Agiles Projektmanagement – Teamarbeit verbessern mit dem Kanban-Board 

In der heutigen dynamischen Arbeitswelt gewinnt agiles Projektmanagement immer mehr an Bedeutung. Ein zentraler Bestandteil davon ist das Kanban-Board, ein visuelles Tool, das Teams dabei hilft, ihre Aufgaben effizient zu organisieren und den Workflow zu optimieren. In diesem Artikel erfährst du alles Wichtige über den Einsatz eines Kanban-Boards im agilen Projektmanagement: Was ist überhaupt ein Kanban-Board, wie ist es aufgebaut und welche Vor- und Nachteile bringt die Nutzung mit sich? Abschließend erfährst du einige Best Practices für den Aufbau deines eigenen Kanban-Boards.  

Lass dich inspirieren und entdecke, wie du mit einem Kanban-Board die Teamarbeit verbessern und Projekte effizienter managen kannst.  

Was ist ein Kanban-Board?  

Das Kanban-Board ist ein Werkzeug, um die Arbeit im Team zu visualisieren und Arbeitsabläufe in Echtzeit sichtbar zu machen. Es hilft Teams, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten, auf einen Blick den Projektfortschritt zu erkennen und den Überblick zu behalten, wer gerade welche Aufgaben erledigt und welche Aufgaben noch zu erledigen sind. Auf diese Weise können Staus, Doppelarbeit oder Leerläufe vermieden werden und die Teamarbeit wird um ein Vielfaches effizienter. 

Das Kanban-Board im agilen Projektmanagement: Aufbau und Funktion 

Der Ursprung der Methode liegt also im technischen Umfeld. Heute wird Kanban als agile Arbeitsmethode jedoch in vielen Branchen und Unternehmensbereichen eingesetzt – insbesondere in kreativen Bereichen wie dem Marketing. Einige Unternehmen nutzen dieses Projektmanagement-Tool auch für komplexere Projekte in Kombination mit agilen Projektmanagement-Methoden wie Scrum. 

Das Kanban-Board ist überall dort hilfreich, wo es um die Steuerung, Anpassung und Optimierung von Wertschöpfungsketten und anderen wichtigen Prozessen geht. Denn durch die Visualisierung der Aufgaben in Echtzeit entsteht eine hohe Transparenz. Dies wirkt sich positiv auf die Kommunikation, die Produktion und auf die Motivation im Team aus, was wiederum die Produktqualität steigert und letztlich die Kundenzufriedenheit erhöht. 

Aufbau und Elemente eines Kanban-Boards

Spalten: Ein Kanban-Board besteht typischerweise aus mehreren Spalten, die die verschiedenen Phasen eines Arbeitsprozesses darstellen. Mögliche Bezeichnungen für die Spalten sind „Idea“ (Idee), „To do“ (zu erledigen), „Doing“ (in Bearbeitung) und „Done“ (erledigt). Diese Spalten helfen dabei, den Fortschritt der Aufgaben übersichtlich darzustellen. 

Karten: Jede Aufgabe oder jedes Arbeitselement wird durch eine Karte repräsentiert, die innerhalb der Spalten bewegt wird. Diese Karten enthalten detaillierte Informationen über die Aufgabe, wie z. B. Beschreibung, verantwortliche Person und Fälligkeitsdatum. 

Work in Progress (WIP) Limits: Diese Begrenzungen legen fest, wie viele Aufgaben gleichzeitig in einer bestimmten Spalte bearbeitet werden dürfen. Dies verhindert Überlastungen und fördert einen gleichmäßigen Arbeitsfluss. 

Swimlanes: Einige Kanban-Boards verwenden Swimlanes, um verschiedene Arten von Aufgaben oder Projekten innerhalb desselben Boards zu kategorisieren und zu organisieren. 

Vor- und Nachteile der Nutzung eines Kanban-Boards 

Ein Kanban-Board hat viele Vorteile, aber auch einige Nachteile, die beim Einsatz im agilen Projektmanagement berücksichtigt werden müssen. 

Vorteile

• Hohe Transparenz 

Durch die Visualisierung der Aufgaben auf dem Kanban-Board ist leicht ersichtlich, wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet. 

