20 wirklich hilfreiche Tools für die Arbeit im Homeoffice

Im heimischen Büro zu arbeiten, hat so manchen Vorteil. Aber es verlangt auch eine gute Struktur und Ausstattung, um die Arbeit genauso gut erledigen zu können wie im Büro in der Firma. In diesem Artikel zeigen wir dir 20 wirklich hilfreiche Tools, mit denen du dein Home-Office gut organisierst und effizient gestaltest.

Effizient arbeiten im Home-Office

Arbeit von zu Hause aus klingt erst einmal nach einem absoluten Traum. Keine Arbeitswege, nach Feierabend innerhalb von Minuten bei der Familie sein und auch kein Stau im Feierabendverkehr, der einem den letzten Nerv raubt. Seit Beginn der Coronapandemie haben Millionen Deutsche den Wechsel von Büro zu Home-Office vollzogen. Doch neben all den Annehmlichkeiten drängt sich bei diesen Menschen ein Thema ganz schnell in den Fokus: Wie organisiere ich mich im Home-Office und wie arbeite ich effizient mit anderen zusammen? Neben den ganzen räumlichen Faktoren, dem Einrichten und Ausstatten des Home-Office, zählen dazu natürlich auch Tools. Genau diese sehen wir uns jetzt im Detail an, damit dein Home-Office zum Erfolgsgebiet statt zur Chaoszone wird.

Top-Tools für eine gute Kommunikation im Home-Office

Einer der größten Schmerzpunkte im Home-Office ist die erschwerte Kommunikation. Es macht einfach einen riesigen Unterschied, ob der Kollege am benachbarten Schreibtisch sitzt und man sich mal eben kurz austauschen kann oder nicht. Im Home-Office überlegst du dir vielleicht einmal mehr, ob die Frage nun wirklich so dringend ist, dass du einen Anruf brauchst. Schließlich willst du den Kollegen ja auch nicht aus seiner Konzentration reißen. Aber eine Antwort brauchst du eben auch: ein belastendes Hin und Her. Folgende Tools können dir aus diesem Dilemma heraushelfen:

• Skype: Skype ist das wohl bekannteste Tool für Videokonferenzen und Online-Chats. Du kannst über Skype Videokonferenzen mit bis zu 50 Teilnehmern online veranstalten und direkt in dieser Veranstaltung auch chatten. Das Tool wurde von Microsoft entwickelt und ist kostenfrei.
• Zoom: Viele Nutzer schwören auf Zoom, weil es auch bei vielen Teilnehmern eine gute Bild- und Tonqualität haben soll. Das Prinzip des Tools ist ähnlich wie bei Skype: Auch mit Zoom kannst du online Videokonferenzen veranstalten, chatten und sogar Bildschirmansichten teilen. Bei bis zu zwei Personen zugleich in einem Call ist Zoom kostenlos, danach wird es kostenpflichtig.
• Slack: Bei Slack gibt es ebenfalls die Möglichkeit der Videokonferenz, aber zudem auch eine gut aufgebaute Chatfunktion. Damit ist Slack auch für die kurze Rückfrage zwischendurch ideal geeignet, denn als Mitarbeiter könnt ihr in verschiedenen Slack-Channels miteinander sprechen und auch Nachrichten per Suchfunktion wiederfinden.
• Microsoft Teams: Ähnliche Funktionen ermöglicht auch Microsoft Teams, das sich seit der Coronakrise steigender Beliebtheit erfreut. Es gibt hier einen Bereich zum Austausch von Dateien, einen Chatbereich und zudem die Möglichkeit, Besprechungen zu organisieren. Teams ermöglicht außerdem, gemeinsam an Dateien zu arbeiten und sich in kleinere Teams aufzuteilen und untereinander zu kommunizieren.
• Doodle: Gemeinsame Termine zu finden, ist ja sowieso schon eine Herausforderung. Wenn man sich aber zudem nicht persönlich gegenübersitzt und in Echtzeit abstimmen kann, wird es manchmal zur Qual. Wenn du diese Situationen kennst, solltest du dir Doodle einmal ansehen. Es erleichtert die Terminfindung, ohne permanent E-Mail-Pingpong zu spielen.

