending, also eine Verschmelzung zwischen Arbeits- und Privatleben. Sie unterschieden nicht mehr so sehr in Arbeitszeit und Feierabend, berufliche und private To-dos, sondern sahen das Privat- und Berufsleben als Komplexe, die sie in Einklang zu bringen suchten – Stichwort „Work-Life-Balance“.

Diese Generation war es, die den New-Work-Begriff prägte und eine völlig neue Art zu leben einforderte: Wo noch starr von 9.00 Uhr bis 17.00 Uhr gearbeitet wurde, Teilzeit als Karrierekiller galt und Elternzeiten nur von Müttern genommen wurden, sollte in der neuen Arbeitswelt nun mehr Gleichberechtigung und Demokratie, mehr Flexibilität in der Gestaltung der Arbeitszeit und des Arbeitsortes herrschen und Selbstverwirklichung ermöglicht werden.

Doch es musste erst ein Virus kommen, das Fakten schuf, die kein Arbeitgeber, kein Chef mehr von sich weisen und sagen konnte: „Das funktioniert bei uns nicht.“ Viele berufstätige Eltern sagen schon jetzt, dass das Coronavirus einiges für die bessere Vereinbarkeit von Familie und Berufsleben getan hat. Schließlich hat sich in der Praxis überall in den Unternehmen gezeigt, dass Home-Office flächendeckend und regulär funktionieren kann.

Generation Z für Work-Life-Separation?

Jetzt, mitten in der bewussten Verschmelzung der verschiedenen Lebensbereiche, wird durch die jüngere Generation Z zunehmend der Wunsch nach klarer Trennung von Arbeit und Privatleben lauter. Steht uns eine Umkehr von Work-Life-Blending zu Work-Life-Separation bevor?

Die Generation des Neo-Konventionalismus

Kurz vor der Jahrtausendwende und später Geborene gehören der Generation Z an. Studien wie „Eine Generation ohne Grenzen“ der OC&C Strategy Consultants zeigen, dass Vertreter der Gen Z beispielsweise ein anderes Mediennutzungsverhalten und einen anderen Umgang mit Technologien besitzen.

Auch stünden andere Wertvorstellungen als bei der Generation Y im Vordergrund. Eine „Life Balance“ versuchen sie herzustellen, indem sie sich bewusst Zeit für Familie und Freunde reservieren. Die Arbeit soll möglichst sinnstiftend sein und die Arbeitsatmosphäre so angenehm, als würde man nur mit den besten Freunden zusammenarbeiten.

Daher müssen Arbeitgeber hier andere Anreizsysteme zur Personalgewinnung und -bindung schaffen als für die Generationen X und Y. Denn ab dem Jahr 2020 verlassen sie zunehmend Schulen, Ausbildungsbetriebe und Universitäten und treten in den Arbeitsmarkt ein.

Wünsche an den Arbeitgeber

Deshalb werden auch neue Wünsche an Arbeitgeber mit ins Unternehmen getragen. Die sogenannten „Z’ler“ gelten als Neo-Konventionalisten, denn sie wünschen sich eine weitaus stärkere Trennung von Beruflichem und Privatem und mehr Struktur im Arbeitsalltag als ihre Vorgänger. Im Detail:

Werte

Solch konkrete Wünsche der Gen Z werden von Werten getragen, die wiederum einen entscheidenden Einfluss darauf haben, welche Aspekte bei der Wahl des Arbeitgebers von Bedeutung sind. Folgende Werte der „Z’ler“ sollten Personalverantwortliche im Blick haben, wenn es um die Gestaltung der Arbeitsbedingungen dieser Generation geht:

Geprägt wurden diese nicht zuletzt vor dem Hintergrund der Finanz- und Wirtschaftskrise, des Klimawandels sowie der Terroranschläge und ihren Gegenbewegungen.

Mediennutzung

Die Gen Z vernetzt sich mit Freunden über WhatsApp, Instagram, Snapchat oder auch TikTok. Die bereits erwähnte Studie von OC&C Strategy Consultants zeigt, dass diese jungen Menschen über die sozialen Medien auch Influencern und bekannten Persönlichkeiten folgen und ihre Informationen nahezu vollständig online beziehen. Gleichzeitig legen sie oftmals viel Wert auf Nachhaltigkeit und die Ethik einer Marke. Und dies bezieht sich eben nicht nur auf die Produkte, die ein Unternehmen vermarkten möchte. Wenn es um die Mitarbeitergewinnung und -bindung geht, müssen sich Unternehmen natürlich auch selbst als „Arbeitgebermarke“ verstehen.

Employer Branding meets Social Media Recruiting

Es ist den meisten „Z’lern“ nämlich nicht egal, wo und zu welchen Bedingungen sie arbeiten. Sie wünschen sich gleichermaßen, möglichst viele Optionen offenzuhalten als auch ein angenehmes und familiäres Arbeitsumfeld zu erleben. Sie sind kritisch und prüfen ihre Entscheidungen sorgfältig. Genau diese Eigenschaft fordert ein Umdenken von Unternehmen ein. Denn auch wenn sich bereits die Millennials für die Philosophie und Werte eines potenziellen Arbeitgebers sehr interessierten, ist es 2020 und in den Folgejahren unverzichtbar, als Unternehmen zur Marke mit klarem Statement zu werden. Wer heute noch kein starkes Employer Branding hat, sollte in diesen Bereich investieren, um junge Mitarbeiter anzuziehen. Nur attraktive Unternehmen werden dies künftig noch können.

Bauen Sie eine starke und interessante Arbeitgebermarke auf und stellen Sie Informationen über Ihr Unternehmen und vor allem über den Arbeitsalltag in den sozialen Medien zur Verfügung. Das reine Schalten von Stellenanzeigen in einer Online-Jobbörse reicht bei der Gen Z nicht mehr aus. Ein authentisches Employer Branding, das in ein ganzheitliches Social Media Recruiting eingebettet ist, spielt im Vergleich zu den vorherigen Generationen eine zunehmend wichtige Rolle.

Führungskultur und Arbeitsklima als Alleinstellungsmerkmale

Eine Studie der Unternehmensberatung Deloitte zeigt, dass die Gen Z noch mehr als die Millennials auf eine angenehme Arbeitskultur achtet. Daher ist es sowohl für die Mitarbeiterbindung als auch -gewinnung in Zukunft umso wichtiger, für ein positives Arbeitsklima zu sorgen. Beispielsweise können sich Personaler und Führungskräfte gezielt damit befassen, wie die Teamarbeit oder auch die bereichsübergreifende Kommunikation verbessert werden kann.

Wer als Arbeitgeber für die kommende Generation gewappnet sein möchte, sollte sich außerdem stark mit dem Wandel der eigenen Führungskultur im Unternehmen beschäftigen. Eine moderne Führungskultur ermöglicht den Mitarbeitern zum Beispiel mehr Eigenverantwortung und Entscheidungsspielräume. So schaffen Personalverantwortliche für ihr Unternehmen Alleinstellungsmerkmale, die von jungen Talenten garantiert nicht übersehen werden.

Work-Life-Separation in Zeiten von New Work

In einer Zeit wie der unsrigen, in der wir noch nicht genau absehen können, wie die Arbeitswelt nach Corona aussehen wird, ist Flexibilität ein wichtiges Gut. Insgesamt hat die junge Generation das Potenzial, bestehende Ressourcen und Stärken der älteren Generationen hervorragend zu ergänzen. Kommt es schließlich zur generationenübergreifenden Zusammenarbeit, profitieren dadurch beide Seiten.

Wie aber funktioniert die große Flexibilität mit dem Wunsch nach klarer Trennung von Arbeits- und Berufsleben? Wie können Arbeitgeber den Jungen Work-Life-Separation ermöglichen, ohne der Vielzahl an Millennials, die sich eher nach einem verbindenden Work-Life-Blending sehnen, etwas wegzunehmen? Die Antwort liegt darin, Flexibilität um Strukturen zu ergänzen. Ganz konkret bedeutet das:

Fazit

Wenn Arbeitgeber die Wünsche und Vorstellungen beider Generationen berücksichtigen, profitieren beide Seiten gleichermaßen. Die Mitarbeiter, weil sie Arbeitsbedingungen bekommen, mit denen sie ihr Potenzial voll entfalten können. Das Unternehmen selbst, weil es Vorzüge aller Generationen – mitsamt ihren Individuen – zu einem kraftvollen Ressourcenpaket bündeln kann. Ein besonders lohnenswerter Fakt, um sich als Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.

Egal ob Sie als Unternehmen auf der Suche nach jungen Fachkräften sind oder die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter stärken möchten: Ihr Verständnis von New Work sollte weder auf ein Work-Life-Blending noch auf eine Work-Life-Separation festgelegt sein, sondern flexible Arbeitsmodelle erlauben. So kann jede Generation und jeder Einzelne für sich daran arbeiten, seine persönliche Life-Balance zu finden.

Trello ist ein beliebtes und kostengünstiges Online-Tool, um Projekte zu organisieren oder die Arbeit im Team zu erleichtern. Auch ein Online-Kanban-Board lässt sich mithilfe von Trello erstellen, was häufig von agilen Teams verwendet wird. Wie Trello genau funktioniert, wie Sie schnell mit dem Tool arbeiten können und für wen und wann es sich lohnt, lesen Sie in diesem Artikel. 

Was ist Trello? 

Trello ist eine webbasierte Projektmanagement-Lösung, mit der Sie allein oder im Team Aufgaben verwalten, priorisieren und steuern können. Das Tool wurde vom Unternehmen Atlassian 2011 erstmals veröffentlicht und wird heute von Millionen Nutzern verwendet. Die Basis für alle Aktivitäten ist das Board, auf dem Sie mit Listen und Karten arbeiten können. Die Nutzung ist in der Basisversion kostenlos. Benötigen Sie Zusatzfunktionen, beispielsweise eine zusätzliche Kalenderfunktion, wird Trello kostenpflichtig und ist ab ca. 10 $ pro Monat und Benutzer erhältlich. 

Wie ist das Board in Trello aufgebaut? 

