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Seit Corona sind Millionen Menschen in Berührung mit dem Home-Office gekommen. Was früher für viele gar nicht oder nur in Ausnahmefällen auf dem Plan stand, wurde zur neuen Normalität. Eine Normalität, die allerdings große Herausforderungen bringt, zum Beispiel in puncto Kommunikation. Erfahre hier neun unverzichtbare Tipps, die dir dabei helfen, deine Home-Office-Kommunikation effizient statt stressig zu gestalten.
Worauf achten im Home-Office?
Ist das Home-Office fertig eingerichtet und du damit vertraut, dass du nicht mehr täglich ins Büro, sondern an den heimischen Schreibtisch gehst, wirst du möglicherweise Folgendes bemerken: Der Wegfall der täglichen Fahrt zur Arbeit entzerrt den Alltag. Trotzdem gibt es häufiger Reibungspunkte:
- an den Grenzen von Beruflichem und Privatem,
- zwischen Kollegen, die man nur noch online sieht, oder
- über schriftliche Kommunikation, die für Missverständnisse sorgt.
So vorteilhaft die Arbeit im Home-Office auch sein kann, so schwierig gestaltet sich die Kommunikation an manchen Tagen. Das ist ganz normal, weil uns über schriftliche E-Mail-Korrespondenz oder Video-Calls weniger Ebenen der Kommunikation zur Verfügung stehen.
- Wir sehen die Mimik des anderen gar nicht oder über den Bildschirm nur reduziert.
- Wir spüren die Energie und Grundstimmung im Raum nicht, sondern nur unsere eigene Umgebung.
- Wir verstehen vielleicht auch akustisch öfter einmal nur die Hälfte, weil die Internetverbindung ruckelt.
All das sind Faktoren, die die Kommunikation an deinem Arbeitsplatz zu Hause erschweren. Höchste Zeit also, dass du die neun Kommunikationstipps fürs Home-Office kennenlernst, die dir das Arbeiten deutlich erleichtern können.
Gelungene Kommunikation im Home-Office: So geht's
Worauf solltest du also achten? Was kannst du tun, um Missverständnisse zu vermeiden? Zum Beispiel Folgendes:
1. Deine Umgebung
Kommunikation steht und fällt mit der Grundstimmung der Kommunizierenden. Ist ein Gesprächspartner enorm gestresst, weil im Hintergrund die Kinder streiten und der Paketbote während des Calls draußen ans Fenster klopft, überträgt sich dies auf die Gesprächssituation. Du bringst deinen Stress quasi mit. Sorge deshalb für eine ruhige Atmosphäre, soweit es im Home-Office möglich ist. Dazu gehört, dass es einen klar definierten Arbeitsbereich gibt, den alle anderen zu Hause Anwesenden respektieren.
2. Arbeits- und Kommunikationszeiten definieren
Nichts stresst mehr, als wichtige Projekte zu besprechen, wenn einer oder mehrere Gesprächsteilnehmer in Zeitnot sind. Definiere deshalb klare Arbeitszeiten für den Austausch mit Kollegen und Vorgesetzten und bitte darum, dass diese eingehalten werden. Auch von deiner Familie, die dich in diesen Zeiträumen möglichst nicht stören sollte.
3. Zuständigkeiten klären
Was im Büro im direkten persönlichen Kontakt meist schnell zu regeln ist, birgt über die Kommunikation auf Distanz mehr Risiken. Wer macht eigentlich nochmal dies? Wer organisiert das? Wer plant die Meetings? Wer sitzt an Schnittstelle xy? Klärt zu Beginn des Home-Office-Arbeitens – und bei Bedarf in regelmäßigen Abständen erneut – die Zuständigkeiten. Allein dadurch entfallen etliche Mails mit Rückfragen, weil niemand so recht weiß, wer nun was macht.
