Einkauf 4.0: So werden Unternehmen fit für den digitalen Wandel

Eine junge Frau sitzt abends vor dem Laptop, weil sie eine bestimmte Tasche sucht. Sie klickt sich durch das Internet, findet schließlich eine Seite, die genau Ihre Wunschfarbe anbietet und wählt zusätzlich eine Gravur Ihres Namens auf dem Verschluss aus. Wunderbar, das Partyoutfit ist perfekt! Was diese junge Frau gerade durchlief, ist ein digitalisierter Einkaufsprozess. Sie wurde von der Anzeige der Artikel bis hin zur Bestellung, Bezahlung und Auslieferung von künstlicher Intelligenz angeleitet und geführt. Ein Teil des Einkaufs 4.0, der unser Leben komfortabler macht, Unternehmen aber vor große Herausforderungen stellt. Wie dein Unternehmen diese bewältigen und Einkauf 4.0 gewinnbringend nutzen kann, zeigen wir in diesem Artikel.

Einkauf 4.0: Den Umbruch mitgestalten

Beim Einsatz künstlicher Intelligenz im Bereich Einkauf 4.0 geht es immer um Entlastung des Konsumenten im Alltag und einen möglichst komfortablen und flexiblen Kaufprozess. Einkauf 4.0 ist dabei ein Teil der gegenwärtigen digitalen Transformation, und gestaltet diese proaktiv mit. Statt auf Einzelprodukte zu setzen, bietet der digitalisierte Einkauf vermehrt Komplettlösungen sowie Dienstleistungen und Zusatzprodukte, die das Angebot abrunden, an – im eingangs erwähnten Beispiel die zusätzliche Wunschgravur. Neue Geschäftsmodelle entstehen, die auf interner und externer Vernetzung basieren und die Lieferanten stärker in die Wertschöpfungskette einbeziehen.

Vorteile von Einkauf 4.0

Auf den ersten Blick scheint der Einkauf 4.0 vor allem Vorteile für den Endkunden zu liefern So ist er doch:

• Flexibel: Du kaufst unabhängig von Ladenöffnungszeiten ein.
• Komfortabel: Deine Bestellungen erledigst du direkt von zuhause aus
• Transparent: Du kannst Preis und Leistung verschiedener Anbieter direkt miteinander vergleichen.
• Serviceorientiert: Du sparst dir Fahrtwege und schwere Transporte der Waren.

Doch auch Unternehmen können von der neuen Art des Einkaufs profitieren. Ihre Vorteile sind:

• Kostenersparnis: Lagerhaltung und Produktionskosten können gesenkt werden, neue Wertschöpfungspotentiale entlang der Supply Chain entstehen.
• Reaktionsbeschleunigung: Kommunikation in Echtzeit führt zu schneller Reaktion auf Ereignisse, als es bislang möglich war.
• Absatzsteigerung: Maßgeschneiderte Produktvorschläge ermöglichen einen höheren Absatz.
• Verbesserte Vernetzung: Werden Produkte, Supply Chains und Geschäftsmodelle miteinander vernetzt, führt dies zu Transparenz im Produktionsnetzwerk, in dem die Produkte jederzeit identifizierbar und lokalisierbar sind. Im Mittelpunkt steht eine Vernetzung von autonomen, sich situativ selbst steuernden Produktionsressourcen
• Höhere Effizienz: Klug strukturierter Einkauf steigert die Gesamteffizienz im Unternehmen. Denn die Potenziale, die der Einkauf 4.0 mit sich bringt, liegen nicht nur im Bereich Kosteneinsparungen, sondern auch in der effizienten Ressourcennutzung bzgl. Materialeinsatz, Energieeinsatz und menschlicher Arbeit.

So gelingt die Transformation zu Einkauf 4.0

Doch der Wechsel vom klassischen Modell hin zum digitalen Einkauf 4.0 verlangt Unternehmen auch viel ab. Denn, um die operativen Aufgaben zu erfüllen, benötigen sie entsprechende Hard- und Softwaremodule; der Produktionsprozess muss komplett umgewälzt und Mitarbeiter entsprechend geschult werden. Damit dies gelingt, braucht es Verantwortliche im Einkauf, die mit den Möglichkeiten, aber auch mit den Stolpersteinen von Einkauf 4.0 vertraut sind.

Neues Wissen für neue Beschaffung

Der Einkauf, also die Beschaffung von externen Gütern und Dienstleistungen, trägt dazu bei, dass ein Unternehmen sich seinen Mitbewerbern gegenüber behauptet. Stark vereinfacht bedeutete das bisher, dass Einkäufer vor allem operative und strategische Aufgaben ausführen. Sie ermitteln den Bedarf ihres Unternehmens, erkunden den Markt und machen die besten Lieferanten ausfindig. Mit ihnen schließen sie Verträge ab. Sie praktizieren ein strategisches Beschaffungsmanagement. Wird dieser Prozess – was heute die Regel ist – von digitalen Anwendungen unterstützt, wird er eProcurement genannt. Die Beschaffungsmanagement-Aufgaben im Einkauf 4.0 laufen komplett digitalisiert ab. Damit werden Einkäufer nicht überflüssig, sondern ihre Aufgabe liegt nun verstärkt in der Steuerung und Überwachung der Prozesse, sowie darin, die Rolle als Innovationstreiber einzunehmen, um das Unternehmen wettbewerbsfähig zu halten. Der operative Einkauf wird im vollstufigen Einkauf 4.0 über autonome Systeme ablaufen; die Zunahme strategischer Aufgaben, das Nutzen der Big-Data-Analyse, die stärkere Einflussnahme auf Produktinnovationen, sowie der stetige Ausbau des technologischen Knowhow werden den Einkäufer 4.0 und das Smart Procurement kennzeichnen.