Das Prinzip von Trello gleicht dem eines Kanban-Boards, ist jedoch rein online umgesetzt. Auch bei Trello spielt die Visualisierung, wie bei Kanban, eine entscheidende Rolle. Die Karten eines Boards visualisieren je eine Aufgabe und sorgen dafür, dass der gesamte Workflow eines Projektes im Detail jederzeit für alle Teammitglieder ersichtlich ist.  

Daher können alle Teammitglieder ortsunabhängig voneinander gemeinsam dasselbe Board in Trello nutzen und schnell und effizient Projektfortschritte erzielen. So funktioniert Trello. 

Bevor Sie allerdings mit Trello starten, sollten Sie sich zunächst mit den einzelnen Bestandteilen der Plattform vertraut machen. Das System teilt sich auf in: 

  • Ideen 
  • To-dos (zu erledigende Aufgaben) 
  • Doing (Aufgaben in Arbeit) 
  • Done (erledigte Aufgaben) 

Projekte mit Trello in fünf Schritten organisieren 

Wie organisieren Sie mit Trello nun konkret Ihre Projekte? Wenn Ihr Team diesen Online-Dienst das erste Mal nutzt, gehen Sie am besten in fünf Schritten vor.   

  1. Board erstellen: Erstellen Sie ein Trello-Board für das aktuelle Projekt. 
  2. Listen hinzufügen: Teilen Sie Ihr Projekt in sinnvolle Projektschritte auf und legen Sie für diese jeweils eine Liste an. Nutzen Sie Trello zum Beispiel für das Content Marketing, könnten die Listen „Ideen“, „In Arbeit“, „In Korrektur“ und „Veröffentlicht“ heißen. So stellen Sie mithilfe der Listen dar, welchen Produktionsstatus der zu erstellende Content gerade aufweist. 
  3. Karten hinzufügen: Was muss innerhalb einer Liste alles erledigt werden? Brechen Sie auf einzelne To-dos herunter und legen Sie für diese Karten an. Auf der Liste „In Arbeit“ könnten sich beispielsweise folgende Karten finden: „Recherche“, „Textaufbau erstellen“, „Text schreiben“, „Feinschliff“ und „Bilder ergänzen“. 
  4. Team erstellen: Fügen Sie schließlich Ihre Teammitglieder hinzu. Jeder sollte sich daraufhin seine Aufgaben zuweisen. So können Sie die Zuständigkeiten im Anschluss auf den jeweiligen Karten sehen. Jeder weiß dann tagesaktuell, wer gerade woran arbeitet. 
  5. Karten verschieben: Ihre eigentliche Arbeit mit Trello beginnt mit dem Verschieben der Karten von einer Liste zur anderen. Wenn Sie ein To-do erledigt haben, verschieben Sie dieses in die „Done“-Liste. Durch das Verschieben der Karten bekommen Sie täglich aufgezeigt, was Sie alles abgearbeitet haben und wie weit Ihr Projekt fortgeschritten ist. 

Vorteile und Nachteile eines Trello-Boards

Falls Sie unsicher sind, ob sich der Einsatz eines Trello-Boards für Sie lohnt, wägen Sie für sich die folgenden Vor- und Nachteile im Detail ab: 

Vorteile von Trello: 

Nachteile von Trello: 

Trello: Funktioniert das auch für Sie? 

Insgesamt ist Trello ein durchdachtes Collaboration-Tool, mit dem Sie viele Projektabläufe anschaulich visualisieren können. Ähnlich wie beim Kanban-Board können Sie Ihren Kollegen auf einen Blick live am Board in Trello zeigen, welche Aufgaben Sie gerade erledigt haben und was als Nächstes ansteht. Das verschafft Ihnen eine große Transparenz und Effizienz in der Teamarbeit. Denn Informationen, die sonst nur im persönlichen E-Mail-Postfach oder auf dem eigenen PC liegen, werden mithilfe von Trello für alle im Team sichtbar gemacht. 

Ob es für Sie funktioniert, hängt vor allem von Ihren konkreten Vorhaben ab. Je komplexer das Projekt, umso eher stößt Trello an seine Grenzen. Für kleine bis mittelgroße Projekte kann es aber ein solider kostenloser bis kostengünstiger Einstieg ins agile Projektmanagement sein. 

Als Projektmanager benötigen Sie eine gute Methodenkompetenz im klassischen und heute auch verstärkt im agilen Projektmanagement. Wie die neue Form des hybriden Projektmanagements Werkzeuge beider Ansätze vereint und warum Sie und Ihre Projekte dadurch deutlich effizienter werden können, fassen wir in diesem Artikel zusammen.

Was ist hybrides Projektmanagement?

Hybrides Projektmanagement vereint, was unter Projektverantwortlichen oftmals unvereinbar scheint: traditionelles Projektmanagement und agiles Projektmanagement. Denn auch, wenn es auf den ersten Blick so wirkt, als müssten sich Projektleiter und Team zu Beginn die Frage klassisches vs. agiles Projektmanagement stellen, gibt es Möglichkeiten, Vorteile beider Ansätze zugleich zu nutzen. Genau das geschieht beim hybriden Projektmanagement.

Hierbei werden Ansätze agilen Vorgehens und klassischer Projektmanagementmethoden teilweise oder vollständig miteinander kombiniert. Eine attraktive Verbindung, denn dadurch können Sie als Projektverantwortlicher eine Synergie herstellen, die Ihr Projekt schneller, kostengünstiger und effektiver machen kann.

Wie funktionieren hybride Projekte?

Grundsätzlich steht Projektteams eine Vielzahl an möglichen Projektmanagementmethoden zur Verfügung, aus denen am Anfang ausgewählt wird. Diese könnten sein:

Klassische Methoden:

Agile Ansätze:

Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile. So sind Projekte, die mit klassischen Methoden durchgeführt werden, sehr klar und gut planbar, agile Projekte dafür flexibel und dynamisch. Diese große Diskrepanz zwischen dem Aufbau eines klassischen Projekts und dem eines agilen Projekts macht die Auswahl nicht einfach. Das hybride Projektmanagement versucht, diese Kluft zu schließen und einen leistungsfähigen Kompromiss zwischen beiden Methodenpolen zu schaffen.

Vorteile des hybriden Projektmanagements

Es ist ein bisschen wie das Herauspicken der Rosinen, wenn Sie sich für ein hybrides Projektmanagement entscheiden. Denn Sie entscheiden sich dafür, Vorteile beider Ansätze miteinander zu vereinen. Eine enorm vielversprechende Entscheidung, denn durch die Kombination der zuverlässigen Planbarkeit klassischer Methoden und der ressourcensparenden Flexibilität agiler Vorgehensweisen bleiben Sie handlungsstark, falls sich im Projektverlauf etwas ändert. Aber Sie behalten trotzdem einen roten Faden, an dem Sie sich im Projektteam sehr gut orientieren können. Für sehr individuelle und komplexe Projekte kann diese Kombination genau die richtige sein.

Projekte, bei denen das Kundenbedürfnis im Fokus steht, profitieren sehr von der hybriden Herangehensweise. Erfolgt beispielsweise im Verlauf des Projektes eine Kundenumfrage, die zeigt, dass Änderungen im Projektverlauf nötig sein werden, können Sie diese Änderung mit hybridem Projektmanagement gut durchführen. Die Effizienz wird gesteigert, aber die Planungssicherheit bleibt durch den klassischen Anteil dennoch erhalten.

Herausforderungen und Erfolgsfaktoren beim hybriden Projektmanagement

Die Vorzüge verschiedener Methoden miteinander zu vereinen und dadurch noch effizientere und transparentere Abläufe zu erschaffen, hat sehr viele Vorteile. Doch hybrides Projektmanagement stellt auch große Anforderungen an den Projektverantwortlichen und die Teammitglieder.

Methodenkompetenz

Alle Beteiligten sollten beide Methoden gut kennen und die Zusammensetzung der einzelnen Ansätze logisch nachvollziehen können. Ein solides Know-how der zwei bis drei ausgewählten Methoden ist hilfreich, wenn nicht gar zwingend notwendig. Vor allem der Projektverantwortliche braucht eine gute Methodenkompetenz, um diese oftmals sehr komplexen Verbindungen aus zwei unterschiedlichen Modellen überblicken zu können.

Kompetenzorientierung

Aber ebenso sollte der Projektmanager die Kompetenzen der Projektmitarbeiter und auch seine eigenen sehr genau kennen, damit er Projektrollen nach benötigten Fähigkeiten vergeben kann. Dies ist gerade beim hybriden Projektmanagement erfolgskritisch, denn schließlich sind in solchen Projekten sehr unterschiedliche Fähigkeiten gefragt. Die kompetenzorientierte Perspektive lässt sich hierbei etwa durch das Projektmanagement nach IPMA® einbringen.

Anpassung der Führungskultur

Auch die Führungskultur ist in hybriden Projekten eine andere. Die Verantwortlichen sollten sehr transparent kommunizieren und informieren, um eine ausreichende Akzeptanz bei den Projektbeteiligten zu erhalten. Gerade in Kombination mit agilen Frameworks gibt der Projektmanager in den Entwicklungs- bzw. Umsetzungsphasen viel Verantwortung an die Projektmitarbeiter ab.

So planen Sie hybride Projekte

hybrides Projektmanagement - Teamabspraсhe am Kanbanboard

Sie wählen beim hybriden Projektmanagement die Ansätze aus, deren Vorzüge zu Ihrem geplanten Projekt gut passen. Wichtig ist, dass sich die Vorgehensmodelle dabei nicht widersprechen. Der Projektmanager vergleicht deshalb zu Beginn verschiedene Ansätze und prüft, ob sich diese zusammenfügen ließen und für das angedachte Projekt geeignet sind. Wichtig sind dabei Fragen wie:

Können diese Fragen bejaht werden, entstehen im hybriden Projektmanagement beispielsweise Kombinationen wie diese:

Auch zwei agile Methoden können miteinander kombiniert werden. Dies geschieht beispielsweise beim „Scrumban“, einer Kombination aus Scrum® und Kanban. Hierbei kann ein Kanban-Board die Rollenverteilungen des Scrum®-Projektes sichtbarer machen. Dadurch können alle Projektbeteiligten Aufgaben jederzeit nachvollziehen und Prozessflüsse leichter optimieren.