Top-Tools für gemeinsames Arbeiten an Dokumenten im Home-Office

Neben der Kommunikation stellt auch die Arbeit an gemeinsamen Dokumenten viele Teams vor Herausforderungen. Denn zum einen sollen mögliche Missverständnisse durch doppelte oder dreifache Bearbeitungen vermieden und ein Dokument möglichst immer zeitnah synchronisiert werden. Zum anderen muss aber auch der Datenschutz gewahrt werden, während Mitarbeiter von unterschiedlichen Standorten und Geräten auf ein und dieselbe Datei zugreifen. Die nachfolgenden Tools können die gemeinsame Arbeit an Dateien und Dokumenten erleichtern:

• Dropbox: Dropbox ist eine Art Verzeichnis in der Cloud, auf das alle Mitarbeiter zugreifen können, ohne die Dateien auf ihrem Rechner zu haben. Über Dropbox lassen sich gemeinsame Dokumente ansehen oder bearbeiten. Schnittstellen zu Slack oder Zoom ermöglichen dir zudem, Inhalte zu verbinden, ohne permanent das Tool wechseln zu müssen.
• OneDrive: Auch Microsoft hat ein Tool zum Bearbeiten und Teilen von Dateien: OneDrive. Neben Dropbox und Google-Drive zählt es zu den bekanntesten Online-Speichern überhaupt. Möglich sind alle gängigen Funktionen: gemeinsames Bearbeiten, Anpinnen von Informationen oder Online-Speichern von Dateien.
• Google Drive: Die Unterschiede in der Funktionalität sind gering, die Frage, ob du eher OneDrive oder Google Drive nutzen solltest, hängt eher davon ab, welche Tools und Betriebssysteme im Unternehmen vertreten sind. Arbeitet ihr mit Microsoft, bietet sich OneDrive natürlich an. Sind die Google-Tools im Unternehmen vorrangig, kann es ebenso gut Google Drive sein. 

Projektmanagement-Tools im Home-Office

Wer macht nun eigentlich was? Und wann genau? Ist die Kollegin schon fertig mit ihren Aufgaben bei dem Projekt? Oder arbeitet sie noch dran und du musst dich gedulden, bis du loslegen kannst? Wenn Menschen an unterschiedlichen Orten an gemeinsamen Projekten arbeiten, geht es nicht ohne ein gutes Projektmanagement-Tool. Für die Arbeit im Home-Office eignen sich unter anderem folgende:

• Asana: Asana ermöglicht die Arbeit in verschiedenen Teams recht intuitiv. Jedes Teammitglied kann ein Foto hochladen und bekommt in der gemeinsamen Ansicht eine eigene Farbe zugeordnet. Ihr könnt in größeren und kleineren Teams zusammenarbeiten, euch Zuständigkeiten zuweisen und den aktuellen Bearbeitungsstand markieren. Auch eine kurze Abstimmung ist über die Kommentarfunktion in Asana möglich.
• Trello: Trello ist ein eher simpel aufgebautes Tool, das nach dem Kanban-Prinzip funktioniert. Auf einer digitalen Pinnwand könnt ihr für jedes Projekt ein Board anlegen und die To-dos hin- und herschieben. Trello eignet sich gut, um beispielsweise Redaktionspläne digital umzusetzen.
• Monday: Auch Monday ermöglicht dir das gemeinsame Arbeiten und eignet sich auch für größere Teams und Projekte. Du kannst Tools wie Kalender, Zoom, Slack oder auch E-Mail integrieren und hast dadurch alles an einem Ort. Die Oberfläche ist strukturiert und arbeitet, wie auch Asana, mit farblichen Hervorhebungen verschiedener Teams und dem Bearbeitungsstand.
• Airtable: Excel-Dateien mit den Namen „neu“, „neu2“, „aktualisierte Version“ und „finale Version“ – und das am besten auf zehn unterschiedlichen Rechnern – sind ein No-Go, wenn du im Home-Office mit deinen Kollegen zusammenarbeiten möchtest. Airtable ist ein Tool, mit dem sich eine Tabellenkalkulation einfach in der Cloud abbilden lässt. Gut geeignet ist es zum Beispiel für Mitarbeiterverzeichnisse oder Produktlisten, an denen mehrere Menschen zugleich arbeiten möchten.

