Positive Unternehmenskultur senkt Fehlzeiten: Tipps für Ihr Unternehmen

Wenn ein Unternehmen eine hohe Fehlzeitquote hat, lohnt es sich, die Gründe dafür zu hinterfragen. Was Sie als Arbeitgeber konkret tun können, um die Ursachen der Fehlzeiten herauszufinden, wie Sie Fehlzeiten der Mitarbeiter aktiv reduzieren und warum sich eine positive Unternehmenskultur hier besonders auszahlt, erklären wir Ihnen.

Millionenproblem Fehlzeitquote

Seit vielen Jahren erheben die gesetzlichen Krankenkassen Jahr für Jahr statistische Daten zu Fehlzeiten in deutschen Unternehmen. Auch die Techniker Krankenkasse veröffentlichte kürzlich einen solchen Report. Im offiziellen TK- Gesundheitsreport 2020 beziffert die Krankenkasse die Fehltage für das Jahr 2019 auf insgesamt 85 Millionen Tage. Zwar sank der Anteil der Tage, an denen Arbeitnehmer arbeitsunfähig gemeldet waren im Vergleich zum Vorjahr leicht, blieb aber insgesamt betrachtet einer der höchsten Werte seit Beginn der Auswertungen. 85 Millionen Fehltage – das entspricht einem enormen wirtschaftlichen Gegenwert, den Unternehmen hier verlieren.

Fehlzeiten schaden Unternehmen finanziell

Die erhobenen Fehlzeiten umfassen wohlgemerkt nur die offiziellen Tage der Arbeitsunfähigkeit. Nicht gemeldete Fehltage oder geringe Fehlzeiten, die ohne entsprechende AU-Bescheinigung blieben, wurden hier nicht erfasst. Doch ein Trend zeigt sich dennoch deutlich: Der Anteil krankheitsbedingter Fehltage aufgrund psychischer Belastungen und Störungen steigt exorbitant. Führten lange Zeit Muskel- und Skelettbeschwerden, beispielsweise die klassischen Rückenschmerzen sowie Infekte, die Statistik der Fehlzeitengründe an, haben die psychischen Erkrankungen nun aufgeholt. Dies ist eine bedenkliche Entwicklung für den Einzelnen, wirkt sich aber auch auf die arbeitgebenden Unternehmen aus. Denn diese müssen finanzielle und auch ganz praktische Einschränkungen wie Verzögerungen im täglichen Workflow, hinnehmen. Wenn Mitarbeiter oft fehlen, bleibt die Arbeit liegen, müssen Ersatzkräfte eingelernt werden oder Kunden warten. Grund genug also als Unternehmen aktiv zu werden.

Gründe für Fehlzeiten im Unternehmen

Selbstverständlich gehört ein kranker Arbeitnehmer nicht ins Büro, sondern ins Bett. Trotzdem zeigen die Fehlzeitenreports auch Potenziale auf, die Unternehmen nutzen können. Denn die Aufschlüsselung der Gründe für eine Abwesenheit vom Arbeitsplatz machen deutlich, wo es im einzelnen Betrieb möglicherweise hakt und in welchen Bereichen Unternehmen ihre Mitarbeiter unterstützen können, um deren Fehlzeiten zu reduzieren. Von niedrigeren Fehlquoten profitieren letztlich beide Seiten: Mitarbeiter selbst und auch das Unternehmen. Im ersten Schritt gilt es also, die Gründe herauszufinden, die in Ihrem Unternehmen zu hohen Fehlzeiten führen. Auch hier geht es nicht darum, ob eine Krankmeldung mehr oder weniger wegen eines grippalen Infekts eingeht. Wenn aber beispielsweise Mitarbeiter eines bestimmten Büros auffallend oft wegen Überlastung fehlen, könnte dies durchaus ein Alarmsignal sein. Dokumentieren Sie, aus welchen Gründen Mitarbeiter fehlen und finden Sie dadurch heraus, in welchen Bereichen Sie aktiv werden können, um diese Quote zu senken.

Fehlzeiten der Mitarbeiter aktiv reduzieren

Konnten Sie mögliche Ursachen in Ihrem Unternehmen ausmachen? Dann geht es jetzt darum, aktiv gegen diese Ursachen anzugehen. Je nachdem, wo sich die Fehlzeitengründe befinden, können Sie als Arbeitgeber an unterschiedlichen Stellschrauben drehen. Die wichtigsten möchten wir Ihnen im Folgenden zeigen.