Eignet sich hybrides Projektmanagement für Ihr Unternehmen?

Grundsätzlich gibt es kein Richtig oder Falsch und kein Besser oder Schlechter zwischen den Methoden, sondern Vor- und Nachteile auf beiden Seiten. Es ist also völlig in Ordnung, wenn Sie klassische Methoden nutzen oder sich komplett auf agile Vorgehensweisen ausrichten. In bestimmten Fällen profitieren Unternehmen aber sehr von diesem Kompromiss des hybriden Projektmanagements. Nämlich dann, wenn sie Projekte mit klassischen Ansätzen nicht mehr wirtschaftlich durchführen können, die Bereitschaft für agile Methoden aber nicht vorhanden ist. Mit einem hybriden Vorgehen fahren Sie in solchen Fällen meist sehr gut, weil es die nötige Agilität erlaubt, ohne die gewohnten klassischen Projektphasen komplett aufzugeben.

Argumente für Ihr hybrides Projekt

Wenn Sie auf hybrides Projektmanagement umstellen, gewinnen Sie unter Umständen leichter das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter und aller Projektbeteiligten. Der Wandel ist nicht ganz so extrem wie der Wechsel zur vollständigen Agilität, weil der Rahmen des klassischen Ansatzes erhalten bleibt und damit auch Sicherheit vermittelt.

Wenn Sie mehr Flexibilität in Ihren Projekten brauchen, Arbeitsweisen und Unternehmensprozesse in kleinen Schritten verändern wollen, lohnt es sich, nicht nur klassische Methoden wie PRINCE2®, sondern auch agile Ansätze wie Scrum® oder Kanban zu kennen.

Vor allem aber kann es Ihnen in manchen Situationen den entscheidenden Erfolg bringen, wenn Sie als Projektmanager in der Lage sind, diese sinnvoll miteinander zu kombinieren, z. B. mit Hilfe einer Weiterbildung in PRINCE2® Agile.

Wenn es darum geht, agiles Arbeiten im Unternehmen einzuführen, wählen viele Unternehmen Scrum® als Framework aus. Dies ist der Grund dafür, dass der Product Owner – eine der drei Rollen im Scrum®-Team – immer häufiger am Arbeitsmarkt nachgefragt wird. Doch welche Aufgaben kommen im Scrum®-Team dem Product Owner zu und wie qualifizieren Sie sich für diese Position? In diesem Artikel erfahren Sie es.

Product Owner: eine der drei Rollen im Scrum®-Prozess

Das Gute an agilen Arbeitsweisen, wie beispielsweise an der Arbeit mit dem Framework Scrum®, ist die Flexibilität. Es gibt wenige starre Regeln und enge Vorgaben, dafür aber sehr viel Freiheit, Dynamik und auch einen engen Austausch im Team sowie mit den Stakeholdern.

Arbeiten Sie in einem Unternehmen nach Scrum®, sind es nur drei Rollen, die zu vergeben sind:

Diese – wie auch die zum Framework gehörigen Events, Artefakte und Prinzipien des Arbeitens nach Scrum® – werden im Scrum® Guide  von Ken Schwaber und Jeff Sutherland beschrieben.

Schon auf den ersten Blick wird darin klar: Die Rolle des Product Owners ist eine sehr verantwortungsvolle. Oberflächlich betrachtet mag sie der Rolle des klassischen Projektmanagers ähneln. Aber ein Product Owner ist mehr eine Mischung aus Key-Account-Manager und Entwickler, während das Entwicklerteam selbstorganisiert arbeitet. Ein Projektmanager im klassischen Sinne existiert in Scrum® nicht.

Welche Aufgaben hat ein Product Owner?

Wie werde ich Product Owner

Der Product Owner verantwortet im gesamten Verlauf der Produktentwicklung oder des Projekts die Wertmaximierung des Produktes. All das, was den Wert des Produktes bestimmt, hält er im sogenannten „Product Backlog“ fest. Ohne das Product Backlog gibt es in Scrum® keine Produktentwicklung und ohne Product Owner gäbe es kein Product Backlog.

Der Product Owner ist der Hüter und Pfleger dieses zentralen Artefaktes im Scrum® Framework. Hieraus zieht sich das Entwicklerteam die Arbeit für die Sprints, in denen das Produkt entwickelt oder verbessert wird. Über das Product Backlog steuert der Product Owner also die agile Produktentwicklung. Er sorgt dafür, dass die wichtigsten Anforderungen zur richtigen Zeit von den relevanten Mitgliedern des Teams umgesetzt werden, und steht auch dafür gerade, wenn es in den Sprints zu unvorhergesehenen Schwierigkeiten kommt.

Während der Scrum® Master in seiner Rolle als „Teamcoach“ dafür sorgt, dass die für die Entwicklung benötigten Kompetenzen im Entwicklerteam vorhanden sind, ist der Product Owner die direkte Schnittstelle zwischen Kunden und dem Entwicklerteam. Beide Rollen sind wichtig, wenn das Team erfolgreich sein soll, und beide tragen große Verantwortung.

Der Product Owner trägt dafür Sorge, dass jeder im Team jederzeit über alle wichtigen Veränderungen im Product Backlog informiert ist, und setzt die Prioritäten der Elemente („Items“) im Backlog.

Insgesamt lassen sich die Aufgaben und Verantwortungsbereiche des Product Owners wie folgt zusammenfassen:

Der Scrum® Product Owner ist also Gestalter, Kommunikator und Entscheider zugleich und damit eine wichtige Säule im gesamten agilen Prozess. Wenn wir davon sprechen, wie ein möglichst wertvolles Produkt auf möglichst effiziente und ressourcenschonende Art und Weise produziert werden kann, sind wir am Kern der Product-Owner-Rolle angelangt.

Wie werde ich Product Owner?

Alle, die an einem Scrum®-Projekt beteiligt sind und mitwirken, brauchen solide Kenntnisse im agilen Arbeiten. Zertifizierter Product Owner oder Scrum® Master  werden Sie allerdings erst durch eine entsprechende Weiterbildung.

In diesen Weiterbildungen wird das fachliche Know-how vermittelt, das der Inhaber dieser Rolle in der beruflichen Praxis braucht. Bei der Auswahl der passenden Weiterbildung sollten Sie darauf achten, dass Sie die international anerkannte Zertifizierung der scrum.org erwerben können.

In vielen Unternehmen ist agiles Arbeiten noch nicht die Regel und keine eingespielte Routine. Weil das so ist, brauchen Sie als Product Owner aber nicht nur fundiertes fachliches Wissen, sondern ebenso kommunikatives Geschick und Empathie. Denn nur, wer ein gutes Verständnis für alle Beteiligten des Teams aufbringen und mit den wirtschaftlichen Interessen des Unternehmens unter einen Hut bringen kann, wird in dieser Rolle erfolgreich sein.

Die Aufgaben des Product Owners erfordern zudem ein ausgeprägtes analytisches Denkvermögen sowie die Fähigkeit, rationale Entscheidungen zu treffen. Dies hilft ihm unter anderem beim Priorisieren der Items im Backlog. Denn hierbei muss er gut abwägen können, welche Maßnahmen schnell zur größtmöglichen Wertsteigerung des Produkts beitragen.

Was verdient ein Product Owner?

Was verdient ein Product Owner als Teil des Scrum®-Teams? Die Aussichten auf ein attraktives Gehalt sind hier äußerst gut. Einsteiger verdienen als Product Owner in der Regel ab 40.000 € brutto pro Jahr, steigen mit etwas Berufserfahrung aber in der Regel rasch auf ein Gehaltsniveau von 40.000 € bis 70.000 € im Jahr. Je nach Branche und Projekt sind die Möglichkeiten auf ein höheres Gehalt sogar noch besser. Wichtig ist vor allem eines: Ein Scrum® Product Owner gehört heute zu den gefragtesten Berufen. Die Nachfrage ist groß, und wenn Sie die Zertifizierung besitzen, sollten Sie nicht allzu lange nach einer passenden Stelle suchen müssen.

Welche Alternative habe ich als Product Owner?

Auch wenn Sie nicht in einem reinen Scrum®-Team arbeiten, kann für Sie die Qualifikation des Product Owners sehr nützlich sein. Setzt Ihr Arbeitgeber beispielsweise auf hybrides Projektmanagement, eine Mischung aus klassischen und agilen Ansätzen, haben Sie auch hier als Product Owner sehr gute Karten. Zwar gibt es die Rolle des Product Owners so nur im Scrum®-Team, aber mit dieser Qualifikation sind Sie ein echter Schnittstellenexperte. Sie sind derjenige, der zwischen dem inneren Projektkreis und den außenstehenden Stakeholdern vermittelt. Kurzum: Sie können kommunizieren, navigieren und verschiedene Anforderungen in Balance halten – eine enorm gefragte Kompetenz im agilen Arbeitsumfeld.

„Was meint der Programmierer mit semantischem HTML?“, fragt sich vielleicht der SEO-Experte. „Was interessiert den SEO-Kollegen, ob ich die Daten auf der Website im Backend strukturiere?“, wundert sich der Webentwickler. „Warum soll ich dem Content Manager Meta-Angaben für den Blogbeitrag liefern?“, fragt sich der Texter. Doch dies sind genau die Fragen, die letztlich zu mehr SEO-Erfolg und damit zu steigendem Traffic auf der Website führen. Es lohnt sich also, einen näheren Blick darauf zu werfen, um zu verstehen, wie dieses Dreamteam höhere Klickraten für die eigenen Ergebnisseiten in der organischen Suche erzielen kann.
Daniel Elischer (Webentwickler), Maren Kräft (Online-Redakteurin) und Samanta Piskor (Dozentin für E-Commerce und Suchmaschinenmarketing)

 

Mehr SEO-Erfolg dank Rich Snippets

Für mehr SEO-Erfolg brauchen wir nicht nur gute Rankings – Top-10-Rankings. Immer wichtiger wird auch eine aufmerksamkeitsstarke Darstellung unserer Website in den organischen Suchergebnissen. Dies gelingt mit den sogenannten Rich Snippets, die die organische Click Through Rate („CTR“) immens steigern können. Rich bzw. Featured Snippets sind zudem ein gutes Beispiel dafür, wie Suchmaschinen strukturierte Daten interpretieren und in den SERPs („Search Engine Result Pages“) darstellen.