Vernetzung ist Trumpf

Damit die einzelnen Teile der Wertschöpfungskette reibungslos miteinander kommunizieren, müssen die verschiedenen Systeme optimal miteinander vernetzt sein. Es ist also nur logisch, dass sich der Einkauf – die Beschaffung von Maschinen, Ersatzteilen, Material – im Zuge der Industrie 4.0 grundlegend wandelt. Denn Industrie 4.0 bedeutet nicht zuletzt, dass Wertschöpfungsketten über Unternehmensgrenzen hinweg miteinander verbunden werden. Der Einkauf nimmt deutlichen Einfluss auf diesen Prozess; er übernimmt immer mehr analytisch-konzeptionelle Aufgaben. Das bedeutet eine Umwälzung im gesamten Beschaffungsprozess – von der Materialwirtschaft und -beschaffung bis hin zum Einkauf digitaler Produkte und Technologien.

Die Rolle des Einkäufers 4.0

Was bedeutet das nun konkret für die Einkäufer? Sie werden vor allem deutlich mehr IT-Wissen benötigen, um die digitalen Prozesse zu steuern. Weitere Bereiche, in denen sich die Einkäufer professionell bewegen müssen, nennt eine Studie des Fraunhofer Instituts (PDF) zum Beispiel:

• Koordination
• Controlling
• Vertragsmanagement
• Entwicklung von neuen Produkten
• Analyse und Auswertung von Daten
• Management von Schnittstellen und Rahmenbedingungen
• Kenntnis moderner Produkte und Dienstleistungen

Komplexe Lieferantenbewertung im Einkauf 4.0

Die digitale Vernetzung wirkt sich auch auf die Auswahl geeigneter Lieferanten aus. Einkäufer greifen hier nicht mehr nur auf die Selbstdarstellungen der Unternehmen, ihre Zertifizierungen und Bonitätsprüfungen zurück. Vielmehr stehen ihnen Daten zur aktuellen Entwicklung der Finanzen und Investitionen sowie zur Entwicklung des Personalbestandes zur Verfügung. Sind Finanzen und Personalbestand stabil oder gar im Wachsen begriffen, gilt der Lieferant als zuverlässig erfüllt damit wichtige Kriterien, um in die engere Wahl als potenzieller Geschäftspartner zu gelangen. In die Lieferantenbewertung fließen auch Aussagen von Kunden und Mitarbeitern auf sozialen Plattformen ein. Ein Unternehmen, dessen Mitarbeiter und Kunden überwiegend positives Feedback geben, ist als Geschäftspartner attraktiver als eines, das häufig kritische Rückmeldungen zu verzeichnen hat. Die Vielzahl an Daten, die hierbei aufkommt, müssen Einkäufer in Zeiten von Einkauf 4.0 sinnvoll auswerten, um die am besten geeigneten Lieferanten auszuwählen. Um die neuen Anforderungen im Zeitalter der Digitalisierung umsetzen zu können, werden im Zuge des Change Managements gute Entwicklungsprogramme und Schulungen benötigt, in denen die Einkäufer für die Anforderungen der digitalen Vernetzung fit gemacht werden.

Sicher durch den Transformationsprozess

Vor allem der Umgang mit großen Datenmengen, die jetzt erhoben und ausgewertet werden, stellt Einkäufer vor eine große Hürde. Noch längst nicht alle angebotenen Lösungen sind hier ausgereift:

• Software und entsprechende Schnittstellen sind noch zu fehleranfällig.
• Es besteht enge Abhängigkeit von IT-Systemen.
• Einfluss „höherer Gewalt“ kann ganze Prozesse lahmlegen.
• Unwissenheit und Intransparenz behindern den Ablauf.
• Rechtliche Fragen zur Datenhoheit und Datensicherheit müssen noch geklärt werden.
• Zu klären ist die Haftung für Schäden, die durch Fehlentscheidungen der künstlichen Intelligenz verursacht werden.
• Die Voraussetzungen für die globale Zusammenarbeit von Teams müssen geschaffen werden.

Doch wenn diese Hürden bekannt und anwendungsbereites Wissen über die Anforderungen des Einkaufs 4.0 vorhanden sind, können Einkäufer diese rechtzeitig erkennen und beseitigen. Spezielle Fachschulungen, beispielsweise Online-Weiterbildungen im Einkaufs- und Beschaffungsmanagement liefern hier eine gute Orientierung und ein stabiles Gerüst aus theoretischem Knowhow und praktischer Anwendungsfähigkeit. Insgesamt ist es wie mit allen Bereichen der digitalen Transformation: Der Einkauf 4.0 stellt uns vor große Veränderungsprozesse, für die wir uns aber rüsten und so dem eigenen Unternehmenserfolg zukommen lassen können.