• Förderung des Teamworks und Effizienzsteigerung 

Man kann sich im Team besser abstimmen und gegenseitig unterstützen, da die Auslastung jeder und jedes Einzelnen sichtbar wird. So kann eine Überlastung einzelner Mitglieder vermieden und der Arbeitsfluss optimiert werden.  

• Förderung der eigenständigen Arbeit 

Jede und jeder zieht sich ihre oder seine Aufgaben aus dem Kanban-Board und kann selbst bestimmen, wie viele Aufgaben wann zu erledigen sind. So lassen sich die Aufgaben optimal in das eigene Zeitmanagement integrieren. 

• Zeitersparnis 

Reine Status-quo-Meetings fallen weg. Schließlich kann jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter jederzeit die für sie oder ihn wichtigen Informationen zum Projektfortschritt aus dem Kanban-Board entnehmen. 

• Besseres Arbeitsergebnis 

Das Arbeitsergebnis wird durch flüssigere Abläufe, permanente Anpassungen und Optimierungen nachhaltig verbessert. 

• Sehr flexibel einsetzbar 

Das Kanban-Board kann auch verwendet werden, wenn ansonsten nicht agil gearbeitet wird. Ferner ist das Werkzeug auch mit anderen agilen Konzepten kombinierbar. 

• Höhere Zufriedenheit und Motivation bei größeren Projekten 

Im Online-Kanban-Board sieht man sehr gut, was man schon geschafft hat. Sichtbare Teilerfolge helfen, bis zum Projektende motiviert zu bleiben. 

Nachteile

• Verwaltung von großen Projekten 

Bei umfangreichen Projekten oder großen Teams kann ein Kanban-Board schnell chaotisch und unübersichtlich werden. Dies erschwert die Verfolgung der einzelnen Aufgaben und erfordert zusätzliche Strukturierungsmaßnahmen. 

• Notwendigkeit von Konsistenz 

Der Nutzen eines Kanban-Boards hängt von der Disziplin des Teams ab. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten regelmäßig ihre Aufgaben aktualisieren und die festgelegten Work in Progress Limits einhalten. Ohne konsequente Pflege und Nutzung kann die Effektivität des Boards stark nachlassen. 

• Begrenzte Langfristplanung 

Kanban-Boards eignen sich hervorragend zur Optimierung des aktuellen Arbeitsablaufs, sind aber für die langfristige strategische Planung weniger geeignet. Für Projekte, die eine detaillierte Planung und Zielvorgaben erfordern, müssen ergänzende Methoden oder Instrumente eingesetzt werden, um den gesamten Planungsbedarf abzudecken. 

Best Practices für die Implementierung eines Kanban-Boards: Schritt-für-Schritt-Anleitung 

Die Einführung eines Kanban-Boards erfordert eine strategische Planung und eine sorgfältige Umsetzung, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Die folgenden vier Schritte helfen bei der Einführung und Nutzung des Kanban-Boards im Rahmen des agilen Projektmanagements. 

1. Schritt: Die richtige Vorbereitung

Bevor mit der Erstellung des Kanban-Boards begonnen werden kann, muss festgelegt werden, ob es sich um ein physisches oder virtuelles Kanban-Board handeln soll. Ursprünglich war das Kanban-Board eine einfache Pinnwand mit vielen kleinen Zetteln. Die gute alte Pinnwand hat den Vorteil, dass sie im Büro hängt und somit immer präsent und sichtbar ist. Alle Projektmitglieder müssen jederzeit Zugriff auf das Kanban-Board haben. Dies ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass es von den Projektmitgliedern auch tatsächlich konsequent genutzt wird. Mit zunehmender Digitalisierung der Arbeitswelt, Homeoffice oder kompletter Remote-Arbeit wird ein physisches Board zunehmend schwieriger. Daher empfehlen wir ein Online-Kanban-Board.  

Tipps für die Nutzung virtueller Kanban-Boards 

Für welche Anwendung du dich auch entscheidest: Wenn du in deinem Team mit einem virtuellen Kanban-Board arbeiten möchtest, solltest du darauf achten, dass das Tool von Anfang an eine starke Präsenz bekommt – ähnlich wie das physische Board im Büro. Sonst besteht die Gefahr, dass es im Arbeitsalltag untergeht und nicht live gepflegt wird, und dann verliert es seine Wirkung. So kann das Kanban-Board beispielsweise als Standardfenster beim Öffnen des Browsers angelegt werden. Ein weiterer Tipp ist, das Kanban-Board als Agenda für Teambesprechungen zu nutzen. Wenn im Jour fixe Abstimmungen zu aktuellen Aufgaben oder Projekten stattfinden, sollte das Kanban-Board für alle Teammitglieder sichtbar sein und live bearbeitet werden. 