Was ist ein Rich Snippet?

Ein Snippet ist ein „Textschnipsel“ von der Website, der zu einem bestimmten Suchbegriff in den Suchergebnissen angezeigt wird. Das normale Snippet besteht nur aus Titel, Beschreibung und der URL.  Bei einem Rich Snippet werden neben einem kleinen Text weitere relevante Informationen wie Sterne-Bewertungen, ein Bild, Produkte oder nützliche Links dargestellt. Sie erscheinen meist ganz oben, auf den ersten Positionen der SERPs. Manchmal auch direkt auf der rechten Seite neben den Google-Anzeigen.

 

Beispiel Rich Snippet SERPS

 

Das Zusammenspiel von Technik, Anwendung und Redaktion

Natürlich sind und bleiben User und Content der King für Websitebetreiber und SEO-Experten. Das heißt, um überhaupt auf die erste Seite der organischen Suche zu kommen, brauchen wir relevanten Content und eine technisch saubere und userfreundliche Website. Hier müssen Webentwickler, SEO-Experten, Content Manager und Online-Redakteure eng zusammenarbeiten. Dies gilt besonders für Rich Snippets, die durch Technik entstehen, aber Inhalte wiedergeben. So kommt es bei den Featured Snippets gleichermaßen auf das technische Verständnis, die praktische Anwendung im Content Management System („CMS“) sowie auf die Texte, Bilder und weitere relevante Inhaltselemente an.

Spätestens seit dem Hummingbird-Update von Google wurde es für Websites zunehmend wichtiger, strukturierte Daten zu liefern. Denn dadurch machen sie es den Suchmaschinen leichter, aus den unzähligen im Netz existierenden Informationen die inhaltlich passenden auszuwählen und geeignete Suchergebnisse zu liefern.

Doch was ist das inhaltlich passende Suchergebnis zu einer Suchanfrage? Hier kommen wir in den Bereich Semantik.

 

 Was ist Semantik und die semantische Suche?

Semantik meint die Bedeutungslehre von Symbolen und Begriffen. Ein Begriff kann je nach Kontext völlig unterschiedliche Bedeutungen haben. Nehmen wir das simple Beispiel „Puppe“: Wie Sie sich vorstellen können, hat der Begriff für eine Mutter, die ein Geburtstagsgeschenk für ihre fünfjährige Tochter sucht, eine andere Bedeutung als für einen Biologen, der ein Forschungsprojekt über Raupen durchführt. Und genau wegen dieser unzähligen denkbaren Kontexte, in denen die Suchintention des Users stehen kann, hat Google in den letzten Jahren große Anstrengungen darin unternommen, den Suchalgorithmus auf die semantische Suche auszurichten. Schließlich will Google seinen Usern die relevantesten Suchergebnisse liefern und daher verstehen, was die genaue Suchintention des Users ist. Doch wie kommt hier nun die Technik ins Spiel?

 

Semantisches HTML seit HTML 5

HTML Skript am Laptop

Die Einführung von HTML 5 im Jahr 2015 stellte im Hinblick auf die semantische Suche eine wahre Revolution in der Webprogrammierung dar. Mit Hilfe semantischer Auszeichnungen – auch Tags genannt – ist es seitdem möglich, Daten einer Seite so zu strukturieren, dass der Content in einen für die Suchmaschinen gut lesbaren, sinnvollen Zusammenhang gebracht werden kann. Verwenden Sie für Ihre Seite HTML-Tags wie <article>, <nav>, <header>, <footer> und <strong>, ersparen Sie den Suchmaschinen einen enormen Crawling-Aufwand und ermöglichen ein besseres Auslesen Ihrer Seite. Eine Rich-Snippet-Darstellung in den SERPs ist dann wahrscheinlicher. Und umso eher können Sie sich folglich über höhere Klickraten und damit mehr Website-Nutzer freuen.

 

Wie funktionieren semantische Tags?

Ein gutes Beispiel, um zu verdeutlichen, wie Semantic Tags aus HTML 5 im Unterschied zu den Display Tags der alten HTML-Generation funktionieren, ist der Vergleich zwischen “bold” und “strong”.

<bold> vs. <strong>

Während <bold>Der Hund</bold> den Text lediglich grafisch fett darstellt, legt <strong>Der Hund</strong> fest, dass der Hund im Kontext des gesamten Texts (also im beschriebenen Geschehen) eine inhaltlich wichtige Rolle spielt. Es ist kein Zufall, dass der Browser standardmäßig auch den Text zwischen <strong> fett darstellt. So wird inhaltlich Wichtiges gemeinhin grafisch hervorgehoben und vom übrigen Text abgesetzt.

Ziel der semantischen Tags ist es, den Browser, den Screenreader und die Suchmaschinen wissen zu lassen, um welche Art von Inhalt es sich handelt.

Tipp: Halten Sie sich stets vor Augen, dass grafische Darstellungen immer eine Angelegenheit für Cascading Style Sheeds (CSS) sind und nicht für HTML. Der Versuchung, Text in <strong>-Tags zu wickeln, um diesen fett darzustellen, sollten Sie widerstehen.

 

Das Article-Element

Eine weitere für Blogbetreiber interessante HTML-Auszeichnung ist das Article-Element: Ein Article-Tag stellt einen unabhängigen Inhalt dar, der auch in einem komplett anderen Kontext Sinn ergeben würde. Stellen Sie sich vor, Sie lesen einen Artikel auf der Homepage des Magazins A. Da der Artikel in sich abgeschlossen und konsistent ist, könnte man ihn auch auf der Website eines beliebigen anderen Magazins B darstellen. Der Code lautet wie folgt:

<article>

<h1>Was macht eigentlich karriere tutor?</h1>

<p>Es hat die Aufgabe, Menschen gemäß ihren individuellen Talenten zu fördern und zum Erfolg zu verhelfen.</p>

</article>

 

Das Header-Element

Im nächsten Schritt schauen wir uns noch das Header-Element an. Der Inhalt zwischen Header-Tags führt den User in den Folgeinhalt ein. Häufig finden sich im Header Nav-Elemente wieder, welche wiederum die Seitennavigation beinhalten, aber häufig auch Überschriften und Danksagungen. Aufmerksamen Lesern wird aufgefallen sein, dass das Article-Element in sich geschlossenen Inhalt repräsentiert und demgemäß auch Header-Tags beinhalten darf. Das heißt wiederum, dass man auf einer Seite häufig auch mehr als einen Header finden kann.

 

<article>

<header>

<h1>Was tut karriere tutor?</h1>

<p>Die Mission:</p>

</header>

<p>Es hat die Aufgabe, Menschen gemäß ihren individuellen Talenten zu fördern und zum Erfolg zu verhelfen</p>

</article>

Auf diese Weise kann man die Einbettung von Blog-Content in HTML-Tags fortführen, bis hin zu den Meta-Angaben Title und Description oder auch zu den für die Rich-Snippets-Darstellung relevanten, strukturierten Daten. Beachten Sie, dass die hier exemplarisch angeführten Codes und Elemente keine erschöpfende Liste darstellen. Vielmehr ging es darum, Ihnen die Grundprinzipien des semantischen Webs zu vermitteln und Ihnen den Weg in den <strong>sinnvollen Umgang mit HTML</strong> zu ebnen.

 

SEO-Erfolg verlangt Perspektivenwechsel und interdisziplinäre Zusammenarbeit

Die gute Nachricht für SEO-Experten wie für Online-Redakteure ist, dass man keine Entwicklerkenntnisse benötigt, um Google strukturierte Daten zu liefern. Gängige Content Management Systeme wie WordPress und dafür entwickelte Plug-ins wie Yoast und Schema.org übersetzen die eingegebenen Inhalte automatisch in strukturierte Daten. Jedoch ist es durchaus hilfreich, wenn Sie als SEO- oder Content Manager ein bisschen „Techie“-Hintergrundwissen im Umgang mit strukturierten Daten abrufen können.

Semantisches HTML bestimmt die Zukunft des Internets, und Suchmaschinenbetreiber wie Google streben zu Recht danach, inhaltlich relevanten Content auszufiltern und auf den vordersten Rängen der Suchergebnislisten anzuzeigen. Als Web Developer sollten Sie sich also die Zeit nehmen, sich mit dem neuen HTML-5.0-Element auseinanderzusetzen und in den Programmieralltag einzubauen.

Egal ob Sie als SEO-Manager, Texter oder Entwickler an Ihrer Website arbeiten, schauen Sie doch gleich mal in den Quelltext, ob Sie die semantischen HTML-Tags wiederfinden, die wir Ihnen hier vorgestellt haben.

Die Corona-Krise verlangt nicht nur jedem Einzelnen, sondern auch Unternehmen derzeit viel ab. Mit der Verlagerung der Arbeitsplätze ins Home-Office ist es nicht unbedingt getan. Einige Firmen müssen ihre Geschäftsprozesse und Arbeitsweisen neu denken, damit der Betrieb am Laufen gehalten werden kann. Aber gerade die Krise bietet nun die Chance, ein agileres, schnelleres Arbeiten zu implementieren und dadurch handlungsfähig zu bleiben. Agile Arbeitsweisen gibt es jedoch einige. Ob Scrum®, Kanban, Design Thinking oder andere – Sie haben die Qual der Wahl. Doch wann nutze ich welche agile Methode? Finden Sie es in diesem Beitrag heraus!

Was sind agile Arbeitsweisen?