Technischer Arbeitsschutz

Zuallererst sollten Sie die Rahmenbedingungen überprüfen. Ist Ihr Arbeitsplatz sicher oder setzen Sie Ihre Mitarbeiter unbewusst Gefahren aus? Klarer Hinweis für eine hohe Fehlzeitenquote in diesem Bereich ist es, wenn Mitarbeiter aus einem gemeinsamen Büro oder einer gemeinsamen Abteilung häufiger wegen ähnlicher Dinge fehlen. Hinterfragen Sie konkret, ob diese Mitarbeiter bestimmten Gefahrenquellen ausgesetzt sind, die Sie reduzieren könnten. Hilfreich ist hier immer auch ein Blick auf die Gefährdungsanalyse, die Unternehmen führen müssen. Sie zeigt auf, wo potenzielle Gesundheitsgefahren für die Mitarbeiter vorliegen. Ganz konkret könnten dies folgende Dinge sein:

• instabil angebrachte Regale, Lampen etc.
• fehlende Sicherheitschecks der elektrischen Geräte und Installationen
• Mangel an Arbeitsschutzmitteln

Hier tragen Sie als Arbeitgeber eine große Verantwortung und müssen dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter unversehrt bleiben. Hierzu gehören beispielsweise auch bauliche Maßnahmen, die bisher versäumt wurden, zum Schutz der Arbeitgeber aber wichtig wären. Erkranken mehrere Mitarbeiter eines bestimmten Büros häufiger wegen Überforderung, weil ihr Büro das lauteste im Unternehmen ist, können Sie hier aktiv werden, indem Sie zum Beispiel Lärmschutzfenster nachrüsten. Fallen die Kollegen in der Fertigung oft aus, weil die Geräte zu scharfkantig sind und ein hohes Verletzungsrisiko bergen, tun Sie gut daran, hier auf eine sicherere Lösung umzusteigen. Übrigens ist ein Blick auf den rein technischen Arbeitsschutz immer auch in ihrem Interesse, denn wenn Sie die Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes nicht einhalten, kann Sie das in rechtliche Schwierigkeiten bringen. Viele Faktoren sind gesetzlich nur vage geregelt, beispielsweise die zulässige Lärmbelastung am Arbeitsplatz. Genau hinzusehen, ob in Ihrem Unternehmen Fehlzeiten aus solchen Faktoren entstehen, lohnt sich dennoch in jedem Fall.

Gesundheitsfördernde Maßnahmen

Prävention zahlt sich aus. Jeder Euro, der in präventive Maßnahmen gesteckt wird, amortisiert sich in fast 75 % der Fälle in weniger als einem Jahr. Wenn Unternehmen sich also dazu entscheiden, gesundheitsfördernde Maßnahmen anzubieten, zahlt sich diese Investition tatsächlich zeitnah aus und wirkt sich positiv auf die Fehlzeitquote aus. Dies zeigt auch der iga.Report 2018 der Initiative Gesundheit und Arbeit, der Wirksamkeit und Nutzen betrieblicher Prävention in den Blick nimmt. In der Publikation heißt es: "Fast drei Viertel der in der Metastudie untersuchten Fälle weisen einen positiven Nettoerfolg bereits im ersten Jahr aus. Außerdem machen sich fast drei Viertel der untersuchten Fälle innerhalb eines Jahres bezahlt." Ein klares Argument in präventive Maßnahmen zu investieren, bevor hohe Fehlzeiten entstehen.

Wie können nun aber solche gesundheitsfördernden Maßnahmen konkret aussehen? Es gibt zahlreiche Möglichkeiten:

• Ergonomische Arbeitsplätze, z. B. Stehschreibtische und ergonomische Bürostühle
• Bewegungsangebote am Arbeitsplatz
• Zusätzliche Vorsorgeuntersuchungen und Schutzimpfungen
• Aufklärung über gesundes Arbeiten in Form von Vorträgen und Workshops
• Zuschüsse des Arbeitgebers für gesundheitsbezogene Aktivitäten, z. B. Fitnessstudio-Rabatte
• Gesunde Vollwertkost in der Kantine

Aber auch Angebote, die psychischen Krankheiten, z. B. dem Burnout vorbeugen, zählen hier mit rein:

• Anti-Stress-Trainings
• Entspannungsangebote im Büro, z. B. Yoga, PMR
• Ermöglichen von Rückzugsorten in der Pause

Gesundheitliche Prävention kann sehr vielschichtig aussehen. Je nach Unternehmensgröße fällt es mehr oder weniger leicht, diese in der Praxis umzusetzen. Für jeden Arbeitgeber zahlt es sich aber nachweislich aus, Prävention nicht als Nice-to-have, sondern als Must-have zu sehen und hier bewusst zu investieren.

