Selbstorganisation im Homeoffice: Diese Tools und Methoden solltest du kennen

So schön das Homeoffice auch ist, hat es doch auch eine Tücke: Es ist gar nicht so einfach, sich selbst gut zu organisieren. Damit machen wir jetzt Schluss, denn in diesem Artikel findest du die besten Tools und Methoden für eine bessere Selbstorganisation im Homeoffice.

Warum fällt Selbstorganisation im Homeoffice so schwer?

Warum ist es eigentlich so schwierig, sich im Homeoffice selbst zu organisieren? Es ist doch so herrlich flexibel und man muss auf keine Büronachbarn Rücksicht nehmen. Was einerseits die große Freiheit bedeutet, kann auf der anderen Seite das große Chaos mit sich bringen. Denn sich selbst organisieren heißt auch, sich selbst erst einmal einen guten Rahmen schaffen. Dieser Rahmen wird im Büro meist vorgegeben:

• Wann arbeitet wer?
• Welche Tools werden genutzt?
• Wie behalten wir im Team die Übersicht über die Aufgaben?

Nicht alle diese Strukturen und Prozesse werden eins zu eins ins Homeoffice übernommen. Bei vielen heißt es auch, selbst eigene Lösungen und Wege finden. Und wenn dann noch die Sache mit der Ablenkung dazukommt – mal klingelt der Paketbote, ein anderes Mal piepst die zum Ausräumen bereite Spülmaschine –, wird es anspruchsvoll.

Es gibt zwei Ansätze, um dieser Situation wieder Herr zu werden: gute Methoden und unterstützende Tools. Sehen wir uns beides genauer an.

Fünf Methoden für mehr Selbstorganisation im Homeoffice

Welche Methoden kannst du nun nutzen, um dich im Büro zu Hause besser zu organisieren?

Ziele besser erreichen mit der SMART-Methode

Eine sehr bekannte und auch bewährte Methode ist die SMART-Methode. Bei dieser geht es darum, deine Ziele so attraktiv und konkret zu formulieren, dass du sie gar nicht mehr verfehlen kannst. Denn Fakt ist, dass Ziele oft zu schwammig sind und wir sie deshalb im Alltagstrubel nur schwer nachverfolgen können und irgendwann aus den Augen verlieren.

„First things first” mit der ABC-Methode

Manchmal ist man durchaus produktiv und schafft richtig was weg. Aber am Ende solcher Tage fällt dir dann vielleicht auch auf, dass du aufs große Ganze übertragen nicht sehr weit gekommen bist. Du hast zwar viel getan, aber es waren überwiegend Kleinigkeiten, die sich eben so ansammeln und erledigt werden wollen. Mit der ABC-Methode sorgst du dafür, dass nicht nur diese Nuggets, sondern auch die großen Stücke bewegt werden. Kern der Methode ist es, die Aufgaben zu priorisieren.

Nimm dir zu Beginn des Tages oder auch der Arbeitswoche im Homeoffice einen Moment und teile jede deiner Aufgaben einer der folgenden Kategorien zu:

A: Wichtig und dringend

Hier notierst du alle Aufgaben, die zeitnah erledigt werden müssen und zudem wichtig sind. Möglicherweise wartet ein Kollege auf dein finales „Go“ zu einem Projekt, um weitermachen zu können und alles rechtzeitig in die Wege zu leiten. Solche Dinge gehören in Kategorie A.

B: Wichtig und nicht dringend

Ebenfalls wichtige, aber nicht ganz so zeitkritische Aufgaben packst du in Kategorie B. Was musst du unbedingt tun, aber es ist nicht entscheidend, ob du das heute oder in einer Woche machst? Die Auswahl eines neuen Anbieters für einen bestimmten Vorgang vielleicht? Notiere solche und ähnliche Dinge in dieser Kategorie.

C: Nicht wichtig, aber dringend

Manche Dinge sind nicht die entscheidenden für den Erfolg, aber zeitkritisch. Plane auch solche Aufgaben ein, aber eben nicht in Kategorie A, sondern in Kategorie C. Die meisten Mails, die beantwortet werden wollen, fallen in diese Kategorie.

Wenn du die Aufgaben je nach Priorität behandelst, wirst du deutlich effizienter im Homeoffice arbeiten. Nutze diese Faustregel: ca. 60 Prozent des Tages gehören A-Aufgaben, ca. 25 Prozent den B-Aufgaben und der Rest den C-Aufgaben.