Der lateinische Begriff „agilis“ bedeutet „beweglich“. Agiles Arbeiten bezeichnet demnach eine bewegliche, sprich dynamische und schnelle Handlungsfähigkeit innerhalb von Prozessen. Im Unternehmen können dabei verschiedene Dinge gemeint sein:

Ziel der agilen Methoden und Arbeitsweisen ist es, auf die steigende Komplexität von Prozessen im Unternehmen zu reagieren und trotz dieser Komplexität handlungsfähig zu bleiben. Dafür werden große Projektpläne aufgebrochen und in kleine Sprints unterteilt (Scrum®), Produktionsschritte transparenter dargestellt (Kanban), ressourcenschonende Alternativen innerhalb der Wertschöpfungskette gesucht (Lean Management) oder wechselseitige Feedback-Ströme zwischen Kunden und Entwicklern bereits während der Produktion aufgebaut (DevOps). Auch der Ansatz des Design Thinkings taucht immer wieder auf, wenn es um agiles Arbeiten geht. Hier geht es darum, schnell kreative Lösungen für komplexe Probleme zu finden. Allesamt Methoden, die Unternehmen das Arbeiten in der Digitalisierung erleichtern und es gerade in einschneidenden Zeiten – wie der aktuellen Corona-Krise – erlauben, handlungsfähig zu bleiben.

Agile Methoden im Überblick

Für welche Zwecke eignen sich Scrum®, Kanban, Design Thinking & Co? Wann setzen Unternehmen welche Methode bzw. Arbeitsweise ein? Und wo liegen die Unterschiede zwischen den verschiedenen Ansätzen? Werfen wir einen Blick darauf.

Scrum®: Rahmenwerk für agiles Arbeiten

Der Scrum® Master gehört zu den Top 5 der Berufe mit Zukunft 2020. Als Teil eines agilen Teams, das neben dem Scrum® Master aus dem Product Owner und dem Development-Team besteht, trägt er Verantwortung für den gesamten Scrum®-Prozess. In diesem Prozess werden die Rollen, die in der agilen Zusammenarbeit wichtig sind, zu Beginn zwischen diesen Personen bzw. Personengruppen verteilt. Innerhalb eines sogenannten „Sprints“ soll ein fertiges „Increment“ – ein Produktteil – von höchstmöglichem Wert entstehen. Das Scrum®-Team organisiert sich dabei selbst und arbeitet sehr iterativ – in kleinen Arbeitsschlaufen und festgelegten Zyklen. Dazu stimmt sich das Development-Team im „Daily“ täglich neu ab und bespricht den Fortschritt vom Sprint-Start bis zum Sprint-Ziel.

Das Development-Team arbeitet eigenverantwortlich und entscheidet selbst, wie viele Aufgaben es in den nächsten 24 Stunden, bis zum nächsten Daily, bearbeiten kann. Das Prinzip des Scrum®-Frameworks beruht darauf, dass die Entwicklungsschlaufen hin zu einem fertigen Produkt so kurz wie möglich und so lang wie nötig gehalten werden. Anstelle eines starren Projektplans bildet die Arbeitsgrundlage des Scrum®-Teams das „Product Backlog“. Dieses ist sehr dynamisch und unterliegt ständigen Anpassungen an veränderte Rahmenbedingungen und Kundenbedürfnisse. Stakeholder werden in die Produktentwicklung über das „Sprint Review“-Meeting konsequent mit eingebunden.

Vorteile von Scrum®

Es braucht wenig starre Regeln und die Umsetzung ist sehr zügig und flexibel möglich.

Jeder am Prozess Beteiligte weiß durch die täglichen Meetings, wie der Stand der Dinge ist und auf welche möglicherweise kurzfristig auftretenden Probleme zu reagieren ist.

Scrum® erlaubt als Framework sehr eigenverantwortliches Arbeiten und erhöht dadurch auch die Motivation vieler Beteiligter, weil es keine starren Vorgaben eines bestimmten Pensums gibt, was abzuarbeiten ist. Was bei Scrum® zählt, ist der Teamerfolg, nicht die Ergebnisse jedes Einzelnen.

Durch die kurzen Produktentwicklungszyklen werden Risiken im Vergleich zum gängigen Projektmanagement minimiert und Kosten gesenkt.

Nachteile von Scrum®:

Kanban: Starke Teamarbeit im Projektmanagement

Agiles Arbeiten mit Scrum, Kanban, Design Thinking

Kanban und Scrum® haben viele Gemeinsamkeiten, dienen sie doch beide dem Zweck, komplexe Geschäftsprozesse in kleine, einfach umsetzbare Teilbereiche aufzubrechen. Doch Kanban wird meist eher als Projektmanagementmethode verstanden, die vor allem der Stärkung der Teamarbeit dient. Ein wesentlicher Unterschied liegt darin, dass bei Kanban keine festen Rollen vorgeschrieben sind, wie es bei Scrum® der Fall ist. Bei Kanban wird ein sogenanntes Kanban-Board, auf dem alle zu erledigenden Prozessschritte aufgelistet werden, kontinuierlich gepflegt und befüllt. Es ist vielmehr workflowbezogen. Wenn bei Scrum® ein Sprint erledigt ist, wird ein Scrum®-Board gelöscht und ein neues begonnen.

Wann aber lohnt sich nun Scrum® und wann eher Kanban? Grob zusammengefasst eignet sich bei komplexeren Aufgaben meist Scrum® besser, da es einen stabileren Rahmen aus Regeln vorgibt. Von der Klarheit eines Kanban-Boards profitieren vor allem flexible Teams im Supportbereich, da sie einander schnell und ohne lange Einarbeitung in den Prozess unterstützen können.

Vorteile von Kanban: Freie Kapazitäten im Team können unmittelbar genutzt werden, da im Kanban-Board sofort ersichtlich wird, wo Ressourcen benötigt werden und wo gerade welche nutzbar sind.

Nachteile von Kanban: Es eignet sich weniger für größere Teams, da die Zuständigkeiten dann nur schwer zu überblicken sind.

Lean Management: Ganzheitlich schlanke Prozesse

Lean Management steht als Oberbegriff für verschiedene Möglichkeiten, Prozesse zu verschlanken. Ziel dabei ist es, das Projektmanagement oder die Produktionskette effizienter und kostengünstiger zu machen und dabei keine Ressourcen zu verschwenden. Kanban ist eine Methode, die Teil eines „leanen“ Prozesses sein kann, denn Lean Management bezeichnet nicht nur eine einzelne Veränderung, sondern eine komplette Umstellung entlang der Wertschöpfungskette eines Unternehmens.

Vorteile von Lean Management: Ein konsequent eingeführtes Lean-Management-System erleichtert die Planung von Prozessen und trägt zu einer höheren Kundenzufriedenheit bei. Dank der optimal aufeinander abgestimmten Prozesse profitieren Kunden zum Beispiel von einer kürzeren Wartezeit für das gewünschte Produkt.

Nachteile von Lean Management: Die im Lean Management geforderte Null-Fehler-Toleranz kann als sehr schwer realisierbare Anforderung angesehen werden. Lean Management verlangt dadurch noch mehr die Bereitschaft des Teams, als es einfacher zu implementierende Methoden wie beispielsweise Kanban tun.

DevOps: Mehr Kundennähe dank Direktaustausch

Der agile Ansatz DevOps gilt längst als unverzichtbar, wenn ein Unternehmen in der IT-Anwendungsentwicklung zukunftsfähig aufgestellt sein möchte. Es ist eine Methode, die den Kunden in den Mittelpunkt rückt und dadurch schnelle und zielgerichtete Umsetzung der realen Kundenbedürfnisse ermöglichen soll. In kurzen Zyklen werden Entwicklungen an den Nutzer gegeben und mithilfe des erfolgenden Feedbacks optimiert.

Vorteile von DevOps: Der Entwicklungszyklus von Software wird durch DevOps agil und schlank. Das reduziert Kosten und erlaubt eine zeitnahe Produktion eines von den Nutzern gut angenommenen Produktes.

Nachteile von DevOps: Der Grundgedanke von DevOps verlangt von Entwicklern im Team die Bereitschaft, die eigene Arbeit kontinuierlich bewerten zu lassen, auch wenn sie noch nicht komplett fertiggestellt ist. Auch Kunden müssen sehr aktiv eingebunden werden, um konstruktives Feedback geben zu können. Ein Vorgehen, das für die meisten IT-Abteilungen eine große Umstellung bedeutet.

Design Thinking: Kreative Lösungen für komplexe Probleme

Wie auch DevOps rückt Design Thinking den Kunden in den Mittelpunkt des Geschehens. Es ist ein Ansatz, der Kompetenzen ganz unterschiedlicher Teams bündelt, um so schneller zu einer kreativen und guten Lösung für ein Design zu kommen. Die beteiligten Teammitglieder, die sowohl aus Designern als auch bewusst aus Mitarbeitern ganz anderer Unternehmensbereiche bestehen, befassen sich dabei vor allem mit der Frage, welche Herausforderungen die eigenen Kunden haben, und suchen anschließend nach möglichst vielen Lösungsansätzen für dieses Kernproblem. Anschließend werden die Ansätze in Form von Prototypen auf ihre Praxistauglichkeit überprüft und entweder weiterverfolgt, oder es wird ein Schritt weiter vorne angesetzt und nach weiteren Ideen gesucht.

Vorteile von Design Thinking: Der Ansatz ist schnell erlern- und umsetzbar, es braucht keine komplexen Regeln und keine spezifischen Rollen innerhalb des Teams.

Nachteile von Design Thinking: Der sehr experimentelle Ansatz kommt nicht jedem entgegen und birgt die Gefahr, dass vorschnelle Lösungen umgesetzt werden, bevor eine gute Idee im Prozess entstehen konnte. Auch braucht es eine große Bereitschaft seitens der Designer, Ideen aus einem so stark gemischten Team anzunehmen und umzusetzen.

Die Zukunft vieler Unternehmen ist agil

Welche Methode auch immer die Ihre sein wird, eines steht fest: Die Zukunft ist in vielen Unternehmen ganz oder zum Teil agil. Natürlich kann nicht jeder Bereich auf agiles Arbeiten umgestellt werden, aber bei manchen Prozessen, beispielsweise in den meisten Marketing-Abteilungen, ist es durchaus sinnvoll. Es lohnt sich deshalb sehr, sich mit der einen oder anderen Methode näher zu beschäftigen und in die Kompetenzen der Mitarbeiter im Bereich agile Methoden zu investieren, um Ihr Unternehmen krisen- und zukunftsfest zu machen.