Soziale Maßnahmen

Mindestens ebenso wichtig sind auch soziale Faktoren am Arbeitsplatz. Dazu zählen auf den ersten Blick Dinge, die mit Gesundheit direkt wenig zu tun zu haben scheinen. Ganzheitlich betrachtet wirken sich diese aber sehr wohl auf die Gesundheit des Mitarbeiters aus. Sehen wir uns an, welche Eckpunkte Sie als Unternehmen in diesem Bereich berücksichtigen können:

• Positive Unternehmenskultur
• Flexible Arbeitsbedingungen
• Attraktive Vergütung
• Übertragen von verantwortungsvollen Aufgaben
• Ermöglichen relevanter Weiterbildungen
• Regelmäßiges Feedback & Anerkennung der Leistung
• Motivation der Arbeitnehmer
• Reibungslose Kommunikation im Team
• Integration neuer Mitarbeiter
• Teambildende Maßnahmen

All diese Dinge scheinen auf den ersten Blick nur sehr entfernt mit der Gesundheit der Belegschaft zu tun zu haben. Doch in sie zu investieren, lohnt sich nachhaltig. Letztlich ist nur leistungsfähig, wer zum einen gesund ist, sich zum anderen aber auch wohlfühlt. Das Schaffen einer positiven Fehlerkultur, wie es moderne Lean Management Methoden vorsehen, kann dazu führen, dass Mitarbeiter positiver und motivierter an die Arbeit herangehen, weil sie keine Angst vor möglichen Fehlern haben. Wenn Fehler im Unternehmen als Chancen statt als Ärgernis betrachtet werden, reduziert das außerdem den Leistungs- und Erfolgsdruck auf den einzelnen. Denn auch dieser Druck kann nachweislich krank machen und in Konsequenz zu höheren Fehlzeiten führen. Ein guter Beitrag für ein hervorragendes Employer Branding sind diese sozialen Blickpunkte außerdem. Es macht ein Unternehmen attraktiv, wenn die Wertschätzung für die Ressource Mitarbeiter klar gezeigt wird. Mehr zum Thema Arbeitgeberattraktivität durch Employer Branding können Sie in unserem separaten Artikel zum Thema hier im Blog nachlesen.

Zuschüsse für Arbeitgeber-Präventionen

Gesundheitsfördernde Maßnahmen, um die Fehlzeiten von Mitarbeitern zu reduzieren, klingen nach einer teuren Investition. Dass sie sich bereits schnell bezahlt machen, haben wir Ihnen anhand offizieller Zahlen bestätigt. Zusätzlich gibt es Förderungen und Zuschüsse, die Arbeitgeber nutzen können, wenn sie gesundheitsfördernde Maßnahmen anbieten möchten.

Steuerfreiheit präventiver Maßnahmen

Zum einen sind gesundheitsfördernde Maßnahmen laut § 3 Nr. 34 EStG steuerfrei, wenn sie einen Betrag von 500 € je Mitarbeiter nicht überschreiten. Die förderfähigen Maßnahmen müssen jedoch zielgerichtet und zweckgebunden sein, also konkret das Ziel verfolgen, den Gesundheitszustand der Mitarbeiter zu verbessern oder einen guten Gesundheitszustand zu fördern. Darunter fallen beispielsweise folgende Maßnahmen:

• Reduzierung von Fehlernährung durch gesunde Verpflegung
• Maßnahmen gegen Bewegungsmangel
• Vermeidung stressbedingter Risiken
• Schutzimpfungen als Leistung der Primärprävention

Auch kleine Unternehmen, die keine internen präventiven Angebote schaffen können, können diese Förderung beanspruchen. Sie müssen jedoch nachweisen, dass der externe Anbieter, der die Maßnahmen in ihrem Auftrag übernimmt, die gesetzlich geforderten Kriterien erfüllt. Ein Gutschein für das Fitnessstudio wird alleine in der Regel nicht anerkannt, werden dort aber nachweislich Kurse zur Stärkung der Rückenmuskulatur absolviert, sind Barzuschüsse für den Arbeitgeber möglich.

Zuschüsse durch die Krankenkassen

Zum anderen gibt es die Möglichkeit Zuschüsse der Krankenkassen zu beantragen, die sich unter bestimmten Voraussetzungen an den Kosten beteiligen. Eine gute Übersicht über Möglichkeiten der Förderung bekommen Sie auch auf der Seite des Deutschen Netzwerks für Betriebliche Gesundheitsförderung (DNBGF).

Positives Unternehmen, weniger Fehlzeiten

Eine positive Unternehmenskultur, Wertschätzung den Mitarbeitern gegenüber und eine gute Kommunikation sind die Basis eines erfolgreichen Unternehmens. Und letztlich auch ein wichtiger Beitrag, um Fehlzeiten, die aufgrund unternehmensinterner Missstände entstehen, nachhaltig einzudämmen.