2. Schritt: Erstellung des Kanban-Boards

Für den Einstieg in die Arbeit mit Kanban-Boards empfiehlt es sich, die Ursprungsvariante zu verwenden. Das erleichtert den Aufbau und die Einführung in den Arbeitsalltag. Denn oft besteht die größte Herausforderung für das Team darin, alte Gewohnheiten abzulegen und sich auf die neue Form der Zusammenarbeit einzulassen. 

Drei Spalten anlegen 

• Linke Spalte: In Planung (To do) 

• Mittlere Spalte: In Bearbeitung (Doing) 

• Rechte Spalte: Erledigt (Done) 

Karten anlegen 

Die Karten (Tickets) werden angelegt und mit Aufgaben (Tasks) befüllt. 

Karten dem Raster zuordnen 

Je nach aktuellem Status der Aufgabe wird die Karte einer der drei Spalten zugeordnet. Eine neue Aufgabe wird immer der linken Spalte zugeordnet. 

Aufgaben abarbeiten und Karten verschieben 

Ziel ist es, jedes einzelne Ticket sukzessive, also nach und nach abzuarbeiten, sodass es sich vom „To do“ über das „Doing“ bis zum „Done“ verschiebt. 

3. Schritt: Kanban-Prinzipien befolgen

Kanban-Prinzipien sind grundlegende Leitlinien, die den effektiven Einsatz der Kanban-Methode im agilen Projektmanagement und in der Prozessoptimierung unterstützen. Diese Prinzipien bieten eine strukturierte und flexible Methode zur Verbesserung der Effizienz und Qualität von Arbeitsprozessen, indem sie Transparenz schaffen, Engpässe reduzieren und eine kontinuierliche Optimierung fördern. 

• Visualisierung des Workflows 

Das Kanban-Board fasst alle für das Projekt relevanten Aufgaben zusammen und visualisiert die einzelnen Arbeitsschritte. Der Prozessfortschritt wird visualisiert, indem die Karten von links nach rechts wandern. Diese Vorgehensweise hilft, den aktuellen Stand der Arbeit zu sehen und Engpässe frühzeitig zu erkennen. 

• Begrenzung der Aufgaben pro Spalte (Work in Progress bzw. WIP) 

Jede Spalte sollte auf eine vorher festgelegte Anzahl an Aufgaben beschränkt sein. Damit vermeidet das Team die Anhäufung von Aufgaben an einer bestimmten Station (Flaschenhalsproblem) sowie Überlastungen und steigert die Effizienz. Der Wertschöpfungsprozess bleibt im Fluss.  

• Inkrementelles Vorgehen 

Inkrementelles Vorgehen meint die schrittweise Bearbeitung der Aufgaben in Verbindung mit dem Verschieben der Karten von Spalte zu Spalte. Dadurch wird die Arbeit effizienter, das Team kommt schneller zu Ergebnissen und Probleme oder Fehler können frühzeitig erkannt und behoben werden. 

• Qualitätsmanagement (Kontrolle, Anpassung, Verbesserung) 

Mithilfe des Kanban-Boards kann sehr gut kontrolliert werden, an welchen Stellen im Prozess oder Projekt es zu Engpässen oder Leerläufen kommt. Regelmäßige Reviews und Besprechungen in Form von Feedbackschleifen sind notwendig, um den Fortschritt zu reflektieren und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Ebenso kann gemessen werden, wie lange die Bearbeitungszeiten für bestimmte Aufgaben oder innerhalb einer Station sind. So können Prozesse besser gesteuert und Anpassungen rasch vorgenommen werden.  

4. Schritt: Loslegen!  

Du kennst nun die grundlegenden Eigenschaften eines Kanban-Boards, den Nutzen sowie die Vor- und Nachteile. Entscheide dich für ein geeignetes Tool, wie z. B. Microsoft Teams, und beginne mit der effizienten Projektarbeit mit einem Kanban-Board in Teams.