Tools für Zeitmanagement und Effizienz im Home-Office

Es gibt eine Sache, die im Home-Office enorm herausfordernd sein kann, nämlich die Ablenkungen durch das heimische Umfeld. Seien es die Kinder, die durchs Büro flitzen, oder die Spülmaschine, die noch eben schnell eingeräumt werden sollte: Im Home-Office verlierst du die Zeit allzu schnell aus den Augen. Diese Tools können dir helfen, im Plan zu bleiben:

• Toggl: Toggl ist ein Zeiterfassungstool, das du sowohl allein als auch in Teams nutzen kannst. Bis zu fünf Mitglieder sind kostenlos, danach gibt es die Möglichkeit einer kostenpflichtigen Version. Die Hauptfunktion ist ein simples Timetracking. Du kannst hiermit die erbrachte Arbeitszeit erfassen und unterschiedlichen Projekten oder auch Kunden zuordnen. Auch Schnittstellen zu anderen Programmen, zum Beispiel zum Projektmanagement-Tool Asana, sind möglich.
• Timely: Von Timely gibt es keine kostenlose Basisversion, dafür hat das Tool aber interessante Zusatzfunktionen. Neben dem reinen Erfassen der Zeit gibt es aufschlussreiche Berichterstattungen und Statistiken, eine Mitarbeiterdatenbank und eine Überstundenberechnung. Es eignet sich daher gut für die Zeiterfassung in größeren Teams und hilft dabei, die Zeit an gemeinsamen Projekten möglichst effizient einzusetzen.

Weitere nützliche Tools fürs Home-Office

Neben den bereits genannten gibt es weitere Tools, die die Arbeit im Home-Office effizienter und organisierter machen. Möglicherweise ist hier der entscheidende Tipp dabei, der dir das Leben erleichtern kann:

Passwortmanager:

• Überall dasselbe Passwort zu vergeben, ist bekanntermaßen keine gute Idee. Ellenlange Passwörter in einem Notizbuch aufzuschreiben und jedes Mal umständlich einzutippen, aber auch nicht. Um alle Passwörter sicher aufzubewahren, aber eben auch schnell zur Hand zu haben, lohnt sich deshalb ein Passwortmanager. Derer gibt es am Markt viele, z. B. 1Password, Keepass oder LastPass.

To-do-Listen-Übersicht:

• Wir alle haben nicht nur berufliche Termine, die wir am Tag unterbringen möchten. Die privaten Erinnerungsmeldungen gehören aber auch nicht in den gemeinsamen Teamkalender. Eine persönliche To-do-Liste kann dir helfen, beides unter einen Hut zu bekommen. Mögliche Tools hierfür sind die Elisi App von Microsoft, die App Any.do oder auch die App Todoist.

Home-Office effizient gestalten und erfolgreich arbeiten

Du siehst, es gibt viele kleine Helfer, die dir die Arbeit im Home-Office erleichtern können. Wichtig ist am Ende gar nicht so sehr, welches Tool du auswählst, sondern dass ihr als Team eines findet, mit dem ihr alle gut zurechtkommt und dadurch effizient arbeiten könnt. So macht die Arbeit auch trotz der Entfernung Spaß und bringt gute Ergebnisse!