Big Data, Künstliche Intelligenz (KI) oder Virtual und Augmented Reality gestalten zunehmend unsere Arbeitswelt und so auch die berufliche Weiterbildung. Und diese Entwicklung setzt sich 2020 fort. Daher ist die Bereitschaft, sich mit digitalen Technologien und neuen Lernkonzepten auseinanderzusetzen, unerlässlich – für Personalentwickler wie für jeden Berufstätigen. Welche Top-5-Trends die Personalentwicklung in den nächsten Jahren prägen werden und was die Kompetenz 4.0 ausmacht, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Mit Smart Machines „Hand in Hand“

Welche Kompetenzen sichern zukünftig die Beschäftigungsfähigkeit unserer Mitarbeiter? Und: Wie müssen wir unsere Personalentwicklung ausrichten, damit unser Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt? Dies sind zentrale Fragen, mit denen sich Personalentwickler derzeit auseinandersetzen und die auch uns im Weiterbildungssektor beschäftigen. Um diese Fragen beantworten zu können, müssen wir uns mit den Technologien und Systemen auseinandersetzen, mit denen wir in Zukunft „Hand in Hand“ arbeiten werden – den sogenannten „Smart Machines“. Diese intelligenten Maschinen nutzen Künstliche Intelligenz (KI), um menschliches Verhalten nachzuahmen und reale Situationen zu simulieren. Lernen wir Menschen, mit den Smart Machines umzugehen und sie zu unserem Vorteil zu nutzen, erwarten uns nicht nur immense Produktivitätsfortschritte. Sie haben auch das Potenzial, unsere eigene Beschäftigungsfähigkeit und Kompetenz für die Arbeitswelt 4.0 zu sichern.

Trend 1: Entwicklung von digitalen Kompetenzen und von „Fusion Skills“

Eine Studie des TÜV und des Forschungsinstituts für Digitalthemen, BITKOM, belegt, was branchenübergreifend schon längst den Grundtenor widerspiegelt: Mitarbeiter brauchen entsprechendes Wissen über die Digitalisierung und digitale Technologien. Im Jahr 2020 und in den nächsten Jahren wird es also für viele Unternehmen und Mitarbeiter unabdingbar sein, den Fokus auf den Erwerb digitaler Kompetenzen zu legen. Laut Bitkom-Studie haben sich fast zwei Drittel (63 Prozent) der befragten Unternehmen dieser Herausforderung bereits angenommen und bilden ihre Mitarbeiter in Sachen digitales Know-how weiter. Um die digitale Transformation voranzutreiben, brauchen Mitarbeiter neben digitaler Kompetenz auch sogenannte „Fusion Skills“. Damit sind Fähigkeiten gemeint, die es dem Menschen ermöglichen, Smart Machines nicht nur zu bedienen, sondern sie als Teamplayer zu verstehen, der seine Stärken und Schwächen hat. Dabei ist zum Beispiel die Urteils- und Entscheidungsfähigkeit hinsichtlich der Frage, in welcher Situation oder bei welcher Aktion die Maschine unsicher ist, sehr wichtig.

Eigeninitiative ist gefragt

Da sich einhergehend mit der Digitalisierung Jobanforderungen wandeln, ist die Eigeninitiative der Mitarbeiter stark gefragt. Diese Entwicklung belegte bereits 2018 eine Kantar-TNS-Studie, die zu dem Ergebnis kam, dass 78 Prozent der Führungskräfte und Personalverantwortlichen auf die Lernbereitschaft des Mitarbeiters achten. Stolze 84 Prozent der befragten Führungskräfte gaben außerdem an, dass das Engagement für die persönliche Weiterbildung entscheidend für die Vergabe von Stellen sei.

Trend 2: Künstliche Intelligenz (KI): Von Chatbots zu Lernbots

KI-Algorithmen bestimmen bereits an vielen Stellen unseren Alltag: Der Streaming-Anbieter, der uns passgenau unsere Lieblingskünstler und -Playlists anzeigt, oder die Dating-App, die Menschen mit ähnlichen Interessen vernetzt. Bereits im vergangenen Jahr stellten wir in unserem Weiterbildungstrend-Report den enormen Einfluss von Künstlicher Intelligenz (KI) heraus. Die Geschwindigkeit, in der die Entwicklung der KI-Technik voranschreitet, wird sich auch in diesem Jahr nicht reduzieren. Bereits jetzt gibt es sogenannte Lernbots, die beim Aneignen von Basiswissen spielerisch helfen. Überall dort, wo automatisierte Antworten zu häufig gestellten Fragen verwendet werden können, sind diese Chatbots einsetzbar.

Sven R. Becker, Vorstand von IMC, einem Anbieter für Learning- und Talent-Management-Systeme, erklärt in einem Interview mit dem Blog L&Dpro die Weiterentwicklung der ursprünglichen Chatbots zu Lernbots. Becker zufolge sollen die Bots künftig auf die Bedürfnisse der verschiedenen Lerntypen genau eingehen können. Bei einem auditiven Lerntyp können beispielsweise Podcasts effizienter bei der Aneignung der Lerninhalte sein als bei einem visuellen Lerntyp, der einen gut aufbereiteten Text braucht, um sich die Kursinhalte optimal merken zu können. Der Lernbot kann daher unterstützend bei der Auswahl sowie der Bereitstellung der Lernmaterialen integriert werden.

Trend 3: Adaptive Learning

Adaptive Lernsysteme richten sich an den Bedürfnissen, den Fähigkeiten und dem Wissensstand des Lernenden aus. So können sie beispielsweise die individuellen Lernstärken und -schwächen eines Teilnehmers identifizieren. Adaptive-Learning-Software hat den großen Vorteil, dass sie für jeden Teilnehmer ein eigenes Profil anlegt. So können Dozenten und Lehrkräfte mit Hilfe einer Profilanalyse zum Beispiel individuelle Aufgaben vergeben. „Das kann eine einzelne Lehrkraft für eine ganze Gruppe nie leisten. Andererseits gibt es viele Facetten menschlichen Lernens und Handelns, auf die Computer bis heute nicht gut reagieren können – zum Beispiel Kreativität”, erklärt Prof. Dr. Niels Pinkwart, Professor für Informatik an der Humboldt-Universität zu Berlin in einem Interview mit digitalisierung-bildung.de. Aktuell befindet sich dieser Bereich noch in den Kinderschuhen. Dafür erforderliche Wissensdatenbanken sind noch unzureichend aufbereitet und die nötigen KI-Algorithmen noch nicht umfassend einsatzfähig.

Trend 4: Virtual und Augmented Reality vereinen Theorie und Praxis

Die Technologien Virtual Reality (VR) und Augmented Reality (AR) werden in der Weiterbildung vielfältig eingesetzt. Ein greifbares, praktisches Beispiel ist die VR-Brille: Dort, wo klassische Weiterbildungen lediglich theoretische Inhalte vermitteln, vereinen moderne Lerntools wie die VR-Brille praktische und theoretische Inhalte direkt in einer virtuellen Arbeitsumgebung. Dr. Ralf Klamma von der RWTH Aachen hat im Rahmen seines WEKIT-Projekts beispielsweise eine innovative Lernplattform entwickelt, die mit AR-Brillen arbeitet. So können die Lernenden anhand der smarten Brillen etwa das Bedienen einer Maschine erlernen. Der Träger der Brille sieht eine virtuelle Hand, die ihm zeigt, welche Schalter und Knöpfe er zu drücken hat, um die Maschine zu bedienen.

Im Bereich Corporate Learning können Soft-Skill-Trainings wie Rhetorik bereits anhand von Virtual Reality abgebildet werden. Das Start-up Straightlabs verknüpft beispielsweise neurowissenschaftliche Erkenntnisse mit Gamification-Methoden: Im Rahmen seines „VR Speech Trainings“ stellt das Tech-Unternehmen eine virtuelle Plattform zur Verfügung, innerhalb der der Schüler lernen kann, Vorträge zu halten. Dazu wird eine realitätsnahe Vortragssituation simuliert, sodass der Lernende glaubt, er stünde vor einem echten Publikum. Die Gesundheitsbranche nutzt bereits ebenfalls VR und AR, um Theorie und Praxis in der Ausbildung zu vereinen: So testet beispielsweise das Deutsche Rote Kreuz (DRK) VR-Brillen in einem Pilotprojekt, um Notfallsanitäter auszubilden. Mit Hilfe einer VR-Brille wird in diesem Fall der gesamte Innenraum eines virtuellen Rettungswagens abgebildet. Den Auszubildenden hilft das dreidimensionale Lernerlebnis unter anderem dabei, virtuell eine Narkose vorzubereiten. Künftig sollen auch virtuelle Patienten mit Hilfe der VR-Brille dargestellt werden, um deren Behandlung zu trainieren.

Trend 5: Produktivitätssteigerung durch Just-in-time-Teaching

Einst für den Hörsaal bestimmt, erobert das Just-in-time-Teaching (JITT) nun auch den gesamten Bildungssektor. Der Kerngedanke hinter dem neuen Lernkonzept: Durch die Vorbereitung auf die Vorlesung „just in time“ – sprich gerade rechtzeitig – sollen die Studierenden den Lernstoff besser verinnerlichen. Dazu arbeiten Studierende unmittelbar vor der Unterrichtseinheit das Skript durch und absolvieren im Anschluss einen kurzen Test zu den jeweiligen Lerninhalten. Danach findet die Vorlesung statt, die in diesem Fall jedoch wenig mit dem klassischen Frontalunterricht zu tun hat. Statt permanent mitschreiben zu müssen, zielt das JITT darauf ab, die Studierenden dazu zu motivieren, lieber aktiv am Unterricht teilzunehmen und ihre offenen Fragen zu dem vorangegangenen Test zu klären. Durch JITT kann daher eine große Produktivitätssteigerung beim Lernen erzielt werden. Außerdem bringt das JITT-Konzept den Vorteil mit sich, dass die Studierenden selbst über Zeit und Ort ihrer Vorbereitung entscheiden können. Unterrichtet werden kann dann entweder im klassischen Hörsaal vor Ort oder – wenn möglich – auch im virtuellen Klassenzimmer.