Effizientere Tagespläne mit der ALPEN-Methode

Wenn du nicht so recht weißt, womit du anfangen sollst, lohnt sich auch ein Blick auf diese Methode. Die ALPEN-Methode ist eine Herangehensweise für effizientere Tage mit mehr Struktur.

Mit dem Gebirge hat sie nichts zu tun, stehen die fünf Buchstaben doch für fünf Schritte, die deine Selbstorganisation von morgens bis abends verbessern sollen:

A – Aufgaben notieren: Im ersten Schritt schreibst du alles auf, was an Aufgaben anfällt. Nutze dafür z. B. eine klassische To-do-Liste.

L – Länge einschätzen: Im Anschluss notierst du zu jeder Aufgabe, wie lang du für deren Erledigung brauchen wirst. Sei hier realistisch!

P – Pufferzeiten einplanen: Verplane nicht den ganzen Tag, sondern lasse ausreichend Pufferzeiten. Empfehlenswert sind ca. 10 bis 20 Prozent des Tages.

E – Entscheidungen treffen: Ist dieser Plan bis hierher realistisch? Oder hast du dir zu viel vorgenommen? Als vierte Maßnahme triffst du Entscheidungen für die wirklich wichtigen Aufgaben und gegen die, die nicht unbedingt nötig sind.

N – Nachkontrollieren: Im letzten Schritt wird Bilanz gezogen. Hast du erreicht, was du erreichen wolltest? Wenn nein, warum nicht? Was kannst du am nächsten Tag besser machen?

Die ALPEN-Methode zeigt ihren großen Wert mit jedem Tag mehr, weil du durch diese fünf Schritte rasch realistischer planen lernst.

Unterstützung durch die richtigen Tools

Methoden sind das eine, doch du kannst deine Selbstorganisation im Homeoffice zusätzlich verbessern, wenn du dir Unterstützung durch hilfreiche Tools holst. Die Vorlieben sind hier ganz unterschiedlich: Manche planen gerne analog auf dem Papier, dann lohnt sich ein gut strukturierter Planer. Andere planen digital – was auch gerade für Teams, die übers Internet zusammenarbeiten, die sinnvollere Wahl ist.

Wähle, was zu dir passt:

• Klassische To-do-Listen oder solche wie z. B. Todoist
• Projektmanagement-Tools wie Trello, Monday oder Asana
• Zeit-Tracker wie Toggl, Timely oder Clockify
• Countdown-Apps für fokussiertes Arbeiten, z. B. Tomato Timer oder Pomodoro Timer
• Terminbuchungstools wie Acuity Scheduling oder Calendly

Das richtige Maß an Tools und Methoden finden

Wichtig bei alledem ist, dass du das Maß an Tools und Methoden nutzt, das dir und deinem Alltag im Homeoffice dienlich ist. Denn es geht nicht darum, alles zu nutzen, sondern die richtigen Dinge.

Gehe also am besten wie folgt vor, um deine Selbstorganisation im Homeoffice zwar zu verbessern, dich selbst aber nicht zu überfordern:

• Hürden erfassen: Notiere dir, was dich täglich zu viel Zeit kostet oder wo du immer wieder ins Straucheln gerätst. Nicht jeder Mensch hat dieselben Hürden: Die einen planen zu viele Aufgaben ein, während sich die anderen vor allem leicht ablenken lassen. Was ist es bei dir?
• Geeignetes Tool oder Methode suchen: Suche dir dann gezielt für deine individuellen Hürden die passenden Tools. Lässt du dich leicht ablenken? Nutze Tools wie den Pomodoro-Timer, um über eine bestimmte Zeitspanne fokussiert dranzubleiben. Verzettelst du dich mit tausend Einzelschritten eines Projektes? Gliedere das Projekt mithilfe eines Projektmanagement-Tools wie Asana.
• Gewählten Weg beibehalten: Gib nicht sofort auf, wenn das neue Arbeiten nicht gleich perfekt funktioniert. Es ist ganz normal, dass du nicht von einem auf den anderen Tag um 100 Prozent effizienter und besser organisiert bist. Behalte einen gewählten Weg mindestens für ein bis zwei Wochen bei und gib dem Ganzen eine Chance, sich zu etablieren.

Hier sind wir wieder bei der Freiheit: Kreiere einen Rahmen, der dir selbst dient und deine Selbstorganisation im Homeoffice unterstützt. Dieser Rahmen kann und muss nicht für jeden gleich aussehen. Finde deinen!