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Zahllose Vorschriften und Ausnahmen, steuerliche Bestimmungen und sozialversicherungsrechtliche Vorgaben: Personalabrechnung ist in Deutschland eine komplizierte Sache. Wer sich nicht an die Regeln hält, zahlt womöglich falsche Beträge an seine Mitarbeiter aus oder bekommt sogar Ärger mit dem Finanzamt und den Sozialversicherungsträgern. Wie gut, dass die Personalabrechnung mit SAP um vieles einfacher wird.
Das Programm rechnet dabei nicht nur die korrekten Beträge aus, sondern erleichtert dir auch die Verwaltung der notwendigen Daten erheblich. Diese acht Vorteile bietet die Personalabrechnung mit SAP:
1. Alle Stammdaten an einem Ort
Bevor überhaupt irgendeine Abrechnung erfolgen kann, müssen natürlich die Stammdaten der Mitarbeiter im System erfasst werden. Dazu gehören Daten zur Person, organisatorische Zuordnungen, Bankverbindungen etc. Wenn hier kein Import aus einem anderen Programm möglich ist, ist die Eingabe zunächst mühsam. Aber es lohnt sich. Denn im Anschluss sind alle Angaben gesammelt an einer Stelle abrufbar. Und alle Angaben lassen sich auch an einer Stelle organisieren und pflegen. Das spart langfristig jede Menge Zeit.
2. Sämtliche Entgeltbestandteile können abgebildet werden
Bei der Entgeltabrechnung geht es nicht nur um brutto und netto. Vielmehr gibt es eine unglaubliche Vielzahl an verschiedenen Gehaltsbestandteilen, die in das Entgelt einfließen können: Provisionen und Gratifikationen, Schichtzulagen und Zulagen zur Altersvorsorge, Weihnachts- und Urlaubsgeld, Altersteilzeit und Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld und so weiter. All diese Punkte beeinflussen den Betrag, den der Arbeitnehmer ausgezahlt bekommt, aber auch die zu zahlenden Steuern und Abgaben. Das immer alles im Blick und unter Kontrolle zu behalten, ist nicht einfach. SAP bietet länderspezifische Abrechnungsschemata an, über die alle diese Lohnarten automatisch in die Abrechnung einfließen.
3. Alle Arbeiten und Folgeaktivitäten der Personalabrechnung mit SAP erledigen
Die Stammdaten verwalten, den Lohn des jeweiligen Monats errechnen, einen Entgeltnachweis ausstellen, das Geld an die Arbeitnehmer überweisen, Meldungen an die Sozialversicherungsträger abgeben und alle Daten an das Rechnungswesen deines Arbeitgebers übertragen – die Personalabrechnung besteht aus einer ganzen Reihe an Arbeiten, die aufeinander aufbauen. SAP ermöglicht es, all diese Arbeiten zentral zu steuern und sinnvoll aufeinander aufbauend abzuwickeln. Auf diese Weise kannst du die Abrechnung mit allen Folgeaktivitäten am Ende des Monats Schritt für Schritt durchführen. Die Gefahr, dass du dabei etwas vergisst, ist damit gebannt.
4. Arbeitshistorie eines Mitarbeiters lässt sich lückenlos nachvollziehen
Zuerst die Ausbildung, dann zunächst eine Teilzeittätigkeit in der Produktion, später der Wechsel in die Verwaltung und eine Beförderung ins Management – ein Kollege kann im Unternehmen viele verschiedene Positionen einnehmen. Auch Arbeitszeiten oder Einsatzorte können sich ändern. Solche Personalstammdaten haben natürlich Auswirkungen auf das Gehalt und müssen deshalb gewissenhaft eingepflegt werden, damit die Personalabrechnung die korrekten Ergebnisse berechnet. In SAP kannst du diese Änderungen datumsgenau eingeben. Wurde eine Beförderung also am 17.2. gültig, kann die Änderung mit Gültigkeit ab 17.2. eingetragen werden. Diese tagesgenaue Abgrenzung ermöglicht es SAP, Rückrechnungen automatisch vorzunehmen. Das bedeutet, dass das System selbst solche Änderungen berücksichtigt, wenn sie rückwirkend Auswirkungen auf die vorherigen Abrechnungsperioden haben!
SAP in der Lohnabrechnung erlernen
All die bis hier genannten Tätigkeiten in SAP brauchst du im Umgang mit der Software sehr häufig. Damit du einen guten Einstieg ins Thema bekommst, gibt es kompakte SAP-HCM-Anwenderschulungen, die dir dieses Wissen vermitteln. Wer darüber hinaus sein Wissen erweitern und noch tiefer ins Thema einsteigen möchte, kann in einer darauf aufbauenden Berater-Zertifizierung folgendes Know-how erwerben und damit verbundene Vorteile von SAP in der Lohnabrechnung nutzen.
5. Individuelle Anpassungen am System sind möglich
Viele Unternehmen sind sehr kreativ, wenn es um die Bezahlung ihrer Mitarbeiter geht. Da gibt es vielleicht den Betriebskindergarten und die Firmenwohnung, die als Gehaltsbestandteile berücksichtigt werden müssen. Bei der Personalabrechnung mit SAP handelt es sich um ein offenes System, das an die firmeneigenen Gegebenheiten angepasst werden kann. Ganz ohne Programmierkenntnisse können über „Customizing-Werkzeuge“ die Abrechnungsschemata so verändert werden, dass die Personalabrechnung zum eigenen Unternehmen passt.
6. Arbeitszeiten lassen sich einfach erfassen
Eine Grundvoraussetzung für die Personalabrechnung in SAP ist es, Arbeitszeitpläne anzulegen, also zu bestimmen, wie die Regelarbeitszeit eines Mitarbeiters aussieht. Der große Vorteil: Sobald es zu Abweichungen von diesen Arbeitszeitplänen kommt, also etwa zu Überstunden, zu Wochenendarbeiten oder zu einem Freizeitausgleich, ermittelt das System, welche Konsequenzen sich daraus für die Abrechnung ergeben – auf Basis der unternehmenseigenen Regelungen selbstverständlich.
7. Personalkosten nach unterschiedlichen Kriterien aufschlüsseln
Wie hoch waren die Personalkosten in Abteilung X? Und welche Lohnart schlug in der Abrechnungsperiode besonders zu Buche? Solche Fragen kannst du mit der Personalabrechnung mit SAP auf Knopfdruck beantworten und damit wichtige Informationen für das Controlling und die Unternehmenssteuerung liefern.
8. Einen Blick in die Zukunft werfen
Wenn Tarif- und Gehaltsverhandlungen anstehen, wollen Geschäftsführer schnell wissen, wie sich die Abschlüsse auf das Unternehmen auswirken werden. Dafür kannst du im System sogenannte Szenarien anlegen und sie mit den Werten, die im Raum stehen, füttern. Als Ergebnis der Berechnung kommt dann heraus, wie viel der Tarifabschluss das Unternehmen voraussichtlich kosten wird. Das ist eine wichtige Grundlage für Verhandlungen, denn nur so ist klar, wie viel überhaupt möglich ist, ohne das Unternehmen zu gefährden.
SAP ist ein umfangreiches Tool, erleichtert in der Personalabrechnung aber zahlreiche Schritte in der täglichen Arbeit. Doch auch in anderen Bereichen lohnt es sich, die Software kennenzulernen. Erfahre in unserer Übersicht, welches SAP-Modul in deinem Bereich das richtige ist.