Mensch und Maschine: ein unschlagbares Team

Ob intelligente Lernsoftware, smarte Brillen oder neue Lernkonzepte: Für die Personalentwicklung 4.0 stehen Technologien bereit, die Lernende nicht nur zum größtmöglichen Lernerfolg führen sollen, sondern auch zum Spaß am Lernen. Letzterer hängt natürlich auch zum großen Teil von der persönlichen Einstellung zum Lernen ab: Die Bereitschaft, sich für neue Trends und Themen zu öffnen und die digitale Transformation als Chance zu begreifen, ist die Kompetenz 4.0 schlechthin.

Das Kanban-Board ist ein Hilfsmittel, um die Arbeit im Team zu veranschaulichen und Arbeitsabläufe in Echtzeit sichtbar zu machen. Teams, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten, hilft es, auf einen Blick den Projektfortschritt zu sehen und den Überblick darüber zu behalten, wer gerade welche Aufgaben erledigt und welche Aufgaben noch bearbeitet werden müssen. So können Aufstauungen, Doppelarbeiten oder Leerläufe vermieden werden und die Teamarbeit wird um ein Vielfaches effizienter.

Ursprung und Verwendung des Kanban-Boards

„Kanban“ ist japanisch und steht für „Signalkarte“. Die Methode wurde in den Vierziger Jahren von dem japanischen Automobilhersteller Toyota entwickelt, um die komplexen Prozesse der Autoproduktion im Sinne eines Lean Managements effizient zu gestalten.

Seinen Ursprung fand die Methode also im technischen Umfeld. Aber heute wird Kanban als agile Arbeitsweise in vielen Branchen und Geschäftsbereichen – gerade auch im kreativen Bereich wie dem Marketing – eingesetzt.  Manche Unternehmen nutzen dieses Projektmanagement-Tool auch für komplexere Projekte in Kombination mit agilen Projektmanagementmethoden wie Scrum.

Das Kanban-Tool ist überall dort hilfreich, wo es darum geht, Wertschöpfungsketten und andere wichtige Abläufe zu steuern, anzupassen und zu optimieren. Denn durch die Visualisierung der Aufgaben in Echtzeit entsteht eine hohe Transparenz. Das wirkt sich positiv auf die Kommunikation, die Produktion und schließlich auf die Motivation im Team aus, was wiederum die Produktqualität steigert und letztlich den Kunden zufriedener macht.

Aufbau eines Kanban-Boards

Das Kanban-Board ist so aufgebaut, dass es nicht nur alle in einem Projekt zu erledigenden Aufgaben für alle transparent anzeigt, sondern auch den Arbeitsfortschritt jeder einzelnen Aufgabe. Dafür werden zunächst Spalten angelegt. Diese stehen für die einzelnen Arbeitsschritte, die eine Aufgabe durchläuft. In diesen Spalten werden Karten platziert, auf die jeweils eine zu erledigende Aufgabe geschrieben wird. Im Verlauf des Arbeitsprozesses werden die Karten von der ersten bis zur letzten Spalte verschoben, bis die Aufgabe erledigt ist. Dank dieser sehr reduzierten Darstellung kann jeder sofort den Status quo des Projekts oder einer einzelnen Aufgabe erkennen.

Folgendes Beispiel eines Basis-Kanban-Boards für eine Event-Organisation verdeutlicht den Aufbau und die Funktion eines Kanban-Boards:

Kanban-Board


Vorteile und Nachteile eines Kanban-Boards

Ein Kanban-Board bietet also einen guten Überblick. Ob sich der Einsatz eines Kanban-Boards im eigenen Projekt lohnt, zeigt ein Blick auf die Vor- und Nachteile:

Vorteile Kanban

Hohe Transparenz

Durch die Visualisierung der Aufgaben am Kanban-Board ist leicht zu erkennen, wer gerade welche Aufgabe bearbeitet.

Förderung des Teamworks

Das Team kann sich besser abstimmen und gegenseitig unterstützen, weil auch der Auslastungsgrad jedes Einzelnen sichtbar wird.

Förderung der eigenständigen Arbeit

Jeder zieht sich seine Aufgaben aus dem Kanban-Board selbst und kann selbst bestimmten, wie viele Aufgaben er erledigt und wann. Dadurch lassen sich die Aufgaben optimal ins eigene Zeitmanagement integrieren (siehe Prinzip „Begrenzung“).

Zeitersparnis

Reine Status-quo-Meetings fallen weg. Schließlich kann jeder Mitarbeiter jederzeit die für ihn wichtigen Informationen über den Projektfortschritt dem Kanban

Board entnehmen.

Besseres Arbeitsergebnis

Das Arbeitsergebnis wird durch flüssigere Abläufe, permanente Anpassungen und Optimierungen nachhaltig verbessert.

Sehr flexibel einsetzbar

Man kann das Kanban-Board verwenden, auch wenn man ansonsten nicht agil arbeitet. Ferner ist das Werkzeug auch kombinierbar mit anderen agilen Konzepten.

Höhere Zufriedenheit und Motivation bei größeren Projekten

Am Online-Kanban-Board sieht man sehr gut, was man schon alles geschafft hat und wie man Schritt für Schritt vorangekommen ist. Sichtbare Teilerfolge helfen dabei, bis zum Projektende motiviert zu bleiben.

Nachteile Kanban

Welche Nachteile Kanban haben kann, hängt stark von den individuellen Umständen im Team ab. Vorstellbar ist unter anderem, dass durch die hohe Transparenz, die das Kanban-Board schafft, eben auch „Low Performer“ eher zutage treten. Dies kann dazu führen, dass die betroffenen Mitarbeiter Kanban ablehnen.

 

So führen Sie in vier Schritten Ihr erstes Kanban-Board ein

Sie möchten mit Ihrem Team in das agile Arbeiten einsteigen oder ein Kanban-Board dafür nutzen, um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern? Dann können Sie mit diesen vier einfachen Schritten ein Kanban-Board einführen und nutzen:

 

1. Schritt: Physisch versus virtuell? Auswahl des richtigen Kanban-Boards

Wenn Sie ein Kanban-Board verwenden möchten, muss zunächst geklärt werden, ob eine physische Tafel ins Büro gestellt werden soll oder ob ein Online-Tool für das Projekt mehr Sinn macht.

Das physische Kanban-Board

Das-physische-Kanban-Board

Im Ursprung war das Kanban-Board eine simple Tafel mit jeder Menge kleiner Notizzettel. Die gute alte Pinnwand hat den Vorteil, dass sie im Büro hängt und dadurch stets präsent und sichtbar ist. Alle Projektmitglieder müssen jederzeit Zugang zum Kanban-Board haben. Dies ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass es tatsächlich stringent von den Projektmitgliedern genutzt wird. Das „In-die-Hand-nehmen“ der Karten aktiviert die haptischen Sinne und involviert den Nutzer dadurch automatisch stärker. Das physische Board ist jedoch nur bei kleinen Teams bzw. Projekten anwendbar. Sonst leidet aufgrund des begrenzten Platzes auf dem Board die Übersichtlichkeit.

Das Online-Kanban-Board

Es gibt jede Menge unterschiedlicher Online-Kanban-Boards – kostenfreie und kostenpflichtige. Virtuelle Kanban-Boards haben zum einen den Vorteil, dass auch Teams, die nicht zusammen in einem Büro oder Gebäude sitzen, mit der Kanban-Methode arbeiten können. Zum anderen kann die Zeit erfasst und gemessen werden, die für die einzelnen Aufgaben benötigt wird. So können schneller Anpassungen und Verbesserungen im Arbeitsprozess vorgenommen werden.

Tipps für die Nutzung von virtuellen Kanban-Boards

Egal für welche Anwendung Sie sich entscheiden: Wenn Sie in Ihrem Team mit einem virtuellen Kanban-Board arbeiten wollen, sollten Sie darauf achten, dass das Tool von Anfang an eine starke Präsenz erhält – ähnlich wie das physische Board im Büroraum. Sonst besteht die Gefahr, dass es im Arbeitsalltag untergeht und nicht live gepflegt wird. Dann verliert es seine Wirkung.

Tipp 1

Legen Sie sich das Kanban-Board als Standardfenster beim Öffnen Ihres Browsers an. So ist gewährleistet, dass es die erste Anwendung ist, die Sie sehen, wenn Sie Ihren Arbeitstag starten. Damit hat es die Chance, sich als Dreh- und Angelpunkt Ihrer täglichen Arbeit zu etablieren.

Tipp 2

Nutzen Sie das Kanban-Board als Agenda für Ihre Teammeetings. Wenn im Jour fixe Abstimmungen zu aktuellen Aufgaben oder Projekten stattfinden, sollte das Kanban-Board für alle Teammitglieder sichtbar sein und live bearbeitet werden.

Hat sich das Team für die ein oder andere Variante entschieden, geht es im nächsten Schritt darum, die Kanban-Tafel aufzubauen und zu strukturieren.

2. Schritt: Erstellen Sie Ihr erstes Kanban-Board

Zum Einstieg in das Arbeiten mit Kanban-Boards empfiehlt es sich, die Ursprungsvariante zu verwenden. So fällt Ihnen der Aufbau und die Einführung in den Arbeitsalltag leichter. Denn oft besteht die größte Herausforderung für das Team darin, die alte Vorgehensweise abzulegen und sich auf diese neue Form der Zusammenarbeit einzulassen. Wenn es dann gleich am Anfang zu kompliziert wird, kann es schnell zur Ablehnung innerhalb des Teams kommen. Oder das frisch eingeführte Tool wird einfach ignoriert und liegt brach.

Bevor das Team nun beginnt, mit dem Kanban-Board zu arbeiten, sollten sich alle Teammitglieder über die Kanban-Prinzipien bewusst und einig sein.