4. Kommunikationskanäle festlegen
Einigt euch im Team darauf, welcher Kommunikationskanal für welche Art von Besprechung genutzt wird. Wofür eignet sich der Austausch per Mail und wo ist er eher suboptimal? Wann braucht es Meetings in Video-Calls und wer muss daran teilnehmen? Klar festgelegte Kommunikationskanäle reduzieren Missverständnisse und Mehraufwand bei der Terminvereinbarung.
Definiert zu Beginn Tools, die im Team breiten Zuspruch finden und von allen bedient werden können. Falls dies Schwierigkeiten bereitet, können entsprechende Schulungen weiterhelfen.
5. Vertrauen stärken
Arbeit auf Distanz erfordert viel Vertrauen. Vertrauen darin, dass jeder seine Aufgaben kennt und erledigt. Vertrauen darin, dass wichtige Dinge transparent kommuniziert werden und jeden Beteiligten sicher erreichen. Sprecht im Team über diesen Punkt und bestärkt euch gegenseitig im Vertrauen zueinander. Das ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine funktionierende Zusammenarbeit trotz Home-Office.
6. Klare Meeting-Ziele
Online-Meetings sind flexibel und sehr hilfreich, aber durch den starken Fokus auch sehr anstrengend. Um die Kommunikation zu erleichtern, ist es deshalb wichtig, dass die Terminkalender der einzelnen Mitarbeiter auch callfreie Zeiten haben. Klare Meeting-Ziele helfen dabei, die angestrebte Zeit einzuhalten, weil jeder weiß, was gerade Thema ist und was nicht. Das reduziert Abstimmungsrunden zu Beginn der Calls und hält die Meetings schlank.
7. Rede-Knigge während der Calls
Gerade wenn ein Großteil der Kommunikation per Video-Call stattfindet, lohnt sich eine Guideline für das Gespräch. Definiert beispielsweise einen firmeninternen oder teaminternen Rede-Knigge und notiert gemeinsame Regeln. Eine Regel kann beispielsweise sein, dass die Chatfunktion nur am Ende einer Sprechzeit genutzt wird und nicht parallel, um den Fokus zu behalten und Ablenkungen zu vermeiden. Oder nutzt die Funktion des „digitalen Handhebens“, die manche Video-Call-Software anbietet, für Rückfragen oder Ergänzungswünsche.
Wenn es an diesem Punkt immer wieder hakt, kann sich eine kompakte Weiterbildung zum Thema Kommunikation und Gesprächsführung lohnen.
8. Dokumentation nutzen
Neben den Regeln zum Sprechen während der Meetings könnt ihr auch für die Nachbereitungen Orientierungspunkte schaffen. Eine Dokumentation des Meetings mit allen wichtigen Entscheidungen, die getroffen wurden, erleichtert die Kommunikation und reduziert wilde Rückfragen an alle möglichen Kollegen per Mail. Sendet dieses Dokument im Nachgang allen Beteiligten und bringt dadurch Ruhe und Fokus in die Informationsübermittlung.
Vergesst nicht, auch hierfür eine Zuständigkeit zu definieren. Legt fest, wer diese Dokumentation übernimmt.
9. Reflexion
Die Situation des dauerhaften Home-Office ist für fast alle neu. Nimm dir deshalb Zeit, um mit deinen Kollegen und Vorgesetzten regelmäßig zu reflektieren. Fragt euch, was gut läuft und wo es an der Kommunikation im Home-Office noch hakt. So könnt ihr die Situation Stück für Stück optimieren.
Home-Office Erfahrung sammeln und nutzen
Auch wenn die Situation, im Home-Office zu kommunizieren, für dich vielleicht neu und ungewohnt ist, birgt sie etwas Gutes. Denn du übst dich dadurch jeden Tag darin, deine Kommunikation zu verbessern und online mit anderen zusammenzuarbeiten. Fähigkeiten, die dir auch in der Arbeitswelt nach Corona sehr dienlich sein können.