3. Schritt: Die Kanban-Prinzipien befolgen

Visualisierung

Das Kanban-Board fasst alle für das Projekt relevanten Aufgaben zusammen und stellt diese übersichtlich dar. Der Prozessfortschritt wird durch das Wandern der Karten von links nach rechts visualisiert.

Begrenzung der Aufgaben pro Spalte

Jede Station (Spalte) sollte auf eine bestimmte Anzahl von Aufgaben begrenzt werden. Somit vermeidet das Team ein Aufstauen von Aufgaben an einer bestimmten Station (Flaschenhals-Problem). Der Wertschöpfungsprozess bleibt im Fluss. Dahinter steht zudem die Überzeugung, dass es bei Multitasking letztendlich mehr Zeit kostet, die einzelnen Aufgaben zu erledigen, als bei einer Bearbeitung nacheinander. Das heißt, das Team legt vorab fest, wie viele Aufgaben in jeder Spalte des Kanban-Boards maximal liegen dürfen. Diese Zahl darf dann nicht überschritten werden. Wenn beispielsweise gerade die Aufgaben mit dem Status „in Bearbeitung“ ihren Maximalwert erreicht haben, darf man sich kein weiteres Ticket aus der vorgelagerten Spalte „To Do“ ziehen, sondern muss erst eine Aufgabe erledigen. Diese erhält dann den Status „Done“ und es entsteht in der Spalte „Doing“ wieder Platz für eine neue Aufgabe.

Inkrementelles Vorgehen

Inkrementelles Vorgehen meint das sukzessive Abarbeiten der Aufgaben gekoppelt mit dem Verschieben der Karten von Spalte zu Spalte. Dadurch wird die Arbeit effizienter, das Team erzielt schneller Resultate, und Probleme oder Fehler können frühzeitig erkannt und behoben werden.

Qualitätsmanagement (Kontrolle, Anpassung, Verbesserung)

Mit Hilfe des Kanban-Boards lässt sich sehr gut kontrollieren, an welchen Stellen im Prozess oder Projekt es stockt oder wo es Leerlauf gibt. Ebenso kann man messen, wie lang die Bearbeitungszeiten bestimmter Aufgaben oder innerhalb einer Station sind. So lassen sich Prozesse besser steuern und es können schnell Anpassungen vorgenommen werden:

Die Möglichkeit, Blockaden im Arbeitsprozess sofort erkennen zu können, führt zu einer schnellen Reaktionsfähigkeit – was wiederum zu einer Verbesserung der Arbeitsqualität und des Arbeitsergebnisses beitragen kann.

4. Schritt: Loslegen!

So, nun kennen Sie die grundlegenden Eigenschaften eines Kanban-Boards, seinen Nutzen sowie seine Vor- und Nachteile. Sie wissen, wie Sie es erstmalig ohne allzu großen Aufwand und ohne Kosten ausprobieren und anwenden können. Viele gute Gründe, um jetzt loszulegen! Viel Spaß dabei!

In unserem ersten Artikel des zweiteiligen Guides zu Agilität im Unternehmen haben wir die wichtigsten sechs Schritte angesprochen, die du brauchst, um agiler zu arbeiten. Erfahre in diesem Artikel von Dozent Jörg Doebler nun, wie es nach Schritt 6 weitergeht und warum du das Agile Manifest unbedingt kennen solltest, bevor du loslegst.

 

7. Schritt für agiles Arbeiten: Schaffe ein Kunde-Dienstleister-Team

Beispiele für agiles Arbeiten sind sehr vielseitig und individuell. Doch eines ist immer gleich: Agilität verändert nicht nur die Zusammenarbeit im Kreis der Mitarbeiter, sondern definiert auch das Verhältnis von Kunden zu Dienstleistern neu. Hier ist es nicht mehr so, dass ein Kunde lediglich einen Auftrag gibt und auf ein Ergebnis wartet. Erfolgreiche agile Projekte benötigen eine regelmäßige Kommunikation auf Augenhöhe zwischen Kunden und Unternehmen. Diese Zusammenarbeit beeinflusst das komplette Projektergebnis positiv, denn während die Dienstleister in der Regel Expertenfür Strategie, User Experience, Design und technische Umsetzung sind, kann der Kunde seine internen Prozesse und Anforderungen sowie die Zielgruppe besonders gut einschätzen. Nur wenn dieses Wissen zusammenkommt, können nutzerzentrierte Produkte entstehen, die alle Stakeholder zufriedenstellen.

Hilfreich ist es, auf Kundenseite feste Ansprechpartner zu definieren, die für kurzfristige Fragen und Entscheidungsprozesse ansprechbar sind. Der große Vorteil für den Kunden ist das exzellent auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmte Produkt-oder Dienstleistungsergebnis.

 

8. Schritt für agiles Arbeiten: Verändere Raumkonzepte

Agiles Arbeiten ist enorm kommunikativ. Diese Kommunikation funktioniert nur dann optimal, wenn es räumliche Rahmenbedingungen gibt, die sie fördern und unterstützen. Für agile Projektteams können das separate Besprechungsbereiche sein oder generell ein gemeinsames Projektbüro statt der Verteilung in verschiedene Abteilungen. Letzteresist klassisch der Normalfall, doch agiles Arbeiten wird vor allem dann erfolgreich, wenn nicht Entwickler bei Entwicklern und Sachbearbeiterbei Sachbearbeitern sitzen, sondern das Team zusammenkommt. Diese Möglichkeiten der Kommunikation auf kurzem Wege nennt man Advantageous environmental Conditions. Wenn du förderliche Raumsituationen schaffen möchtest, kannst du dich beispielsweise am Agilometer aus dem PRINCE2 Agile® Framework orientieren. Das Tool beleuchtet sechs verschiede Bereiche eines Projektes und zeigt auf einer Skala von 1 (schlecht) bis 5 (sehr gut) an, wie stark die Agilität in verschiedenen Bereichen vom Level der Zusammenarbeit bis zu den Umgebungsbedingungen ausgeprägt ist. Dies gibt Orientierung für mögliche Veränderungen und zeigt nicht nur auf, wann der Change hin zu mehr Agilität im Unternehmen Sinn macht, sondern auch wie agiles Arbeiten ganz konkret umgesetzt werden kann.

 

9. Schritt für agiles Arbeiten: Berücksichtige alle Projektbereiche

Wenn über agile Projekte gesprochen wird, sehen viele nur die technische Umsetzung. Doch auch die Kreation gehört untrennbar zum Projekt hinzu und sollte deshalb von Anfang an berücksichtigt werden. Angenommen, das agile Team besteht nur aus Entwicklern, das Produkt für den Kunden wurde bereits fertig konzipiert und designt und mitten in der Entwicklung fällt auf, dass wichtige Komponenten nicht definiert wurden. Nun ist aber kein Designer greifbar. In diesem Fall stockt das ganze Projekt. Sinnvoller ist es daher, von Beginn an auf Crossfunctional Teams zu setzen, die eben nicht nur aus Entwicklern, sondern aus Vertretern aller benötigten Bereiche bestehen.

 

10. Schritt für agiles Arbeiten: Implementiere Feedback-Phasen

 

10. Schritt für agiles Arbeiten: Implementiere Feedback-Phasen

Ohne regelmäßiges Feedback funktioniert agiles Arbeiten nicht. Denn je besser die Feedback-Phasen genutzt werden, umso effizienter werden die Abläufe und umso besser das Endprodukt. Eine der zentralen Rahmenbedingungen beim agilen Arbeiten bedeutet vereinfacht ausgedrückt deshalb: Jeder reviewt in jeder Projektphase alles.

 

11. Schritt für agiles Arbeiten: Nutze Fehler zur Verbesserung

Agile Workflows erfordern Umdenken, auch in Sachen Fehlertoleranz. Denn zwangsläufig ist es im dynamischen Prozess so, dass ein hohes Fehlerrisiko besteht. Gerade im Change und zu Beginn neuer Arten der Projektarbeit kann es zu Fehlern kommen. Doch jeder einzelne Fehler bietet die Chance auf eine weitere Verbesserung. Und jede Verbesserung sorgt für höhere Zufriedenheit auf Kunden- wie auch auf Unternehmensseite.

 

12. Schritt für agiles Arbeiten: Kenne das Agile Manifest

Im Agilen Manifest, das 2001 von einer Gruppe aus namhaften Softwareentwicklern.. den Begründern des Scrum®-Frameworks, definiert wurde, werden Verhaltensregeln und Werte definiert. Diese sollen agilen Teams bei der Umsetzung ihrer Projekte helfen. Die Original-Prinzipien des Agilen Manifestes findest du hier. Du kannst diese für dich und dein Team nutzen oder eigene Regeln definieren. Wichtig ist, dass es Regeln gibt, an denen sich alle Beteiligten orientieren können, denn sie schaffen die Grundlage einer erfolgreichen agilen Zusammenarbeit.

 

So beginnst du mit agilen Arbeitsweisen

Agiles Arbeiten ist ein Prozess. Eingespielte Prozesse, die seit vielen Jahren nach festen Strukturen ablaufen, können und sollten nicht plötzlich umgeworfen werden. Der Wandel hin zum agilen Arbeiten ist also ein stetig fortschreitender und sich auch stetig wandelnder. Essenziell sind der Wandel der Unternehmenskultur und die Schaffung von gemeinsamen agilen Wertvorstellungen und Prinzipien auf allen Hierarchieebenen, von der Führungsriege bis hin zum Mitarbeiter 4.0.

Hilfreich ist es, nicht alles auf einmal zu verändern, sondern eine Maßnahme nach der anderen umzusetzen. Dabei lernt man, was funktioniert und was nicht,und kann darauf aufbauen. Die Regeln des Agilen Manifestes können hier eine erste Orientierung geben. Insgesamt lohnt es sich nachhaltig, agiles Denken und Handeln Schritt für Schritt zu erlernen und zu etablieren. Ausgebildete Experten wie Scrum® Master helfen bei der Umsetzung und sorgen dafür, dass die Transformation hin zum agilen Arbeiten möglichst effizient gelingt.